Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. От правильности ее заполнения зависит будущее пенсионное обеспечение сотрудника, а также отсутствие проблем при трудоустройстве на новое место. Одним из самых частых вопросов у кадровиков и предпринимателей является: какие именно печати нужно ставить в трудовую книжку? Ошибки в этом вопросе могут привести к тому, что записи будут признаны недействительными. В этой статье мы подробно разберем все нюансы простановки оттисков в трудовой книжке согласно актуальному законодательству.
Главное правило: какая печать должна использоваться?
Самое важное и принципиальное правило заключается в том, что в трудовой книжке используется только печать организации (основная круглая печать работодателя).
Использование каких-либо иных штампов и печатей строго не допускается. Это значит, что запрещено ставить:
- Печати структурных подразделений (например, печать отдела кадров или бухгалтерии);
- Штампы для документов;
- Печати филиалов или представительств (если у них нет статуса отдельного работодателя);
- Любые иные вспомогательные печати.
Если организация работает без круглой печати (в связи с отказом от ее использования, что разрешено законом), то вместо оттиска в трудовой книжке делается соответствующая запись: «Печатью не обеспечен».
Куда именно ставится печать?
Оттиск основной печати организации проставляется в нескольких строго определенных случаях:
На титульном листе (при первичном оформлении)
Когда сотрудник впервые устраивается на работу и заводит трудовую книжку, на титульном листе ставится печать той организации, которая впервые заполняет этот документ. Печать должна захватывать часть подписи владельца книжки и часть подписи лица, ответственного за выдачу трудовых книжек. Это служит защитой от подделки подписей.
При увольнении работника
Это самая частая ситуация. При внесении записи об увольнении (расторжении трудового договора) печать ставится в графе 3 раздела «Сведения о работе», сразу под текстом записи об увольнении и ссылкой на статью ТК РФ.
При внесении сведений о награждениях
Если работник был поощрен или награжден, и об этом сделана запись в разделе «Сведения о награждениях», после последней записи также ставится печать организации.
Требования к качеству оттиска
К качеству печати в трудовой книжке предъявляются очень строгие требования, так как этот документ хранится десятилетиями. Оттиск должен быть:
- Читаемым — все буквы, цифры и элементы герба (или логотипа) должны четко считываться;
- Аккуратным — без сильных размазываний и «проплешин»;
- Правильно расположенным — печать не должна перекрывать дату увольнения (графа 2) или сам текст записи, если это делает его нечитаемым;
- Равномерным — краска должна ложиться ровным слоем.
Если печать поставлена нечетко, размазалась или попала не на то место, использовать корректирующие жидкости или замазки категорически запрещено! В этом случае ниже делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна», и вносится правильная запись, которая заверяется новой печатью.
Где заказать качественную печать для организации?
Поскольку оттиск в трудовой книжке должен быть идеальным, к самой печати организации также предъявляются высокие требования. Клише должно быть четким, а краска — не расплываться со временем. Если вашей компании требуется изготовление или обновление основной печати, важно обратиться к профессионалам.
Сегодня заказать печать можно быстро и удобно. Современные компании предлагают:
- Быстрое изготовление — например, методом лазерной гравировки, что обеспечивает высокую четкость и долговечность клише. Некоторые изготовители готовы предоставить готовую продукцию всего за пару часов.
- Удобные способы заказа — через сайт, в офисе, по электронной почте или даже в мессенджерах (например, Telegram).
- Бесплатные онлайн-конструкторы — на многих сайтах можно самостоятельно, без регистрации и абсолютно бесплатно, создать макет печати с помощью профессиональных шаблонов и дизайнерских паттернов любой сложности, а затем сразу отправить его в производство.
- Широкий выбор оснасток — от недорогих пластиковых до премиальных автоматических и карманных вариантов.
- Доставку — многие компании доставляют готовые штампы и печати прямо в офис клиента.
Использование передовых технологий и современного оборудования позволяет производителям обеспечивать высокое качество продукции по доступным ценам. Стоимость может варьироваться в зависимости от размеров, сложности рисунка и выбранной оснастки.
Ответственность за неправильную печать
Если в трудовой книжке будет стоять печать отдела кадров или сторонней организации, Пенсионный фонд РФ или будущий работодатель могут счесть запись недействительной. Это приведет к тому, что стаж за этот период не будет зачтен без дополнительных судебных разбирательств. Именно поэтому кадровику необходимо крайне внимательно относиться к тому, каким именно штампом он заверяет документы.