Вопрос о необходимости трудовой книжки (ТК) при оформлении по трудовому договору (ТД) часто вызывает путаницу. Законодательство постоянно меняется, особенно с повсеместным внедрением электронных трудовых книжек (ЭТК). Давайте разберем все детально и по порядку.

Ключевой принцип: Трудовой договор и Трудовая книжка — не одно и то же

Важно понимать разницу:

• Трудовой договор (ТД) — это соглашение между работником и работодателем, регулирующее их взаимоотношения. Он обязателен для оформления при фактическом допуске к работе, за исключением строго определенных законом случаев (например, работа по гражданско-правовым договорам).
• Трудовая книжка (ТК) — это документ, в котором фиксируется история трудовой деятельности человека. Она служит основным доказательством стажа и трудового опыта.

Главный вывод: Оформление по трудовому договору не всегда влечет за собой обязательное ведение бумажной трудовой книжки. Но сам факт работы по ТД почти всегда требует учета стажа — либо в классической книжке, либо в электронном формате.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): новая реальность с 2021/2026 годов

С 1 января 2021 года началось постепенное внедрение ЭТК. С 1 января 2026 года правила становятся обязательными для всех:

• Для новых работников (впервые устраивающихся после ): Бумажную трудовую книжку не оформляют. Все записи вносятся только в электронный формат (ЭТК).
• Для работников, уже имеющих бумажную книжку (поступивших на работу до 2026 года): Они могут продолжать пользоваться бумажным вариантом, но при этом работодатель обязан дублировать все сведения в ЭТК. Также у работника есть право подать заявление об отказе от бумажной книжки и переводе всех записей в электронный формат.

Что такое ЭТК на практике? Это не отдельный документ, а выписка из единой государственной информационной системы (ЕГИС ТК), содержащая все те же сведения, что и бумажная книжка: данные о работодателе, даты приема/увольнения, должность, основания прекращения трудовых отношений и т.д.

Как проверить, есть ли у сотрудника ЭТК?

При приеме на работу работник обязан предоставить:

1. Трудовую книжку и/или
2. Сведения о трудовой деятельности (выписку из ЭТК).

Если человек устраивается впервые (никогда не работал официально), то ТК/ЭТК у него нет. В этом случае работодатель сам создаст запись в ЕГИС ТК после оформления ТД.

Когда можно (и нужно) работать без трудовой книжки?

ТК РФ прямо предусматривает случаи, когда ведение трудовой книжки не требуется. Но это не означает, что работник не оформляется по ТД!

Основные исключения:

• Совместительство (работа по основному месту + дополнительная работа у другого работодателя). По второму (и последующим) месту работы ТК не ведется. Записи о совместительстве вносятся только в книжку по основному месту работы.
• Работа по срочному трудовому договору сроком менее 5 дней (если эта работа не является для работника основной).
• Работа у работодателя — физического лица, не являющегося ИП (например, работа по дому у частного лица).
• Отдельные категории граждан (например, избранные должностные лица, работающие на unpaid/волонтерских началах в определенных организациях — по перечню, установленному Правительством РФ).

Важный нюанс: работа по договорам ГПХ

Если гражданин работает не по трудовому, а по гражданско-правовому договору (подряд, оказание услуг), то трудовой книжки и ТД не оформляется вообще. Но такой договор не дает прав, предусмотренных ТК РФ (отпуск, больничный, увольнение по инициативе работодателя с соблюдением процедуры и т.д.).

Можно ли иметь две (и более) трудовые книжки и два основных места работы?

Законодательство дает четкий ответ:

• Две бумажные трудовые книжки на одного человека нельзя. Это прямо запрещено. За это предусмотрена административная ответственность.
• Одна бумажная + одна электронная книжка на одного человека тоже нельзя. Система ЕГИС ТК единая. Если у человека уже есть записи в бумажной книжке, они должны быть перенесены в ЭТК. Два параллельных «официальных» учета стажа невозможны.
• Два основных места работы по трудовому договору нельзя. Понятие «основное место работы» подразумевает единство. Если человек официально работает полный день в двух разных компаниях по ТД, это нарушение ТК РФ (запрет на работу в свободное от основной работы время у другого работодателя, если это не совместительство).
• Одно основное место работы + одно (или несколько) по совместительству — можно. При этом по основному месту ведется ТК/ЭТК, а по совместительству — нет.

Ответственность работодателя за отсутствие трудовой книжки

Если работник подлежит обязательному оформлению по ТД и требуется ведение для него ТК/ЭТК, а работодатель этого не делает, то это нарушение. Санкции:

• Для юридических лиц и ИП, штраф от 5 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Для должностных лиц, дисквалификация на срок от 1 до 3 лет.

Важно: Если же работник не подлежит ведению ТК (например, работает по совместительству или по срочному договору менее 5 дней), то отсутствие записи в книжке, не нарушение.

Практические рекомендации

Для работника:

1. Уточните у нового работодателя, как он ведет кадровый учет (бумажная или электронная ТК).
2. Если у вас есть старая бумажная книжка, решите: оставлять ее или подать заявление на перевод в ЭТК. В любом случае, все ваши стажи должны быть в единой системе.
3. При увольнении требуйте выписку из ЭТК или заверенную копию трудовой книжки (в бумажном варианте) с датой увольнения.
4. Помните: работа по совместительству не добавляет запись в ТК. Ваш стаж учитывается только по основному месту.

Для работодателя (кадровика/бухгалтера):

1. С 2026 года для всех новых сотрудников ведите только ЭТК. Бумажную книжку не оформляйте.
2. Для старых сотрудников с бумажной книжкой: продолжайте в нее вносить записи, но обязательно дублируйте их в ЕГИС ТК.
3. При приеме на работу всегда запрашивайте ТК или выписку из ЭТК. Если человек устраивается впервые, создавайте запись в системе самостоятельно.
4. Точно определяйте, является ли работа для сотрудника основной. Если нет (совместительство, короткий срок), ведение ТК не требуется.
5. Контролируйте сроки внесения записей: при приеме, переводе, увольнении, в день издания приказа/распоряжения, но не позднее недельного срока (для увольнения — в день увольнения).

Работа по трудовому договору и ведение трудовой книжки — это два взаимосвязанных, но не тождественных процесса. Главный тренд 2026 года — полный переход на электронный формат.

Короткий ответ на главный вопрос:

• Да, работать по трудовому договору можно и без бумажной трудовой книжки, если вы, новый сотрудник (с 2026 года) или работаете по совместительству/по краткосрочному договору.
• Нет, нельзя иметь два основных места работы с параллельным ведением двух разных (бумажной и электронной) книжек на одного человека.
• Да, работодатель обязан фиксировать вашу трудовую деятельность в ЕГИС ТК (ЭТК) при официальном трудоустройстве, за исключением четко оговоренных законом случаев.

Всегда уточняйте статус своей трудовой книжки и следите за тем, чтобы ваша трудовая история была отражена в единой государственной системе.