Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж сотрудника и его профессиональную биографию. С 2024 года внесены существенные изменения в правила её ведения, формы бланков и порядок заполнения. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажные экземпляры остаются актуальными, особенно для сотрудников, устроившихся до 2021 года. В этой статье вы найдёте подробные шаблоны и образцы заполнения трудовых книжек в соответствии с Приказом Минтруда России № 320н от , актуализированные на 2025 год.
Общие требования к заполнению трудовой книжки
Независимо от того, используется старый или новый бланк, все записи в трудовой книжке должны соответствовать следующим правилам:
- Записи вносятся только на основании официальных документов (приказы, договоры, справки).
- Используется чернила чёрного цвета (шариковая ручка или печатающее устройство).
- Записи должны быть понятными, без сокращений и исправлений.
- Все записи нумеруются по порядку.
- Дата вносится в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Названия организаций, должностей и подразделений указываются полностью и точно, как в уставе или учредительных документах.
- На ьном листе и в разделе «Сведения о работе» ставятся подпись ответственного лица и печать организации.
Бланки трудовых книжек: старые и новые
С 2024 года производство бланков трудовых книжек разрешено не только Гознаку, но и другим организациям, соответствующим требованиям ФСТЭК России. Список уполномоченных производителей публикуется на официальном сайте Гознака.
Важно! Старые трудовые книжки (образца до 2023 года) не подлежат обязательной замене. Если сотрудник при устройстве предоставил книжку старого образца — работодатель продолжает вносить в неё записи в прежнем порядке.
Новый бланк используется только в следующих случаях:
- При оформлении дубликата утраченной или испорченной книжки (на выбор: можно использовать старый чистый бланк или новый).
- При первичном оформлении трудовой книжки новым сотрудникам, устраивающимся на работу с 2023 года и позже.
Заполнение ьного листа: образец и шаблон
ьный лист — это первая страница трудовой книжки. На ней указываются персональные данные сотрудника. Заполняется при первичном трудоустройстве.
Образец заполнения ьного листа (новый бланк):
- Фамилия, имя, отчество — полностью, как в паспорте. Пример: Иванов Иван Иванович.
- Дата рождения — ДД.ММ.ГГГГ. Пример: .
- Образование — указывается по документу (среднее, среднее профессиональное, высшее и т.д.). Пример: Высшее образование.
- Специальность по образованию, по диплому. Пример: Экономист.
- Дата начала работы в данной организации — дата заключения трудового договора. Пример: .
После заполнения ьного листа ставятся:
- Подпись ответственного за ведение трудовых книжек (обычно — кадровик).
- Печать организации (обязательно! без печати запись считается недействительной).
Важно! Если на ьном листе не хватает места для всех данных, запись продолжается на ьном листе первого вкладыша.
Основные записи в трудовой книжке: шаблоны и примеры
Запись о приёме на работу
Вносится на основании приказа о приёме (форма № Т-1). Запись делается в разделе «Сведения о работе»;
Шаблон:
№ записи: 1
Сведения: Принят на работу в должность — ведущий специалист отдела кадров
Основание: Приказ № 15-к от
Важно: Если в компании не оформляют приказы о приёме (что противоречит ТК РФ), запись в трудовую книжку нельзя вносить. Приказ, обязательный документ!
Запись об увольнении
Вносится на основании приказа об увольнении. Указывается основание в соответствии со статьёй Трудового кодекса РФ.
Шаблон при увольнении по собственному желанию:
№ записи: 5
Сведения: Уволен по собственному желанию, в соответствии с пунктом 3 части 1 статьи 77 ТК РФ
Основание: Приказ № 48-к от
Шаблон при увольнении по инициативе работодателя (сокращение):
№ записи: 5
Сведения: Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 81 ТК РФ
Основание: Приказ № 35-к от
Запись о переводе на другую постоянную работу
Вносится при изменении должности, подразделения или структурного единицы, если это не временный перевод.
