Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и права на пенсию. Любые ошибки в её оформлении, включая раздел «Сведения о награждении», могут привести к серьёзным последствиям: занижению пенсии, проблемам при трудоустройстве или получении льгот. В этой статье разберём, как правильно вносить и заверять записи о поощрениях, что делать при обнаружении нарушений и почему это так важно.

Нормативная база: что говорит закон?

Порядок заполнения трудовых книжек регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 85).
• Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда).
• Правилами заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек;

Ключевой принцип: все записи в трудовой книжке, включая раздел «Сведения о награждении», должны быть заверены. Порядок заверения аналогичен заверению записей об увольнении.

Порядок внесения и заверения записи о награждении

Когда и что вносить?

В раздел «Сведения о награждении» (IV раздел) вносятся факты награждения работника государственными, ведомственными или муниципальными наградами, почетными грамотами, благодарностями и другими формами поощрения от имени организации.

Важно: Не вносятся в этот раздел сведения о премиях, денежных вознаграждениях или внутренних поощрениях, не имеющих статуса награды.

Как оформить запись?

Согласно инструкции, запись заполняется в следующем порядке:

1. Графа 3: Указывается полное и (при наличии) сокращённое наименование организации-наградителя.
2. Графа 1: Проставляется порядковый номер записи (нумерация сквозная в течение всего периода работы).
3. Графа 2: Указывается дата награждения.
4. Графа 4: Указывается полное наименование награды (например, «Почетная грамота Министерства труда РФ»).

Обязательность заверения

Заверение записи о награждении требуется только в момент увольнения работника. Процедура следующая:

• В день увольнения кадровик вносит последнюю запись об увольнении и заверяет все ранее внесённые, но незаверённые записи в разделе «Сведения о награждении».
• Заверение осуществляется подписью руководителя организации или уполномоченного лица (например, начальника отдела кадров) и печатью организации.
• Заверяются все записи в разделе, сделанные данным работодателем за период работы сотрудника.

Что делать, если запись о награждении не заверена?

Если при приёме на работу или при проверке трудовой книжки обнаружена незаверённая запись о награждении, внесённая прежним работодателем, действуйте по следующему алгоритму:

1. Не вносить исправления самостоятельно. Зачёркивание, исправление или внесение новой записи в раздел «Сведения о награждении» не допускается (п. 35 Инструкции).
2. Обратиться к прежнему работодателю (организации, где было получено награждение) с официальным запросом (письмом) с просьбой:
   • заверить незаверённую запись подписью ответственного лица и печатью;
   • поставить свою подпись в графе «Подпись работника» (если она отсутствует).
3. Если прежний работодатель ликвидирован или отказался: необходимо оформить вкладыш в трудовую книжку. В этом случае:
   • незаверённую запись в старом разделе признают недействительной (зачёркивают одной чертой, делают отметку «Недействительно» и проставляют дату, подпись, печать нового работодателя);
   • вновь оформленный вкладыш с правильной записью вносят в раздел «Сведения о работе» (с указанием, что награждение было получено в предыдущей организации).

Критические последствия незаверённых и ошибочных записей

Несоблюдение правил оформления может привести к:

• Потере стажа, Пенсионный фонд РФ (ПФР) может не принять незаверённую запись как доказательство периода работы или награждения.
• Снижению пенсии — если награждение давало право на повышенный коэффициент или льготы.
• Отказу в предоставлении социальных льгот (например, досрочного выхода на пенсию для определённых категорий работников).
• Проблемам при трудоустройстве, новый работодатель или проверяющие органы могут усомниться в достоверности документа.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Нужно ли заверять запись о награждении в электронной трудовой книжке (ЭТК)?

Нет. В ЭТК все записи (и о работе, и о награждениях) вносятся и хранятся в защищённой информационной системе. Заверение печатью и подписью не требуется. Заверяется только специальная запись о выдаче ЭТК работнику (п. 35 Правил).

Можно ли перенести старую запись о награждении из раздела «Сведения о награждении» в раздел «Сведения о работе»?

Нет, это запрещено. Записи о награждениях и о работе хранятся в отдельных разделах. Перенос или зачёркивание записей в этих разделах не допускается. Ошибки исправляются только через вкладыш с правильной записью в соответствующем разделе.

Все ли награждения вносятся в трудовую книжку?

Вносятся только официальные награждения (государственные, ведомственные, муниципальные), выданные от имени организации. Не вносятся: благодарности в произвольной форме, внутренние премии, сертификаты, грамоты от профсоюзных органов (если они не являются официальной наградой от работодателя). Уточняйте статус награды у кадровика или в локальных актах организации.

Правильное оформление раздела «Сведения о награждении» — это не формальность, а защита трудовых прав работника. Кадровик должен:

1. Своевременно вносить записи о награждениях.
2. Обязательно заверять все записи в этом разделе при увольнении сотрудника.
3. Немедленно исправлять выявленные нарушения, обращаясь к предыдущему работодателю или оформляя вкладыш.
4. Проверять трудовые книжки при приёме на работу на предмет незаверённых записей о награждениях.

Внимательность и знание правил — залог достоверности трудового стажа и спокойного будущего работника.

Статья подготовлена на основе анализа актуальных нормативных документов и практических рекомендаций (КонсультантПлюс, Кадровик-практик, Минтруд РФ). Дата актуализации: . Обратите внимание, что законодательство может меняться.