Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий ваш стаж, опыт работы и право на пенсионные выплаты. Иногда возникает необходимость получить трудовую книжку впервые, восстановить её после утери или оформить электронный вариант. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить трудовую книжку, какие документы понадобятся и какие нюансы стоит учитывать в 2026 году.
Когда требуется получение трудовой книжки
Получение трудовой книжки может понадобиться в следующих ситуациях:
- Первое трудоустройство после 1 января 2021 года (тогда стаж фиксируется только в электронном виде).
- Утеря или повреждение бумажной трудовой книжки.
- Переход с бумажного формата на электронную трудовую книжку (ЭТК).
- Необходимость подтверждения стажа для назначения пенсии, пособий или кредита.
Какие документы нужны для получения трудовой книжки
Для оформления трудовой книжки (бумажной или электронной) потребуется следующий набор документов:
- Паспорт гражданина РФ (оригинал и копия).
- СНИЛС (страховое номер индивидуального лицевого счета).
- Заявление о выдаче трудовой книжки (можно заполнить в отделе кадров или на портале «Госуслуги»).
- Трудовой договор или приказ о приёме на работу (для первого оформления).
- При утере – справка о утере документа из полиции или заявление в отдел кадров.
Как оформить бумажную трудовую книжку
Если вам нужна классическая бумажная трудовая книжка, действуйте так:
- Обратитесь в отдел кадров вашего текущего или последнего места работы.
- Предоставьте перечисленные выше документы.
- Специалист заполнит ьный лист (ФИО, дата рождения, профессия, образование).
- Запишется первая запись о приёме на работу (должность, дата приёма, основание – трудовой договор).
- После завершения оформления вам выдадут трудовую книжку на руки.
Важно: с 1 января 2026 года переходный период на электронные трудовые книжки завершён, поэтому новые бумажные книжки выдаются только тем, кто до этой даты уже имел бумажный вариант и нуждается в его восстановлении.
Как оформить электронную трудовую книжку (ЭТК)
Электронная трудовая книжка ведётся в Пенсионном фонде России (ПФР) и доступна через личный кабинет на портале «Госуслуги». Шаги получения ЭТК:
- Убедитесь, что у вас есть подтверждённая учётная запись на «Госуслугах» (требуется подтверждение личности).
- В личном кабинете выберите раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
- Если вы впервые устраиваетесь на работу после , ваш работодатель обязан передать сведения о приёме в ПФР в течение пяти рабочих дней.
- После получения данных от работодателя запись появится в вашей ЭТК автоматически.
- Вы можете выписать справку из ЭТК в любой момент – она имеет ту же юридическую силу, что и выписка из бумажной книжки.
Преимущества ЭТК:
- Отсутствие риска потери или повреждения документа.
- Мгновенный доступ к данным через интернет.
- Автоматическое обновление стажа при каждом новом трудовом договоре.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или повреждена
В случае утери или порчи трудовой книжки необходимо:
- Составить заявление об утере (или о повреждении) в отделе кадров последнего места работы.
- Приложить копию паспорта и СНИЛС.
- Попросить работодателя выдать дубликат трудовой книжки на основе имеющихся у него приказов и трудовых договоров.
- Если работодатель больше не существует, обратитесь в архив организации или в территориальный орган ПФР – они могут восстановить сведения на основании отчётов о страховых взносах.
- После получения дубликата проверьте правильность всех записей (даты, должности, основания). При необходимости внесите исправления через отдел кадров.
Полезные советы и часто задаваемые вопросы
Можно ли иметь одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?
Да, если вы вели трудовую деятельность до 2021 года и уже имеете бумажную книжку, вы можете одновременно пользоваться ЭТК. При переходе на электронный формат данные из бумажной книжки переносятся в ПФР, но сама бумажная книжка остаётся у вас как подтверждающий документ.
Как проверить, что моя трудовая книжка (ЭТК) актуальна?
В личном кабинете «Госуслуг» в разделе «Трудовая деятельность» отображаются все записи с датами и местами работы. Если запись отсутствует более 30 дней после приёма на работу, свяжитесь с вашим работодателем – он обязан передать сведения в ПФР.
Нужно ли заверять трудовую книжку у нотариуса?
Нет. Трудовая книжка (бумажная или электронная) является официальным документом, заверять её у нотариуса не требуется. Достаточно подписи уполномоченного лица отдела кадров и печати организации.
Получение трудовой книжки – процесс, который в 2026 году стал более прозрачным благодаря развитию электронных сервисов. Независимо от того, нужен вам бумажный дубликат или электронный вариант, важно своевременно предоставлять все необходимые документы работодателю и следить за корректностью записей в вашей трудовой истории. Это обеспечит вам беспроблемное подтверждение стажа при оформлении пенсии, пособий, кредитов и других социальных выплат.
Если у вас остались вопросы, обращайтесь в отдел кадров вашей организации или в ближайшее отделение Пенсионного фонда России – специалисты помогут оформить трудовую книжку быстро и без ошибок.