Вопрос о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажной или электронной) стал актуальным после принятия в 2020 году новых правил Федерального закона «О труде» и постановлений Минтруда. Если сотрудник не подал заявление о выборе формы ведения трудовой книжки, работодателю необходимо знать, какие обязательства и права он имеет. Ниже приведены ключевые моменты, которые помогут правильно оформить трудовые отношения и избежать конфликтов.

Что такое заявление о ведении трудовой книжки?

Заявление о ведении трудовой книжки – это письменный документ, в котором работник указывает, какой способ записи о трудовой деятельности он предпочитает: бумажную трудовую книжку (БТК) или электронную трудовую книжку (ЭТК). С 1 января 2021 года работодатель обязан принимать такие заявления от всех новых сотрудников.

Кому нужно подавать заявление?

• Новые сотрудники, принятые на работу после 1 января 2021 года.
• Сотрудники, которые ранее работали в другой компании и не подавали заявление о выборе формы ведения трудовой книжки.
• Сотрудники, которые работали в компании до 31 декабря 2020 года и не подавали заявление о переходе на ЭТК.

Какие сроки подачи заявления?

• До 31 декабря 2020 года – заявление о переходе на ЭТК.
• С 1 января 2021 года – заявление о выборе формы ведения трудовой книжки.

Что делать, если сотрудник не подал заявление?

Если работник не подал заявление о выборе формы ведения трудовой книжки, работодатель обязан вести его трудовую книжку в бумажном виде. При этом он может одновременно подавать сведения о трудовой деятельности в электронном виде в ПФР, но это не заменяет бумажную запись.

Ведение бумажной трудовой книжки

1. Составьте акт о том, что сотрудник не предоставил бумажную трудовую книжку при приёме на работу.
2. Приобретите новый экземпляр бумажной трудовой книжки.
3. Внесите запись о приёме на работу в бумажную трудовую книжку.
4. После этого внесите запись о ведении трудовой книжки в электронном виде (если планируется параллельное ведение).
5. Выдайте сотруднику бумажную трудовую книжку.

Подача сведений в ПФР

Независимо от того, ведет ли работодатель бумажную или электронную трудовую книжку, он обязан подавать сведения о трудовой деятельности в ПФР в соответствии с требованиями «СЗВ‑ТД» (Сведения о трудовой деятельности).

Как уведомить сотрудника о возможности ведения ЭТК?

С 1 января 2021 года работодатель обязан уведомлять сотрудников о возможности выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой. Уведомление должно быть в письменной форме и содержать:

• Информацию о праве сотрудника выбрать форму ведения трудовой книжки.
• Сроки подачи заявления (до 31 декабря 2020 года – заявление о переходе на ЭТК; с 1 января 2021 года – заявление о выборе формы).
• Инструкцию о том, как подать заявление (письменно, электронно).
• Контактные данные ответственного лица (например, кадровика).

Что делать, если сотрудник уже работал в другой компании и не подавал заявление?

Если сотрудник принял работу в вашей компании, но ранее не подавал заявление о выборе формы ведения трудовой книжки, вы можете:

• Принять заявление от него в любой момент после приёма на работу.
• Если заявление не подано, вести его трудовую книжку в бумажном виде.
• Параллельно подавать сведения о трудовой деятельности в ПФР в электронном виде.

Как оформить запись о приёме на работу, если сотрудник не подал заявление?

В случае отсутствия заявления о выборе формы ведения трудовой книжки, запись о приёме на работу должна быть внесена в бумажную трудовую книжку. При этом можно оформить запись о ведении трудовой книжки в электронном виде, но это не заменяет бумажную запись.

Что происходит, если сотрудник не подал заявление до 31 декабря 2020 года?

Если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК до 31 декабря 2020 года, работодатель обязан вести его трудовую книжку в бумажном виде. Параллельно можно подавать сведения о трудовой деятельности в ПФР в электронном виде, но это не заменяет бумажную запись.

Практические рекомендации

1. Проведите инструктаж для всех новых сотрудников о необходимости подачи заявления о выборе формы ведения трудовой книжки.
2. Соберите и храните копии всех заявлений в кадровом отделе.
3. Если сотрудник не подал заявление, введите запись в бумажной трудовой книжке и подавайте сведения в ПФР в электронном виде.
4. При необходимости проведите двойное ведение (бумажное и электронное) до тех пор, пока сотрудник не подаст заявление о переходе.
5. Регулярно проверяйте наличие заявлений в кадровой службе и напоминайте сотрудникам о сроках.

Наличие заявления о ведении трудовой книжки – важный элемент соблюдения трудового законодательства. Если сотрудник не подал заявление, работодатель обязан вести его трудовую книжку в бумажном виде и одновременно подавать сведения о трудовой деятельности в ПФР в электронном виде. Следуя приведенным рекомендациям, вы избежите конфликтов с сотрудниками и соблюдете требования Минтруда.

Для более детальной информации и актуальных форм документов можно обратиться к официальным источникам: Минтруд России, ПФР и Гарант.РУ.