Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Даже если работодатель – индивидуальный предприниматель, он обязан вести и оформлять трудовые книжки в соответствии с действующим законодательством. Ниже представлен подробный пошаговый гайд, включающий нормативную базу, требования к оформлению, образец заполнения и рекомендации по хранению.

Нормативная база

• Постановление Правительства РФ от № 225 – «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей».
• Приказ Минтруда России от № 320н – об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (с изменениями от № 588н).
• Федеральный закон № 432‑ФЗ от «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» (указывает на необходимость ведения трудовой книжки для расчёта пенсии).

Все перечисленные нормативные акты действуют на 2026 год и обязательны для индивидуальных предпринимателей, имеющих наёмных работников.

Кто и когда оформляет трудовую книжку?

• Оформление трудовой книжки производиться при приёме на работу гражданина, который ранее не имел трудовой книжки или её потерял.
• Если работник уже имеет трудовую книжку, ИП лишь вносит запись о приёме в существующий документ.
• Оформление осуществляется руководителем организации (ИП) либо уполномоченным лицом (главным бухгалтером, кадровиком) по доверенности.

Требования к оформлению трудовой книжки ИП

1. Бланк трудовой книжки должен соответствовать утверждённому образцу (формат А5, плотная бумага, водяные знаки).
2. На титульном листе указываются:
   • ФИО работника полностью;
   • Дата рождения (день, месяц, год);
   • Место рождения;
   • Образование (уровень, специальность, наименование учебного заведения);
   • Профессия, специальность, квалификация (по трудовой деятельности).
3. Все записи делаются черной или синей пастой (не карандашом).
4. Каждая запись о работе содержит:
   • Дата приёма (день, месяц, год);
   • Наименование организации (полное наименование ИП, например, «ИП Иванов Иван Иванович»);
   • Должность, профессия или specialty;
   • Основание приёма (трудовой договор № …, дата заключения).
5. При увольнении запись содержит:
   • Дата увольнения;
   • Основание увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.);
   • Номер и дата трудового договора, на основании которого произведено увольнение.
6. Все записи должны быть пронумерованы (порядковый номер записи в трудовой книжке).
7. После завершения ведения трудовой книжки (например, при увольнении работника) книжка прошнуровывается, нумеруется и заверяется подписью руководителя ИП и печатью (если печать имеется).

Образец заполнения трудовой книжки ИП

Ниже представлен пример заполнения трудовой книжки для работника, принятого на работу у индивидуального предпринимателя «ИП Петров Петр Петрович». Обратите внимание, что все поля заполнены печатными буквами, записи сделаны черной пастой.

Титульный лист

ФИО: Петров Иван Сергеевич
Дата рождения: 
Место рождения: г. Москва
Образование: высшее, специальность «Экономика», 
 Московский государственный университет
 имени М.В. Ломоносова, 2012 г.
Профессия, специальность: экономист, квалификация «экономист‑аналитик»

Раздел «Сведения о работе»

Раздел «Сведения о награждениях»

Награждён благодарностью ИП Петров П;П. за высокие показатели работы за 2025 год.
Основание: Приказ ИП № 12 от 

Заверение

Книжка прошнурована, пронумерована (номер книжки – 001234), заверена подписью руководителя ИП и печатью (при наличии).

Подпись ИП: _____________________ / Петров П.П. /
Печать: [круглая печать ИП]

Практические рекомендации для ИП

• Хранение бланков – вести отдельный журнал учёта бланков трудовых книжек и вкладышей (см. п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек). В журнале фиксируются серия, номер, дата получения и расходования каждого бланка.
• Ответственное лицо – назначить сотрудника (например, главного бухгалтера) ответственным за ведение журнала учёта и хранение трудовых книжек.
• Сроки хранения – трудовые книжки текущих сотрудников хранятся в организации; после увольнения книжка выдаётся работнику на руки под расписку. Невостребованные книжки хранятся не менее 50 лет с даты последней записи (в соответствии с трудовым законодательством).
• Электронные трудовые книжки – с 2021 года возможна ведение электронных трудовых книжек через ПФР. Если ИП перешёл на электронный формат, бумажная книжка оформляется только при первом трудоустройстве работника, который никогда не имел трудовой книжки.
• Образцы и шаблоны – скачайте актуальные бланки трудовых книжек и образцы заполнения с официальных сайтов Минтруда России или портала «КонсультантПлюс».

Оформление трудовой книжки индивидуальным предпринимателем требует строгого соблюдения нормативных актов, аккуратного заполнения всех requisites и правильного хранения документа. Следуя представленному образцу и рекомендациям, ИП сможет избежать штрафов и обеспечить законные права своих работников на подтверждение трудового стажа и последующее начисление пенсии.

Помните: главное – своевременно вносить записи, правильно заверять их подписью и печатью, а также вести учёт бланков в соответствии с п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек.