Важное напоминание: С 1 января 2021 года в России начался переход на обязательное ведение электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако для многих работников, имеющих на руках «бумажную» книжку, вопрос о её дальнейшем использовании остаётся актуальным. Данная статья объясняет, что происходит, если сотрудник подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки.
Ключевой принцип: выбор за работником
Законодательство (ст. 66.1 Трудового кодекса РФ) предоставляет работнику право выбора:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — основной, универсальный формат с 2021 года.
- Бумажная трудовая книжка — продолжает использоваться только по письменному заявлению работника.
Главное: Если заявление не подано, работодатель обязан вести сведения только в электронном виде через Пенсионный фонд России (ПФР).
Кто и когда должен подать заявление?
Работники, уже состоявшие в трудовых отношениях на 31 декабря 2020 года
Этим лицам для продолжения ведения бумажной книжки необходимо было подать заявление до 31 декабря 2020 года включительно. Если заявление не было подано в этот срок, с 1 января 2021 года их трудовая книжка переводится в электронный формат автоматически.
Новые сотрудники, принятые после 1 января 2021 года
При приеме на работу новый сотрудник, желающий вести бумажную книжку, обязан подать заявление работодателю сразу (вместе с другими документами). Если заявления нет — работодатель оформляет запись в ЭТК.
Как выглядит заявление? Образец и содержание
Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:
- Наименование организации (работодателя).
- ФИО и должность руководителя (или в отдел кадров).
- ФИО и должность заявителя (работника).
- Чёткую просьбу: «Прошу продолжать ведение моей трудовой книжки в бумажной форме».
- Дату и личную подпись.
Важно: Заявление является внутренним документом организации и хранится у работодателя в личном деле сотрудника.
Обязанности работодателя после получения заявления
Получив заявление, работодатель обязан:
- Продолжать вести бумажную трудовую книжку (вносить записи, заверять их печатью).
- Одновременно не вести электронную книжку в ПФР по этому сотруднику. Сведения о трудовой деятельности не передаются в Пенсионный фонд.
- При увольнении работника выдать ему бумажную книжку с внесёнными записями.
Нюанс: Если у работника уже есть бумажная книжка с записями, а он подал заявление, работодатель продолжает её вести. Если книжки нет, работодатель должен оформить новую бумажную книжку установленного образца.
Что происходит при смене работы?
Ситуация, когда сотрудник с бумажной книжкой увольняется и идёт на новую работу, регулируется так:
- При увольнении: Работодатель возвращает бумажную книжку сотруднику.
- При приеме на новую работу:
- Если сотрудник не подает новое заявление — новый работодатель не имеет права требовать бумажную книжку. Он обязан запросить сведения об трудовой деятельности через ПФР (из ЭТК) и оформить приём на работу без предъявления книжки.
- Если сотрудник подает заявление о продолжении ведения бумажной книжки — новый работодатель обязан принять её и продолжать вести в бумажном виде.
Как новый работодатель узнает о выборе сотрудника? Информация о наличии заявления и формате ведения книги не передаётся автоматически; Сотрудник должен сам предупредить нового работодателя и предоставить бумажную книжку вместе с заявлением. Если заявление было подано ранее, его копия может находиться в личном деле сотрудника.
Завершение переходного периода (с 1 января 2026 года)
С переходный период по внедрению ЭТК завершается. Это означает:
- Для вновь принимаемых на работу граждан бумажная трудовая книжка больше не оформляется, независимо от заявления. Ведутся только ЭТК.
- Для работников, имеющих бумажную книжку на и подавших заявление до этой даты, ведение бумажного формата продолжается до окончания трудового договора.
- При увольнении такой сотрудник получает бумажную книжку. При последующем трудоустройстве с новый работодатель не будет вести бумажную книжку, даже если сотрудник подаст заявление. Сведения о его трудовой деятельности будут доступны только в электронном виде через ПФР.
Частые вопросы (FAQ)
Вопрос: А что, если я не помню, подавал ли я заявление в 2020 году?
Ответ: Уточните у своего предыдущего работодателя. Заявление хранится в вашем личном деле. Также вы можете запросить выписку из ПФР — если ваша трудовая книжка ведётся в электронном виде, сведения о ней будут в системе. Если бумажная книжка продолжает вестись, в ПФР информация о ней может отсутствовать.
Вопрос: Могу ли я отозвать своё заявление и перейти на электронную книжку?
Ответ: Да, работник вправе в любой момент подать заявление об отказе от продолжения ведения бумажной трудовой книжки. С этого момента работодатель обязан перевести ведение сведений в электронный формат через ПФР.
Вопрос: А если у меня нет бумажной книжки вообще?
Ответ: Если вы не имели бумажной книжки до 2021 года (например, первый трудовой стаж), вам не нужно ничего подавать. Ваша трудовая книжка с момента первого трудоустройства будет вестись только в электронном виде.
Вопрос: Что делать с дубликатом бумажной книжки?
Ответ: Если бумажная книжка утеряна, работодатель (по заявлению работника) оформляет дубликат. Если заявление о продолжении ведения бумажной книжки подано, дубликат оформляется на бумаге. Если нет, сведения о восстановлении записи вносятся только в ЭТК.
Подача заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки — это право, а не обязанность работника. Однако это право имеет строгие временные рамки для тех, кто уже работал до 2021 года. Для новых сотрудников с 2026 года такой возможности не останется.
Практический совет: Если вы хотите сохранить бумажную книжку, подайте заявление немедленно при приёме на работу (если это возможно) и храните копию заявления у себя. При смене работы обязательно предупреждайте нового работодателя о своём выборе и передавайте ему бумажную книжку.
Статья подготовлена на основе анализа актуальной судебной практики и разъяснений контролирующих органов. Законодательство может меняться. Для получения персональной консультации обращайтесь к юристу по трудовому праву.