Индивидуальный предприниматель (ИП), нанимающий сотрудников, берет на себя ответственность не только за выплату заработной платы, но и за правильное ведение кадровой документации. Одним из ключевых документов остается трудовая книжка. Несмотря на активный переход на электронный документооборот, бумажные версии все еще в ходу, и ошибки в их заполнении могут привести к штрафам. В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись о приеме на работу, и предоставим актуальные образцы.
Актуальность бумажных и электронных трудовых книжек в 2026 году
На текущий момент (май 2026 года) в России действует гибридная система учета стажа. Согласно законодательству, для работников, которые не подавали заявления об отказе от ведения бумажной трудовой книжки, работодатель обязан вести ее параллельно с электронной. Если же сотрудник выбрал исключительно электронный формат, бумажный документ ему не заводится (если он не был заведен ранее) и не ведется.
Однако, если бумажная трудовая книжка у сотрудника имеется и он не отказался от нее, ИП обязан вносить туда записи в соответствии с установленными правилами.
Общие правила заполнения трудовой книжки ИП
Порядок заполнения регулируется инструкциями Министерства труда. При внесении записей необходимо соблюдать следующие требования:
- Инструменты: Записи вносятся шариковой, гелевой или перьевой ручкой черного, синего или фиолетового цвета. Использование сокращений (кроме общепринятых) запрещено;
- Даты: Даты указываются арабскими цифрами (число и месяц, двузначными, год — четырехзначными). Например: .
- Нумерация: Записи нумеруются в графе 3 сквозным порядком в пределах каждого раздела.
- Печать: С 2023 года ИП не обязаны иметь печать. Если печать есть, ее ставят, если нет, запись заверяется только подписью.
Структура записи о приеме на работу
Запись о приеме на работу состоит из нескольких граф, каждая из которых должна быть заполнена корректно:
- Графа 1 (№ записи): Порядковый номер записи.
- Графа 2 (Дата): Дата фактического начала работы (приема).
- Графа