Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий стаж и профессиональный путь работника. Среди работодателей и сотрудников бытует пугающее выражение «отрицательная статья в трудовой книжке». Обычно под этим подразумевают запись об увольнении по инициативе работодателя (так называемые «виновные» основания). Насколько это критично, можно ли исправить такую запись и как работать с ошибками в документе? Разберемся во всех нюансах.
Что такое «отрицательная статья»?
В законодательстве термина «отрицательная статья» не существует. В народе так называют записи в графе 3 раздела «Сведения о работе», связанные с увольнением за виновные действия сотрудника. К ним относятся:
- Увольнение за прогул (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
- Появление на работе в состоянии опьянения.
- Совершение хищения или умышленной порчи имущества.
- Утрата доверия (для материально ответственных лиц).
- Аморальный проступок (для педагогов).
Такие записи действительно могут серьезно осложнить последующее трудоустройство, так как потенциальный работодатель видит в кандидате нарушителя дисциплины.
Неверная запись — не приговор для стажа
Часто сотрудники боятся, что любая ошибка или негативная запись лишит их права на пенсию. Однако судебная практика и разъяснения контролирующих органов говорят об обратном.
Например, наличие записи о работе в организации (даже если она внесена с ошибками или позже была признана недействительной) не является безусловным основанием для отказа во включении этого периода в страховой стаж. Это не отождествляется с отсутствием трудовой книжки или полным отсутствием сведений о периодах работы. Даже если запись была ошибочной, период работы можно подтвердить иными документами (справками, архивными выписками, данными СФР).
Как исправить ошибку в трудовой книжке
Гораздо чаще, чем реальные «виновные» увольнения, встречаются обычные кадровые ошибки. Исправление зависит от того, в каком именно разделе допущена неточность.
Ошибки на ьном листе
ьный лист, единственная часть трудовой книжки, где допустимы зачеркивания, и только в одном случае: при изменении личных данных (ФИО, дата рождения). Старую запись зачеркивают одной чертой, рядом пишут новую, а на внутренней стороне обложки делают ссылку на документ, на основании которого внесены изменения (паспорт, свидетельство о браке), и заверяют печатью.
А вот если кадровик заполняет ьный лист новой трудовой книжки и сразу допускает ошибку (например, в имени или дате рождения), исправлять ее нельзя. В этом случае:
- Испорченный бланк уничтожается с помощью измельчительной машины (шредера).
- Сотруднику выдается новый, чистый бланк трудовой книжки.
Важно: Если несовпадение ФИО или даты рождения с паспортными данными обнаружится позже, Пенсионный фонд (или СФР) сделает вывод, что документ не принадлежит этому человеку, и ему не смогут начислить пенсию.
Ошибки в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»
Здесь действует строжайшее правило: зачеркивания, подчистки и замазывание корректором категорически запрещены!
Единственный законный способ исправить ошибку — признать запись недействительной и внести верные данные. Алгоритм следующий:
- В графе 1 ставится следующий порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата внесения исправления.
- В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то признана недействительной», а затем сразу в этой же графе вносятся правильные сведения.
- В графе 4 указываються реквизиты приказа (распоряжения), на основании которого вносится исправление.
Частные случаи ошибок
- Ошиблись в дате или номере приказа (сама суть записи верна): в графах 2 и 4 указываются правильные сведения, а текст записи о кадровом мероприятии оставляют без изменений.
- Внесли лишнюю запись или пропустили запись: лишняя запись признается недействительной, а пропущенная вносится очередным порядковым номером.
- Перепутали порядковый номер: неверная запись аннулируется, после чего делается новая с правильным номером.
Кто должен исправлять ошибки?
По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.
Если организация, допустившая ошибку, была реорганизована, исправления вносит правопреемник. Если же компания ликвидирована, сотруднику придется обращаться к текущему работодателю. Для этого нужно предоставить официальный документ от ликвидированной организации (архивную справку), на основании которого текущий кадровик сможет внести корректировку.
Электронные трудовые книжки (ЕФС-1)
Не стоит забывать, что с 2020 года в России ведутся электронные трудовые книжки (сейчас отчетность сдается в форме ЕФС-1).
Строго говоря, все правила о зачеркиваниях и признании записей недействительными относятся к бумажным трудовым. В электронной базе СФР зачеркнуть ничего нельзя физически. Работодателям необходимо передавать в СФР корректные сведения. Если же в электронном отчете была допущена ошибка, ее необходимо исправлять путем подачи корректирующих форм (подраздел 1.1 ЕФС-1).
«Отрицательная статья» в виде записи об увольнении по статье, это реальный факт биографии, который оспорить можно только через суд, если увольнение было незаконным. А вот кадровая ошибка — это просто технический недочет, который подлежит обязательному исправлению. Главное правило для работника — регулярно проверять свою трудовую книжку, а для работодателя, строго соблюдать инструкцию по заполнению, не использовать корректор и вовремя вносить корректирующие записи или сдавать корректирующие отчеты в СФР.