Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина РФ. Она содержит сведения о месте работы, должности, переводах, увольнениях и наградах. С 1 января 2026 года правила её оформления изменились, и теперь важно понимать, для получения трудовой книжки надо выполнить ряд обязательных действий, зависящих от статуса работника и даты начала трудовой деятельности.

Кто обязан получать трудовую книжку?

• Работники, начавшие трудовую деятельность до 1 января 2026 года, обязаны иметь бумажную трудовую книжку. Её выдаёт первый работодатель при оформлении на работу.
• Работники, начавшие трудовую деятельность с 1 января 2026 года — не получают бумажную трудовую книжку. Вместо неё ведётся электронная трудовая книжка (ЭТК).
• Иностранные граждане и лица без гражданства, при работе в РФ по трудовому договору также подлежат включению в систему ЭТК, если начали работу после 1 января 2026 года.

Что нужно для получения первой трудовой книжки (бумажной)?

Если вы впервые устраиваетесь на работу и не являетесь гражданином, начавшим трудовую деятельность в 2026 году или позже, вам необходимо предоставить работодателю следующие документы:

1. Паспорт гражданина РФ — для идентификации личности.
2. СНИЛС — страховой номер индивидуального лицевого счёта (обязателен для внесения данных в ПФР).
3. Трудовая книжка, если она у вас уже есть (например, вы ранее работали). Если её нет, работодатель обязан её оформить.

Важно! Если у вас ранее не было трудовой книжки, работодатель обязан оформить её в течение пяти рабочих дней с момента заключения трудового договора (ст. 66 ТК РФ). Это касается всех работодателей — включая ИП и организации с иностранными инвестициями.

Как оформляется первая трудовая книжка?

Процедура оформления включает следующие этапы:

1. Заполнение ьного листа, работодатель вносит ФИО, дату рождения, образование, профессию, а также серию и номер бланка (по ГОСТ Р 7.0.97-2016).
2. Регистрация в реестре — бланк регистрируется в учётной системе организации.
3. Внесение записи о приёме на работу — на основании приказа о приёме и трудового договора.
4. Передача книжки работнику — под расписку. Оригиналы других документов (паспорт, СНИЛС) возвращаются работнику.

Как получить электронную трудовую книжку (ЭТК)?

С 1 января 2026 года все новые сотрудники автоматически попадают в систему электронных трудовых книжек. Однако для этого необходимо:

1. Наличие СНИЛС — без него невозможно создать учётную запись в ПФР.
2. Согласие на обработку персональных данных — работодатель получает его при заключении трудового договора.
3. Регистрация на портале Госуслуг — для доступа к личному кабинету ПФР и просмотра сведений.

Если вы уже работали ранее и имели бумажную трудовую книжку, вы можете перейти на ЭТК по следующей процедуре:

1. Написать письменное заявление на имя работодателя: «Прошу перевести мою трудовую деятельность в электронный формат».
2. Работодатель в течение 3 рабочих дней передаёт данные в ПФР.
3. После этого бумажная книжка остаётся у вас, но новые записи в неё не вносятся — все сведения фиксируются в ЭТК.

Важно! Для перехода на ЭТК требуется добровольное письменное согласие работника (ст. 137 ТК РФ). Работодатель не имеет права принудительно переводить сотрудника на электронный формат.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

Если вы потеряли или повредили бумажную трудовую книжку, необходимо:

1. Написать заявление на имя работодателя с просьбой выдать дубликат.
2. Предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж: приказы, справки с предыдущих мест работы, выписки из архивов.
3. Работодатель в течение 15 рабочих дней оформляет дубликат на бланке установленного образца.
4. На ьном листе дубликата ставится отметка: «Дубликат» и указывается причина выдачи.

Как получить трудовую книжку при увольнении?

При увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Если вы не можете получить её лично — вы можете:

• Написать заявление с просьбой направить книжку по почте (с уведомлением о вручении).
• Назначить представителя по доверенности для получения.

Внимание! Задержка выдачи трудовой книжки — нарушение трудового законодательства. За это работодатель может быть привлечён к административной ответственности, а работник вправе требовать компенсации за вынужденный простой (ст. 234 ТК РФ);

Где можно посмотреть сведения из электронной трудовой книжки?

Доступ к данным ЭТК предоставляется через:

• Личный кабинет на портале Госуслуг — после подтверждения учётной записи.
• Сайт Пенсионного фонда РФ (pfrf.ru) — раздел «Электронная трудовая книжка».
• МФЦ — по предварительной записи.
• Приёмные ПФР — лично с паспортом и СНИЛС.

В ЭТК отображаются: даты приёма и увольнения, должности, реквизиты приказов, сведения о наградах и переводах.

Чтобы правильно получить трудовую книжку, помните:

• До 2026 года — бумажная книжка обязательна для всех.
• С 2026 года — новым работникам бумажная книжка не выдаётся, только ЭТК.
• Для оформления нужны: паспорт, СНИЛС и (если есть) предыдущая трудовая книжка.
• Переход на ЭТК — только по письменному заявлению работника.
• При увольнении книжка выдаётся в день увольнения.
• Потеря книжки — повод для оформления дубликата через работодателя.

Соблюдение этих правил гарантирует вам законное подтверждение трудового стажа, необходимого для начисления пенсии, получения пособий и трудоустройства в будущем.

Важно! Не передавайте оригинал трудовой книжки третьим лицам без письменного заявления и расписки. Работодатель обязан хранить её в течение всего срока трудовых отношений и возвращать в день увольнения.

Если у вас возникли сложности с получением или выдачей трудовой книжки — обращайтесь в трудовую инспекцию или Пенсионный фонд РФ. Ваш трудовой стаж — ваше право, и оно защищено законом.