Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника, его историю занятости и начисленные отчисления․ В России она обязательна для всех сотрудников, за исключением некоторых категорий (например, индивидуальных предпринимателей)․ В статье мы разберёмся, как правильно оформить заявление, какие формы нужны, как вести бумажную и электронную версии, а также что делать при увольнении․

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это официальный документ, выдаваемый работодателем и содержащий сведения о трудовой деятельности работника․ В ней фиксируются:

• Дата начала работы и место работы;
• Должность, вид деятельности, стаж;
• Сведения о начисленных отчислениях в пенсионный фонд и другие социальные фонды;
• Сведения о переходах между работодателями․

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, за исключением физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями․

Заявление о выдаче трудовой книжки

Для получения трудовой книжки работник должен подать заявление работодателю․ В заявлении указываются:

1. ФИО, дата рождения, паспортные данные;
2. Дата и место работы;
3. Номер и дата выдачи предыдущей трудовой книжки (если есть);
4. Сведения о том, что работник желает получить оригинал на руки․

Пример заполнения заявления (бланк в Word, PDF) можно скачать на портале «Моё дело» (редакция 1 от )․ Ниже приведён краткий образец:

[Наименование организации]
[Адрес]
[Телефон]

Заявление

Я, _____________________ (ФИО), прошу выдать мне трудовую книжку на руки в соответствии с Трудовым кодексом РФ․

Дата рождения: __________
Паспорт: __________
Место работы: __________
Номер трудовой книжки: __________

Подпись: __________

Работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления (согласно КонсультантПлюс, 2025‑06‑29)․

Бумажная и электронная трудовая книжка

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек․ Однако в некоторых случаях допускается вести бумажную версию․ Ниже сравнение двух вариантов:

Бумажную трудовую книжку можно оформить в 2026 году, но только если работник явно заявил об этом․ В противном случае работодатель обязан вести электронную версию (см․ «Бумажные трудовые остались только у работников, которые решили их сохранить» – 2026‑01‑17)․

Как оформить электронную трудовую книжку?

Для получения электронной трудовой книжки необходимо:

1. Подать заявление работодателю (см․ раздел 2);
2. Получить подтверждение о переходе на электронный формат (обычно в форме письма или электронного уведомления);
3. Регистрация в системе «Госуслуги» и получение доступа к разделу «Электронная трудовая книжка»;
4. Скачать выписку о трудовой деятельности (можно через Госуслуги, МФЦ, сайт соцфонда)․

Инструкция по заполнению электронной трудовой книжки в соответствии с новым порядком ведения и хранения доступна на портале «Мой сервис» (обновление 2026‑01‑07)․

Выдача трудовой книжки при увольнении

При прекращении трудового договора работник имеет право получить оригинал трудовой книжки․ Важно:

• Печать и подпись работодателя на первой странице;
• Запись о дате увольнения и причинах (согласно § 66 ТК РФ);
• Сдача всех копий и выписок․

Если работник не получил оригинал в течение 3 рабочих дней, он может обратиться в инспекцию труда (например, в Калужской области) для проверки соблюдения работодателем законодательства․

Правила заполнения трудовой книжки

Ниже перечислены основные требования к заполнению:

1. Запись должна быть читаемой, без ошибок (использовать красители, но не менять их цвет без согласования);
2. ьный лист должен содержать ФИО, дату рождения, место работы, должность и дату начала работы;
3. Все изменения в трудовой деятельности фиксируются в журнале с указанием даты, причины и подписи работодателя;
4. При переходе на другую работу необходимо перенести данные в новую трудовую книжку с указанием перехода․

Для подробного руководства обратитесь к «Правилам заполнения трудовой книжки» от Контур (09․2021)․

Где получить трудовую книжку?

Выдача трудовой книжки осуществляется работодателем․ Если работник работает в государственной организации, он может обратиться в отдел кадров․ В случае отсутствия бумажной версии, работник может запросить электронную копию через:

• Госуслуги – раздел «Электронная трудовая книжка»;
• МФЦ/СФР – получить выписку в бумажном виде;
• Сайт соцфонда – загрузить PDF‑выписку․

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли получить трудовую книжку без работодателя? Нет, только работодатель может выдать оригинал․
• Что делать, если трудовая книжка потеряна? Подать заявление о восстановлении, предоставить копию паспорта и справку от работодателя․
• Можно ли вести обе версии (бумажную и электронную)? Да, но работодатель обязан вести электронную версию, а бумажную – только по желанию работника․

Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовой стаж и права работника․ В 2026 году большинство организаций ведут электронные трудовые книжки, но бумажная версия остаётся возможной при желании работника․ Чтобы избежать проблем, важно своевременно подавать заявление, правильно заполнять форму и хранить копии всех записей․ При увольнении работник имеет право на оригинал, а при отсутствии его в течение 3 рабочих дней – обратиться в инспекцию труда․

Если у вас возникли вопросы, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров вашей организации или в местную инспекцию труда․