Последняя редакция: 22 мая 2026 года

Основные понятия и нормативная база

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности гражданина, который подтверждает:

• факт работы;
• периоды работы;
• должности и профессии;
• размеры заработной платы;
• основания увольнения;
• сведения о награждениях и поощрениях.

Нормативные акты, регулирующие ведение трудовых книжек

1. Постановление Совета Министров СССР и ВЦСПС от № 656 — основной документ, утвердивший Инструкцию 58.
2. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена Постановлением № 656).
3. Трудовой кодекс Российской Федерации (глава 37, статьи 66, 67, 68).
4. Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках».
5. Приказы и письма Министерства труда и социальной защиты РФ.

Кто обязан вести трудовые книжки?

Ведение трудовых книжек, обязанность работодателя. Это касается:

• юридических лиц;
• индивидуальных предпринимателей;
• физических лиц, использующих наемный труд.

Порядок ведения трудовых книжек

Формирование и оформление трудовой книжки

Бланки трудовых книжек

Трудовые книжки должны оформляться на бланках установленного образца, которые:

• изготавливаются по заказу Министерства труда и социальной защиты РФ;
• имеют степень защиты от подделок;
• нумеруются и регистрируются в установленном порядке.

Заполнение трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки производится в следующем порядке:

1. На первой странице (ьном листе) указываются:
• фамилия, имя, отчество работника;
• дата рождения;
• образование;
• профессия, специальность.
2. Все записи о работе, награждениях и поощрениях вносятся на основании приказа (распоряжения) работодателя.
3. Записи должны быть:
• четкими и разборчивыми;
• без помарок и подчисток;
• на русском языке (допускается дублирование на государственном языке республики в составе РФ).
4. Записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).

Ведение и хранение трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек

Работодатель обязан вести Книгу учета движения трудовых книжек (форма Т-11), в которой фиксируются:

• прием на работу;
• переводы;
• увольнения;
• выдача дубликатов;
• утеря или порча книжки.

Книга учета бланков трудовых книжек

Также ведется Книга учета бланков трудовых книжек, где учитываются:

• поступление бланков;
• их выдача;
• списание;
• остатки на складе.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся:

• в отдельном сейфе или металлическом шкафу;
• в помещении с ограниченным доступом;
• под ответственностью уполномоченного лица.

При увольнении работника трудовая книжка выдается ему под расписку в личной карточке (форма Т-2) или в Книге учета движения трудовых книжек.

Внесение записей в трудовую книжку

Общие требования

Записи в трудовую книжку вносятся на основании:

• приказа (распоряжения) о приеме на работу;
• приказа о переводе;
• приказа об увольнении;
• других распорядительных документов.

Пример записи о приеме на работу

Пример:

«Принят на должность менеджера по продажам в отдел маркетинга с окладом 50 000 рублей»

Основание: Приказ № 45 от

Записи о награждениях и поощрениях

Записи о награждениях и поощрениях вносятся на основании приказа и заверяются подписью и печатью.

Исправление ошибок

Если в трудовой книжке допущена ошибка:

1. неправильная запись признается недействительной;
2. в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна. Взамен ее произведено следующее»;
3. вносится правильная запись;
4. запись заверяется подписью и печатью.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

Сроки выдачи

Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (последний день работы).

Оформление выдачи

Выдача трудовой книжки оформляется:

• подписью работника в Книге учета движения трудовых книжек;
• либо в личной карточке (форма Т-2).

Отказ в выдаче трудовой книжки

Работодатель не вправе задерживать выдачу трудовой книжки. В случае задержки:

• работник вправе обратиться в трудовую инспекцию;
• работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек

Административная ответственность

Нарушение порядка ведения трудовых книжек влечет за собой административную ответственность в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ:

• на должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• на юридических лиц, штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Гражданско-правовая ответственность

В случае утраты или повреждения трудовой книжки работник вправе требовать восстановления записей в судебном порядке.

Уголовная ответственность

В особо тяжких случаях (например, подделка трудовой книжки) возможно привлечение к уголовной ответственности по статье 327 УК РФ.

Изменения в порядке ведения трудовых книжек

Переход на электронные трудовые книжки

С 2020 года работники вправе выбрать ведение трудовой книжки в электронном виде. Для этого необходимо:

1. написать заявление работодателю;
2. предоставить сведения о трудовой деятельности в электронном виде.

Новые формы бланков

С 2023 года введены трудовые книжки нового образца, которые:

• имеют улучшенную степень защиты;
• включают дополнительные реквизиты;
• позволяют использовать электронную подпись;

Исключение избыточных требований

Минтруд России инициировал изменения в правила ведения трудовых книжек с целью:

• исключения избыточных требований;
• упрощения процедуры;
• устранения устаревших сведений.

Рекомендации работодателям

Обучение ответственных лиц

Работодатель обязан:

• назначить ответственное лицо за ведение трудовых книжек;
• обеспечить его обучением;
• ознакомить с нормативными актами.

Использование программного обеспечения

Для автоматизации процесса ведения трудовых книжек рекомендуется использовать:

• программы для кадрового учета;
• электронные системы управления персоналом;
• шаблоны для заполнения записей.

Проведение внутренних проверок

Работодатель обязан регулярно проверять:

• правильность ведения Книги учета движения трудовых книжек;
• наличие и состояние трудовых книжек;
• своевременность внесения записей.

Инструкция 58 — это основной документ, регулирующий порядок ведения трудовых книжек в России. Она устанавливает требования к:

• оформлению;
• хранению;
• ведению записей;
• выдаче трудовых книжек.

Соблюдение всех требований Инструкции 58 и действующего законодательства позволит работодателю избежать административной и иной ответственности,
а также обеспечить защиту прав и интересов работников.

В условиях цифровизации и перехода на электронные трудовые книжки работодателю необходимо быть в курсе всех изменений и своевременно
адаптироваться к новым требованиям.

Дата публикации: 22 мая 2026 года