Трудовая книжка и справки о трудовой деятельности – ключевые документы, без которых невозможно оформить пенсию, получить социальные выплаты, подтвердить опыт работы при поиске новой работы и решить многие юридические вопросы. В статье мы подробно разберём, как оформить бумажную и электронную трудовую книжку, как получить справки (выписку из трудовой книжки, справку‑сведения о трудовой деятельности, справку о заработной плате) и какие документы для этого понадобятся.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это документ, фиксирующий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В ней отражаются:
- дата начала и окончания работы;
- наименование организации, её ИНН и ОКПО;
- должность, разряд, тарифную ставку;
- отпуска, командировки, переводы, увольнения;
- все сведения, необходимые для расчёта пенсии и иных социальных выплат.
Регулируется Трудовым кодексом РФ (статья 66) и приказом Минтруда России от 2025 г. о введении электронной трудовой книжки (ЭТК).
Виды трудовых книжек
- Бумажная трудовая книжка – традиционный формат, выпускается в виде небольшого книжечного брошюра.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – запись ведётся в информационной системе ПФР и доступна в личном кабинете на портале Госуслуг.
Как получить трудовую книжку впервые
Бумажную трудовую книжку
Работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение трёх рабочих дней после оформления трудового договора.
- Подготовьте паспорт, СНИЛС, ИНН (при наличии) и документы об образовании.
- Подпишите трудовой договор и приказ о приёме на работу.
- Работодатель заполняет ьный лист и первую страницу (дата, место выдачи, подпись руководителя).
- Получите книжку и подпишите её в графе «Получено».
Электронную трудовую книжку (ЭТК)
ЭТК формируется автоматически в системе ПФР после подачи работодателем соответствующего приказа. Чтобы получить доступ, выполните:
- Зарегистрируйтесь (или войдите) на Едином портале госуслуг.
- Перейдите в раздел «Работа и пенсия» → «Электронная трудовая книжка».
- Подтвердите личность через СМС‑код, СНИЛС и/или электронную подпись.
- После подтверждения в личном кабинете появятся все записи о вашей трудовой деятельности.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или повреждена?
- Обратитесь к работодателю. По части первой статьи 66 ТК РФ работодатель обязан в течение трёх рабочих дней выдать вам замену (новый бланк) или выписку.
- Если работодатель отказывается, подайте заявление в Пенсионный фонд России (ПФР) или в МФЦ с просьбой о выдаче выписки из ЭТК (форма СТД‑Р).
- Для восстановления бумажной книжки понадобится:
• заявление работника;
• копия паспорта;
• справка из ПФР о наличии записей (можно получить онлайн).
После получения справки ПФР выдает новый бланк, который заполняет работодатель.
Как получить справки из трудовой книжки
Выписка из бумажной трудовой книжки
Выписка (справка) выдаётся работодателем по письменному заявлению работника. В заявлении указываются:
- ФИО, дата рождения, СНИЛС;
- вид справки (полная выписка, справка‑сведения о трудовой деятельности и т.п.);
- способ получения (бумажный документ, электронный файл).
Работодатель обязан выдать справку в течение трёх рабочих дней.
Справка‑выписка из ЭТК (форма СТД‑Р)
Эту справку можно получить тремя способами:
- Через личный кабинет на портале Госуслуг – в разделе «Справки и выписки» выбираете «Трудовая книжка – выписка (СТД‑Р)».
- Через приложение «ПФР» на смартфоне – в разделе «ЭТК» нажимаете «Получить выписку».
- В МФЦ или в отделении ПФР – заполняете форму СТД‑Р и получаете бумажный документ.
Справка о заработной плате (справка‑выписка о доходах)
Для получения такой справки необходимо:
- Обратиться к бухгалтерии текущего работодателя с заявлением.
- Указать период, за который требуется справка (обычно за последние 12 месяцев).
- Получить документ, заверенный подписью и печатью организации.
Переход с бумажной книжки на электронную
Работники, которые ранее выбрали бумажный формат, могут в любой момент перейти на ЭТК.
