Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируется вся история трудового стажа работника. Вопрос о том, как долго можно «взять» её, часто возникает у тех, кто планирует смену работы, переезжает за границу или просто хочет иметь копию своих трудовых записей. Ниже мы разберём, что говорит закон, какие сроки и условия применяются к бумажной и электронной трудовой книжке, а также как оформить запрос на её копию.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальный документ, который содержит сведения о месте работы, должности, стаже, начисленных и удержанных налогах, а также о полученных премиях и наградах. В России трудовая книжка регламентируется Трудовым кодексом РФ (статьи 14–18).
Бумажная трудовая книжка
До 1 января 2026 года работник получал бумажную трудовую книжку, которую хранил в компании. После переходного периода бумажная версия может быть заменена на электронную, но работник имеет право на её сохранение, если не подал заявление об отказе.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Теперь электронная трудовая книжка становится основным способом ведения трудового стажа. Однако одновременно с ЭТК работник может сохранять бумажную копию, если не отказался от неё.
Как долго можно взять трудовую книжку?
Ответ зависит от того, о каком виде книжки идёт речь и в каком контексте вы её берёте.
Взятие оригинала бумажной трудовой книжки
- Оригинал остается у работодателя и не может быть передан работнику без согласия компании.
- Работник может запросить копию трудовой книжки в течение 5 рабочих дней с момента подачи заявления.
- Копия может быть использована в качестве подтверждения стажа при переходе на новую работу.
Взятие копии трудовой книжки
Согласно статье 14 Трудового кодекса РФ, работник имеет право получить копию трудовой книжки в течение 5 рабочих дней с момента подачи заявления. Копия может быть выдана в виде печатного документа или в электронном виде (PDF).
Временное хранение трудовой книжки в целях перехода на новую работу
Если работник планирует сменить работодателя, он может запросить копию трудовой книжки на срок до 30 дней. Это позволяет ему предоставить новый работодателю актуальные данные о стаже и опыте.
Период хранения электронных данных
Электронная трудовая книжка хранится в системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК) и доступна работнику в любое время через личный кабинет. Нет ограничения по сроку хранения – данные сохраняются до тех пор, пока работник не откажется от бумажной версии и не прекратит трудовые отношения.
Как оформить запрос на копию трудовой книжки?
- Подготовка заявления – в письменной форме (или через электронный портал) укажите:
- ФИО работника
- Должность и отдел
- Причина запроса (например, смена работы)
- Требуемый срок получения копии (обычно 5 дней)
- Подача заявления – в отдел кадров или через электронный портал компании.
- Ожидание ответа – работодатель обязан выдать копию в течение 5 рабочих дней.
- Получение копии – в бумажном виде (печатный) или в электронном формате (PDF).
Что делать, если работодатель отказывается выдать копию?
В случае отказа работник может обратиться в:
- Трудовую инспекцию (Министерство труда и социальной защиты РФ)
- Профсоюз или трудовую инспекцию по месту работы
- Суд (если отказ продолжается более 30 дней)
Практические советы
- Сохраняйте копию трудовой книжки в безопасном месте (например, в облачном хранилище).
- Периодически проверяйте, что в электронной трудовой книжке нет ошибок.
- Если вы планируете смену работы, запросите копию за 10–15 дней до увольнения.
- Не забывайте, что бумажная трудовая книжка может быть заменена на электронную, но вы всегда имеете право на её копию.
Таким образом, работник может запросить копию трудовой книжки в течение 5 рабочих дней после подачи заявления и хранить её в течение любого периода. Оригинал бумажной трудовой книжки остаётся у работодателя, но при переходе на электронную систему работник может сохранять бумажную копию, если не подал заявление об отказе. При смене работы копия может быть выдана на срок до 30 дней, чтобы новый работодатель получил актуальные сведения о стаже.
Понимание этих правил поможет вам избежать недоразумений и гарантировать, что ваши трудовые данные всегда будут доступны и корректны.