Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Именно туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и на какой должности работал человек. Несмотря на активную цифровизацию и переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), у многих россиян до сих пор ведутся бумажные варианты. Более того, с 2023 года их нужно оформлять на новых бланках. Ошибка в бумажной трудовой может обернуться серьезными проблемами: стаж не учтен, пособие меньше, и всё из-за одной неверной строчки! Давайте разберемся, как правильно вносить записи об увольнении в 2025-2026 годах.
Общие правила внесения записей
При прекращении рабочих правоотношений работодатель обязан внести соответствующую запись об увольнении в трудовую книжку тех сотрудников, для которых документ ведется в бумажном виде. Вносится запись об увольнении в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки или вкладыша в нее.
Чтобы провести увольнение в полном соответствии с законом, необходимо придерживаться следующих общих правил:
- Указание статьи: В книжке указывается не только пункт, но и часть соответствующей статьи, по которой работник уволен.
- Формулировка: Можно использовать формулировки «Уволен», «Трудовой договор расторгнут» или «Трудовой договор прекращен». Выбор зависит от основания увольнения.
Пошаговый процесс внесения записи
Для того чтобы запись была верной, кадровику или работодателю следует соблюдать строгий алгоритм:
- Издать приказ об увольнении сотрудника.
- В графе 1 раздела «Сведения о работе» поставить порядковый номер записи.
- В графе 2 указать дату увольнения (день прекращения трудового договора).
- В графе 3 написать саму формулировку увольнения с обязательным указанием причины и ссылки на статью, часть и пункт Трудового кодекса РФ.
- В графе 4 указать дату и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого внесена запись.
- Заверить записи подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью (при наличии) и подписью самого работника.
Особенности записей при разных основаниях увольнения
Рассмотрим наиболее частые ситуации, которые вызывают вопросы у работодателей.
Увольнение по собственному желанию
Запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию — это один из тех рабочих моментов, в которых наиболее важно соблюсти все требования закона и учесть нюансы. Стандартная формулировка звучит так:
«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Если у работника есть уважительная причина (например, женщина срочно увольняется, так как ее мужа-военного переводят на новое место службы, и она предоставила соответствующую справку), то в записи может быть отражено это обстоятельство, и увольнение будет происходить без отработки.
Увольнение по соглашению сторон
Запись при увольнении по соглашению сторон вносится в общем порядке. Формулировка должна строго соответствовать ТК РФ:
«Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Увольнение за прогул (и решения судов)
Иногда записи приходится менять уже после увольнения. Например, работник был уволен за прогул (подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 ТК РФ), но по решению суда основание увольнения было изменено на увольнение по соглашению сторон. В связи с этим работодатель обязан внести изменения в трудовую книжку: признать предыдущую запись недействительной и внести новую на основании судебного решения.
Специфические ситуации: дистанционные работники
В современных реалиях актуален вопрос с дистанционными сотрудниками. Например: работник трудоустроен в организацию г. и осуществляет трудовую функцию дистанционно. Как внести запись в обособленное подразделение?
В таком случае запись об увольнении вносится по общим правилам. Если у дистанционного работника бумажная трудовая книжка, он может выслать её работодателю по почте для внесения записи и последующего возврата, либо работодатель вправе внести запись на основании электронного образа бумажной трудовой книжки (если такой механизм предусмотрен локальными нормативными актами).
Исправление ошибок
Если в записи допущена ошибка, зачеркивать её категорически нельзя! В разделе «Сведения о работе» под следующим порядковым номером вносится запись:
«Запись за номером таким-то недействительна», после чего пишется верный текст. В графе 4 повторно указывается ссылка на приказ.
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Россиянам доступен сравнительно новый формат — электронная трудовая книжка. Тем не менее, бумажный документ всё ещё требует безукоризненного ведения. Руководствуйтесь Трудовым кодексом РФ, Инструкцией по заполнению трудовых книжек и внутренними локальными нормативными актами, чтобы защитить своих сотрудников от потери стажа и проблем с будущими пособиями.