Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Поэтому точность и законность внесенных в нее записей имеют первостепенное значение. Любое изменение данных (фамилии, имени, отчества, реквизитов, должности, дат) должно проводиться в строгом соответствии с трудовым законодательством. В 2026 году действуют как общие правила, так и новые нюансы, связанные с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК).

Правовая основа: что регулирует порядок внесения изменений?

Основным документом является Трудовой кодекс РФ, а именно Глава 12 (Статьи 66-69), которая устанавливает общие правила оформления трудовых книжек. Порядок исправления ошибок и внесения изменений детализирован в Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждается Минтрудом). В 2026 году эта инструкция действует с учетом изменений, связанных с цифровизацией.

Ключевые изменения законодательства с 2026 года

Важно понимать контекст:

• Электронные трудовые книжки (ЭТК) стали основным форматом с 1 января 2026 года для вновь принимаемых на работу граждан, не имеющих ранее выданной бумажной книжки. Учет ведется в системе СФР.
• Бумажные трудовые книжки сохраняются для сотрудников, которые:
  • уже имели такую книжку до 2026 года;
  • подали письменное заявление о сохранении бумажного формата (если они были приняты в 2024-2025 гг.);
  • не сделали выбор в пользу электронного формата в установленный срок.
• Работодатель, принявший в 2026 году сотрудника с бумажной книжкой, обязан продолжать ее вести, если от работника не поступило заявление на переход в ЭТК.
• Бланки трудовых книжек с 2026 года могут печатать не только Госзнак, но и другие организации, включенные в официальный реестр. Менять старые книжки на новые по форме не требуется.

Основания для внесения изменений

Изменения вносятся только при наличии документального основания:

1. Документы, подтверждающие изменение персональных данных: паспорт (при смене ФИО), свидетельство о рождении/браке, решение суда, диплом об образовании (при изменении специальности).
2. Приказы (распоряжения) работодателя: о приеме на работу, переводе, изменении условий трудового договора, увольнении, о присвоении квалификации.
3. Заявление работника (например, о внесении записи об образовании, если оно было получено после приема на работу).
4. Исправительный приказ (если в первоначальной записи была допущена ошибка).

Пошаговый порядок внесения изменений (универсальный алгоритм)

Шаг 1: Получение заявления от работника (если инициатива исходит от него)

Работник должен написать заявление с просьбой внести изменения. В заявлении указываются:

• ФИО, дата рождения;
• номер трудовой книжки (если она уже выдана);
• конкретные данные, которые требуют изменения, и их новый вариант;
• причина изменения (например, «в связи с изменением фамилии по свидетельству о браке №… от…»).

Шаг 2: Подготовка и издание приказа (распоряжения) работодателя

На основании заявления и приложенных документов кадровая служба готовит приказ об изменении записей в трудовой книжке. В приказе указываются:

• ФИО работника;
• реквизиты трудовой книжки;
• какие записи и в каком разделе подлежат изменению;
• основание (ссылка на заявление, приказ о приеме и т.д.).

Приказ подписывается руководителем организации и согласуется с работником (под роспись).

Шаг 3: Непосредственное внесение изменений в книжку

Изменения вносятся непосредственно в саму трудовую книжку (в соответствующий раздел или на титульный лист).

• Если ошибка допущена работодателем (неверно указана дата, должность и т.д.): запись зачеркивается одной жирной чертой (чтобы было видно исправленное), делается правильная запись, ставится подпись ответственного лица (обычно кадровика) и дата исправления. Исправление заверяется печатью организации.
• Если меняются данные о работнике (ФИО, образование): делается новая запись в соответствующем разделе (например, в разделе «Образование» или на титульном листе). Старая запись не зачеркивается, так как она была верной на момент ее внесения. Делается ссылка на основание (например, «В связи с изменением фамилии на основании свидетельства о браке…» ).
• При изменении наименования организации (реорганизация, смена названия): в разделе «Сведения о работе» делается запись: «В связи с реорганизацией (изменением наименования) с … (дата) … (наименование новой организации)».

Шаг 4: Оформление акта и выдача книжки

После внесения изменений составляется акт (или делается отметка в приказе) о том, что изменения внесены. Работнику выдается книжка под расписку в журнале учета выдачи документов.

Особенности работы с электронными трудовыми книжками (ЭТК) в 2026 году

Если работник перешел на ЭТК:

• Все записи вносятся исключительно в электронный формат через отчет ЕФС-1.
• Для внесения изменений работодатель формирует корректирующий отчет в СФР на основании тех же документов (приказов, заявлений).
• Бумажная книжка не ведется. Работник может получить выписку из ЭТК по своему заявлению.
• Если у работника уже есть бумажная книжка, а он переходит на ЭТК, то после передачи всех данных в СФР бумажный экземпляр не подлежит дальнейшему ведению. Его возвращают работнику.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Можно ли исправлять ошибку в уже завершенной записи (например, в записи об увольнении)?

Да, но только по инициативе работодателя и с соблюдением процедуры: зачеркивание, новая запись, подпись, печать, дата исправления. Если ошибка была по вине работника (например, он предоставил неверные сведения), исправление возможно только на основании его заявления и подтверждающих документов.

Что делать, если работник не может предоставить документ для изменения (например, утерял свидетельство о смене фамилии)?

Изменения вносятся только при наличии оригинала или заверенной копии соответствующего документа. Без этого внесение записи незаконно. Работнику необходимо восстановить документ.

Кто имеет право вносить записи и исправления?

Записи вносятся уполномоченным представителем работодателя (кадровиком, специалистом по кадрам, руководителем). Исправления также должны быть сделаны и заверены этим лицом. Запрещено вносить записи самим работникам.

Важные предупреждения и типичные ошибки

• Нельзя использовать корректирующую жидкость, стирать, подчищать записи. Это считается грубым нарушением.
• Нельзя вносить изменения задним числом (кроме исправления явных ошибок, дата исправления — текущая).
• Все исправления должны быть ясно читаемы и заверены печатью организации и подписью ответственного.
• При смене руководителя организации новые руководители не имеют права вносить изменения в записи, сделанные прежним руководством, без оснований.
• При реорганизации (слияние, разделение) все трудовые книжки передаются правопреемнику, который продолжает их ведение. Записи о работе в прежней организации остаются без изменений.

Порядок внесения изменений в трудовые книжки в 2026 году сочетает традиционные правила, закрепленные в ТК РФ, и новые реалии работы с электронными документами. Ключевое правило: любое изменение должно быть документально обосновано, оформлено приказом и корректно отражено в книжке (бумажной или электронной). Несоблюдение этих требований может привести к признанию записей недействительными, проблемам при подтверждении стажа и административной ответственности для работодателя.

Примечание: Настоящая статья носит справочный характер. В спорных ситуациях рекомендуется обращаться к актуальной редакции Трудового кодекса РФ, Инструкции по заполнению трудовых книжек и консультироваться с юристом по трудовому праву.