- Подайте работодателю письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
- Работодатель в течение трёх рабочих дней оформляет приказ о переходе и передаёт данные в ПФР.
- После подтверждения в системе ПФР вы получите доступ к своей ЭТК через Госуслуги.
Как проверить, есть ли у вас электронная трудовая книжка
- Войдите в личный кабинет на портале Госуслуг.
- Раздел «Работа и пенсия» → «Электронная трудовая книжка». Если запись присутствует – ЭТК уже создана.
- Альтернативно, откройте приложение «ПФР» – в главном меню будет пункт «ЭТК», где отображаются все записи.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Обязан ли работодатель выдавать бумажную книжку, если я уже пользуюсь ЭТК?
Нет. Если вы официально перешли на электронный формат, работодатель выдавать бумажную книжку не обязан, но может выдать её по вашему желанию.
Сколько стоит получить выписку из ЭТК?
Получение выписки через портал Госуслуг и приложение ПФР является бесплатным. Платные услуги могут возникнуть только в МФЦ, если требуется ускоренное оформление.
Можно ли получить справку о стаже, если трудовая книжка была утеряна более 5 лет назад?
Да. ПФР хранит данные о стаже в своей базе. Нужно подать заявление в ПФР (или через Госуслуги) о выдаче справки‑выписки о трудовом стаже.
Какие документы нужны для восстановления утерянной трудовой книжки?
- Заявление работника.
- Копия паспорта.
- СНИЛС;
- Справка из ПФР о наличии записей (можно получить онлайн);
Можно ли получить справку о заработной плате в электронном виде?
Да. Большинство компаний предоставляют такие справки в PDF‑формате через корпоративный портал или по запросу в отдел кадров.
Пошаговая инструкция «Сделаю справки и трудовую книжку»
Шаг 1. Сбор необходимых документов
- Паспорт (страница с фотографией).
- СНИЛС.
- ИНН (если есть).
- Документы об образовании (диплом, аттестат).
- Трудовой договор (если уже есть) или заявление о приёме на работу.
Шаг 2. Выбор формата трудовой книжки
- Если хотите традиционную бумажную книжку – сообщите об этом работодателю при подписании договора.
- Если предпочитаете электронный вариант – подайте заявление о переходе на ЭТК.
Шаг 3. Оформление (для бумажного варианта)
- Работодатель заполняет ьный лист и первую страницу.
- Вы подписываете графу «Получено».
- Сохраняйте книжку в надёжном месте, не допускайте её порчи.
Шаг 4. Оформление (для электронного варианта)
- Подайте заявление работодателю.
- Работодатель оформляет приказ и передаёт данные в ПФР.
- Получите уведомление о создании ЭТК.
- Войдите в личный кабинет на Госуслугах и проверьте записи.
Шаг 5. Получение справок
- Выписка из бумажной книжки: подайте письменное заявление работодателю.
- Выписка из ЭТК (СТД‑Р): зайдите в раздел «Справки и выписки» на Госуслугах → «Трудовая книжка – выписка». Выберите формат (PDF, печатный).
- Справка о заработной плате: обратитесь в бухгалтерию с заявлением, укажите период.
Шаг 6. При необходимости – восстановление утерянной книжки
- Обратитесь к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата.
- Если работодатель не может выдать дубликат, подайте заявление в ПФР (через Госуслуги) о выдаче выписки.
- Получив выписку, обратитесь к новому работодателю за оформлением нового бланка.
Полезные ссылки
- Единый портал государственных услуг
- Пенсионный фонд России
- Многофункциональные центры (МФЦ)
- КонсультантПлюс – правовая база по ТК РФ
Оформление трудовой книжки и получение справок – процесс, который можно выполнить быстро и без лишних хлопот, если знать правильную последовательность действий и иметь под рукой необходимые документы. В 2025‑2026 гг. оба формата (бумажный и электронный) официально признаны, а электронная трудовая книжка предоставляет удобный онлайн‑доступ к вашим трудовым записям. Следуйте приведённым рекомендациям, и вы без проблем сможете «сделать справки и трудовую книжку» в любой жизненной ситуации.