Трудовая книжка – один из ключевых документов кадрового учёта, который фиксирует всю историю трудовой деятельности работника. В России порядок её заполнения регламентируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утверждёнными Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, а также последующими поправками и инструкциями Минтруда. Ниже приведён подробный разбор актуальной инструкции (с учётом изменений до 2026 г.) и практических рекомендаций по её соблюдению.
История и актуальность инструкции
- 2016 г. – Приказ Минтруда РФ № 588н обновил список изменяющих документов, в т.ч. инструкцию по заполнению трудовых книжек.
- 2021 г. – Приказ Минтруда РФ № 320н утвердил новую форму бумажной трудовой книжки, применяемую с 1 января 2022 г.
- Согласно постановлению Минтруда РФ от 24 декабря 2025 г., прежние правила 2003 г. уже не действуют, однако инструкция остаётся полезным справочным материалом для правильного заполнения записей.
Структура трудовой книжки и основные графы
Трудовая книжка состоит из двух частей: главной части (содержит сведения о трудовой деятельности) и вкладки (содержит сведения о начислениях, поощрениях, взысканиях и т.д.). Ниже приведён перечень граф, которые необходимо заполнить при каждой записи.
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи |
| 2 | Дата начала выполнения обязанностей на новой должности |
| 3 | Наименование организации (сокращённое и полное) |
| 4 | Должность, на которую работник был принят |
| 5 | Общий стаж работы в организации (если работник уже имел стаж в другой компании) |
| 6 | Общий стаж в РФ (если применимо) |
| 7 | Сведения о начислениях (если применимо) |
| 8 | Сведения о поощрениях и взысканиях (если применимо) |
| 9 | Дата увольнения (если применимо) |
| 10 | Подпись работодателя и печать |
Примечание
При заполнении граф 5–6 важно учитывать, что в 2026 г. общая трудовая история может включать как бумажные, так и электронные записи. В электронном формате информация хранится в базе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК).
Пошаговая инструкция по заполнению записи
- Определите порядковый номер записи. Он увеличивается на единицу при каждой новой записи.
- Заполните дату начала работы. Укажите точную дату (день, месяц, год).
- Укажите наименование организации. В бумажной книге пишется как сокращённое, так и полное название. В ЭТК – только полное.
- Определите должность. Точная должность, включая код должности, если он есть.
- Укажите стаж. Если работник уже имел стаж в другой компании, добавьте его к новому стажу.
- Заполните сведения о начислениях, поощрениях и взысканиях. Если в момент записи нет начислений, оставьте поле пустым.
- Подпишите запись. Работодатель ставит подпись, печать и дату.
- Сохраните копию. В бумажной книге – скопируйте запись в вкладыш. В ЭТК – запись автоматически сохраняется в системе.
Особенности заполнения в электронном формате (ЭТК)
- Для новых сотрудников, которые впервые в 2026 г. получают трудовую книжку, обязательна электронная форма.
- В ЭТК нет необходимости в печати и подписи; данные вводятся в электронный шаблон и подписываются цифровой подписью работодателя.
- При переводе на другую должность в той же организации запись добавляется в ЭТК без необходимости открывать новый бланк.
- При увольнении в ЭТК фиксируется дата увольнения и причина.
Пошаговый процесс в ЭТК
- Войдите в личный кабинет работодателя на портале «Электронная трудовая книжка».
- Выберите сотрудника и нажмите «Добавить запись».
- Заполните обязательные поля (дата, должность, наименование организации).
- При необходимости добавьте сведения о начислениях, поощрениях, взысканиях.
- Сохраните запись. Система автоматически генерирует цифровую подпись.
- Проверьте корректность данных в «Предпросмотре» перед сохранением.
Практические советы и распространённые ошибки
- Ошибка 1. Несоответствие даты начала работы и даты подписания. Убедитесь, что дата начала работы не позже даты подписания.
- Ошибка 2. Отсутствие указания стажа при переводе на новую должность. Это приводит к неверному расчёту пенсионных прав.
- Ошибка 3. Неправильное указание кода должности. Используйте официальные коды, утверждённые в Консультанте.
- Совет. При работе с бумажной книгой всегда проверяйте наличие места для вкладыша. Если места не хватает, оформляйте новый бланк.
- Совет. Для новых сотрудников, которые уже имеют бумажную книгу, но переходят на электронный формат, создайте электронную запись, но сохраните бумажную копию как доказательство.
Где найти официальные бланки и шаблоны
Официальные бланки трудовой книжки и вкладышей можно скачать с сайта Консультанта и Главбух. В 2026 г. доступны как бумажные, так и электронные шаблоны.
Ссылки на ресурсы
- Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2025 году (Главбух)
- Оформление трудовой книжки впервые по-новому в 2026 году (26-2.ru)
- ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК (Консультант)
- Правила ведения и хранения трудовых книжек в 2026 году (Кдело)
- Трудовая книжка работника в 2026 году (Малый бизнес)
Трудовая книжка остаётся важным документом, фиксирующим трудовой стаж и права работника. В 2026 г. обязательным является электронный формат для новых сотрудников, однако бумажные книги продолжают использоваться в случае потери или необходимости. Следуя приведённой инструкции, вы сможете правильно и своевременно вести трудовые книжки, избегая ошибок и недоразумений.
Если у вас возникли вопросы по конкретным пунктам инструкции, рекомендуем обратиться к официальным источникам или к специалистам кадрового учета.