Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и его профессиональные достижения. Одним из важнейших разделов трудовой книжки является запись о награждении. Однако не все виды поощрений подлежат внесению в этот документ. В этой статье подробно разберём, какие награждения вносятся в трудовую книжку, на каких основаниях, как правильно оформить запись и что делать, если поощрение было пропущено.

Что именно вносится в трудовую книжку: законодательная база

Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н (в редакции на 2026 год). В пункте 25 этих Правил чётко указано, какие сведения о награждении обязательно вносятся в трудовую книжку:

• а) о награждении государственными наградами (орденами, медалями, почетными грамотами Президента РФ, Правительства РФ и т.д.);
• б) о присвоении государственных почетных званий (например, «Заслуженный работник культуры», «Почётный работник образования» и др.);
• в) о награждении ведомственными наградами, только если это предусмотрено законодательством или локальными нормативными актами организации.

Важно понимать: не все благодарности и грамоты вносятся. Только те, которые носят официальный, юридически значимый характер и связаны с трудовыми заслугами.

Что НЕ вносится в трудовую книжку:

• Простые благодарности от руководства (даже если подписаны приказом);
• Грамоты от профсоюзных организаций (если не являются ведомственными наградами);
• Премии (денежные или материальные) — они не являются награждением в смысле трудового законодательства;
• Устные поощрения, публикации в корпоративных СМИ, «Благодарность за добросовестный труд» без официального статуса.

Какие награждения считаются государственными?

Государственные награды — это те, которые учреждены Указами Президента РФ или Федеральными законами. К ним относятся:

1. Ордена (например, Орден «За заслуги перед Отечеством»)
2. Медали («За трудовую доблесть», «За отличие в охране общественного порядка»)
3. Почетные звания («Заслуженный врач РФ», «Почётный работник промышленности РФ» и др.)
4. Почетные грамоты Президента РФ и Правительства РФ

Все эти награды вносятся в трудовую книжку на основании официальных документов: указов Президента, постановлений Правительства, распоряжений или приказов федеральных органов исполнительной власти.

Пример записи в трудовой книжке:

Сведения о награждении: Награждён орденом «За заслуги перед Отечеством» IV степени
Основание: Указ Президента РФ от № 147

Ведомственные награды: когда и как вносятся?

Ведомственные награды — это поощрения, учреждённые министерствами, ведомствами или организациями (например, «Почётный работник Министерства здравоохранения РФ», «Лучший бухгалтер компании» по итогам года).

Важно! В трудовую книжку можно внести запись о ведомственной награде только если:

• Она учреждена официальным приказом (или положением) по организации;
• Это положение содержит перечень наград, подлежащих внесению в трудовую книжку;
• Награда присуждена за выдающиеся трудовые достижения (не за участие в мероприятии или юбилей).

Таким образом, если в вашей организации есть Положение о поощрении работников, в котором указано, что «Почётная грамота директора» вносится в трудовую книжку — то это возможно. Без такого положения — вносить нельзя.

Пример ведомственной записи:

Сведения о награждении: Награждён Почётной грамотой директора ООО «СтройПроект»
Основание: Приказ № 87-п от «О поощрении работников за высокие результаты работы в 2024 году»

Как правильно оформить запись о награждении?

Запись в трудовой книжке должна соответствовать строгим требованиям:

1. Дата — дата издания приказа или указа (не дата вручения награды).
2. Содержание — полное наименование награды (без сокращений, если это не общепринятое сокращение).
3. Основание, реквизиты документа: тип документа, номер, дата. Например: «Указ Президента РФ от № 210» или «Приказ № 12-р от ».
4. Подпись и печать — запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (если она есть).

Важно! Запись вносится в раздел «Сведения о награждении» (не в раздел «Работа» или «Увольнение»). В электронной трудовой книжке эта информация также фиксируется в соответствующем разделе — «Награждения».

Электронная трудовая книжка: особенности внесения

С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). В ней информация о награждениях вносится аналогично бумажной версии — через работодателя в систему Пенсионного фонда РФ.

Кадровый отдел обязан:

• Загрузить сведения о награждении в личный кабинет работника через сервис «Работодатель» на сайте ПФР;
• Указать все реквизиты документа (номер, дата, тип);
• Сохранить оригиналы приказов и указов в архиве на случай проверки.

Работник может самостоятельно проверить наличие записи в личном кабинете на сайте www.pfrf.ru или в приложении «Госуслуги».

Что делать, если награждение не было внесено?

Если в трудовой книжке отсутствует запись о государственной награде, которую работник получил, например, в 1993 году — это не критично, но исправимо.

Алгоритм исправления:

1. Собрать оригиналы документов (указ, постановление, наградной лист, копию приказа).
2. Написать заявление на имя руководителя организации с просьбой внести исправление.
3. Кадровый отдел издаёт приказ о внесении дополнительной записи.
4. В трудовую книжку вносится запись с указанием даты оригинального награждения и даты внесения исправления.
5. Запись оформляется с пометкой: «Дополнительно» или «Внесено по заявлению работника».

В электронной трудовой книжке исправления вносятся через ПФР с приложением подтверждающих документов.

Почему важно правильно вносить награждения?

• Для карьеры — наличие государственных наград в трудовой книжке повышает престиж работника при трудоустройстве в госструктуры, банки, крупные компании.
• Для пенсии, некоторые награды учитываются при назначении досрочной пенсии (например, для работников культуры, здравоохранения).
• Для юридической защиты — в случае спора о трудовых правах, запись в трудовой книжке, официальное доказательство заслуг.
• Для репутации организации — корректное ведение трудовых книжек — признак профессионализма кадровой службы.

• В трудовую книжку вносятся только награждения за трудовые заслуги — не за участие в мероприятиях или юбилеи.
• Обязательно вносятся: государственные награды и почетные звания — на основании указов и законов.
• Ведомственные награды вносятся только при наличии локального акта организации, предусматривающего это.
• Благодарности и грамоты без статуса, не вносятся, даже если подписаны приказом.
• Запись должна содержать дату, наименование награды и реквизиты документа.
• Электронная трудовая книжка, не исключение, а продолжение бумажной: правила идентичны.
• Пропущенные награждения можно внести позже, при наличии подтверждающих документов.

Правильное ведение трудовой книжки, это не только формальность, но и важный элемент профессиональной биографии работника. Отнеситесь к этому с ответственностью — ваша запись может стать частью истории успеха человека.

Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Основано на Приказе Минтруда РФ № 320н, Трудовом кодексе РФ (ст. 191), Правилах ведения трудовых книжек и действующих нормативных актах.