Шаблон:
№ записи: 3
Сведения: Переведён с должности — специалист по кадрам на должность — ведущий специалист по кадрам
Основание: Приказ № 12-к от
Запись об изменении фамилии, имени или отчества
Вносится на основании свидетельства о перемене имени (например, после брака).
Шаблон:
№ записи: 6
Сведения: Фамилия изменена с Петрова на Сидорова в связи с вступлением в брак
Основание: Свидетельство о заключении брака № 12345 от
Запись о прохождении военной службы
Вносится на основании военного билета или справки из военкомата.
Шаблон:
№ записи: 2
Сведения: Призван на военную службу по призыву
Основание: Выписка из военного билета, справка № 7/в от
Запись о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2021 года сотрудники могут выбрать: бумажную или электронную трудовую книжку. При переходе на ЭТК в бумажную книжку вносится соответствующая запись.
Шаблон:
№ записи: 7
Сведения: Работник подал заявление о переходе на ведение трудовой книжки в электронной форме
Основание: Заявление работника от
Важно! После этой записи дальнейшие сведения о трудовой деятельности вносятся только в ЭТК. Бумажная книжка больше не обновляется, но сохраняется как архивный документ.
Ошибки при заполнении и их исправление
Ошибки в трудовой книжке — это серьёзный риск для работодателя. Неправильные записи могут привести к отказу в назначении пенсии, спорам с ФСС и трудовым инспектором.
Как исправить ошибку?
- Нельзя зачёркивать, исправлять или использовать корректор.
- Вносится новая запись, которая аннулирует ошибочную.
- В новой записи указывается: «Запись № X от ДД.ММ.ГГГГ признана недействительной».
- Затем делается правильная запись с новым номером.
Пример исправления:
№ записи: 8
Сведения: Запись № 5 от признана недействительной, так как указано неверное основание увольнения
Основание: Приказ № 55-к от
№ записи: 9
Сведения: Уволен по сокращению штата, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 81 ТК РФ
Основание: Приказ № 48-к от
Дубликат трудовой книжки: как оформить
Дубликат выдаётся в случае утраты, порчи или повреждения оригинала. Работодатель обязан выдать его в течение 15 дней с момента обращения сотрудника.
Два варианта оформления:
- Вариант 1: Использовать старый чистый бланк (если есть в наличии).
- Вариант 2: Оформить на бланке нового образца (рекомендуется).
На ьном листе дубликата делается запись:
Сведения: Дубликат трудовой книжки, выдан взамен утраченной (повреждённой) трудовой книжки
Основание: Заявление работника от ДД.ММ.ГГГГ
Все записи, которые были в утраченной книжке, переносятся на дубликат на основании архивных данных.
Ответственность и рекомендации
- Ответственность за ведение трудовой книжки несёт работодатель (ст. 66 ТК РФ).
- Назначьте ответственного сотрудника (кадровик, секретарь) и оформите приказ.
- Храните трудовые книжки в специальном сейфе или шкафу с доступом только уполномоченным лицам.
- Проводите регулярную проверку (каждый квартал) на предмет ошибок и пропущенных записей.
- Скачивайте актуальные шаблоны с официальных сайтов: Минтруд России, КонсультантПлюс.
Правильное заполнение трудовой книжки — это не просто формальность, а гарантия прав сотрудника на получение пенсии, компенсаций и социальных льгот. С 2025 года требования к документу стали строже, но и возможности для точного ведения — шире. Используйте представленные шаблоны, следуйте Приказу № 320н и не забывайте: каждая запись — это часть истории жизни человека.
Скачать образцы заполнения трудовой книжки и вкладыша (2025 г.) можно по ссылке: Официальный сайт Минтруда России
Если вы сомневаетесь в правильности записи — всегда консультируйтесь с юристом или в территориальном органе Роструда. Лучше перепроверить, чем потом исправлять ошибки, которые могут стоить сотруднику десятков тысяч рублей пенсии.