Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий место и период работы гражданского работника. Её оформление регулируется Трудовым кодексом РФ и особенностями ведения трудовых отношений. Ниже подробно рассматриваем, в какие сроки и при каких условиях можно получить трудовую книжку, а также как оформить её электронную форму.
Общие правила получения бумажной трудовой книжки
До 31 декабря 2020 года работодатели обязаны были выдавать каждому новому сотруднику бумажную трудовую книжку. С этого момента правила изменились, но понимание того, когда можно её получить, остаётся актуальным.
При первом трудоустройстве
- Если вы работаете впервые после 31 декабря 2020 года, работодатель оформляет вас в электронном виде (ЭТК).
- Если вы начала работать до 31 декабря 2020 года и до этого уже имела(и) бумажную книжку, то при новом месте работы вам может быть выдана дубликат или новая бумажная книжка.
При смене работы
Если вы уже имеете трудовую книжку и меняете работодателя, вам не требуется оформлять новую. Вместо этого в новой организации вносятся сведения о вашем стаже и предыдущих местах работы.
При потере или краже
В случае утери или кражи бумажной трудовой книжки:
- Подаёте заявление в HR‑отдел текущего работодателя.
- Работодатель в течение трёх рабочих дней выдаёт вам дубликат (или направляет запрос в Фонд Пенсионного Страхования для получения электронного выписки).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка. Она хранится в Личном кабинете ПФР и в системе Госуслуг. Основные особенности:
- ЭТК создаётся автоматически при первом трудоустройстве после 31 декабря 2020 года.
- В ней отражаются все сведения о работе: места, даты, стаж, заработная плата и др.
- Получить сведения можно через:
- Личный кабинет на сайте Социального фонда России.
- Единый портал Госуслуг (gosuslugi.ru).
- Публичный сервис Публичный сервис «Трудовая книжка» на сайте trudovayakniga.ru.
Как получить выписку из ЭТК
Для получения официальной выписки из электронной трудовой книжки выполните следующие шаги:
- Войдите в Личный кабинет ПФР (или на портале Госуслуг).
- Выберите раздел «Трудовая книжка» → «Получить выписку».
- Укажите период, за который требуется информация, и нажмите «Сформировать».
- Скачайте готовый документ в формате PDF.
Сроки и условия получения
Ответ на вопрос «Когда можно получить трудовую книжку?» можно сформулировать так:
- При первом трудоустройстве – сразу после подписания трудового договора, если работодатель использует бумажный формат.
- При переходе в новую организацию – в течение первой недели работы, когда в HR‑системе вносятся ваши данные.
- При замене утерянной книжки – в течение трёх рабочих дней после подачи заявления.
- Электронная версия – формируется автоматически при первом трудоустройстве после 31 декабря 2020 года и доступна в любой момент через онлайн‑сервисы.
Особенности для граждан Украины
В Украине до 10 июня 2026 года планируется полный переход на электронную форму ведения трудовой книжки. Это значит, что украинские граждане, работающие в России, также могут оформить ЭТК, если их работодатель использует соответствующие сервисы.
Важно помнить, что в связи с текущими геополитическими условиями многие украинцы теряют бумажные документы. Электронная трудовая книжка служит надёжным цифровым аналогом, который можно получить удалённо.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли работать без трудовой книжки? Да, если вы трудоустроились после 31 декабря 2020 года и ваш работодатель использует электронную форму.
- Сколько времени нужно, чтобы получить дубликат? Не более трёх рабочих дней после подачи заявления.
- Можно ли получить информацию о стаже без самой книжки? Да, через личный кабинет ПФР или портал Госуслуг.
- Нужна ли мне бумажная книжка, если у меня уже есть ЭТК? Нет, электронная запись считается официальным документом, но при необходимости её можно распечатать.
Таким образом, получить трудовую книжку можно в нескольких случаях: при первом трудоустройстве, при смене места работы, при её потере или краже, а также в электронном виде через онлайн‑сервисы. Главное – своевременно информировать работодателя о необходимости оформления или замены документа, а также пользоваться официальными порталами для получения выписок и подтверждения трудового стажа.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, обратитесь в отдел кадров вашего работодателя или в ближайшее подразделение Пенсионного фонда России.