Трудовая книжка — один из ключевых кадровых документов, фиксирующий трудовую деятельность работника и его стаж в организации․ Она входит в систему документации по личному составу и регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ)․ В этой статье мы подробно разберём, к какой группе документов относится трудовая книжка, какие требования к её ведению, а также как происходит переход к электронным трудовым книжкам․
Классификация документов по личному составу
Документы бывают разных видов и типов․ Вид и тип документа — это категории, которые определяют его характеристики, назначение, формат и структуру․ В кадровом делопроизводстве документы делятся на:
- Кадровые документы – фиксируют отношения между работником и работодателем (трудовые договоры, приказы по личному составу, трудовые книжки, личные карточки формы Т‑2, личные дела, лицевые счета по заработной плате)․
- Информационно‑справочные документы – содержат сведения о сотрудниках, их квалификации, обучении․
- Распорядительные документы – регламентируют порядок работы и внутренние процедуры (приказы, распоряжения)․
По типам документы делятся на:
- Счета‑фактуры
- Договоры
- Акты
- Прочие документы
Трудовая книжка как кадровый документ
Трудовая книжка входит в обязательный комплект кадровых документов․ К ним относятся:
- Трудовой договор
- Личная карточка сотрудника (форма Т‑2)
- Трудовая книжка
- Приказы о приёме, увольнении, переводе
- Табель учёта рабочего времени
Эти документы фиксируют этапы трудовой деятельности работника, расчёты по оплате труда и другие важные сведения․ В совокупности они образуют документацию по личному составу․
Обязательные сведения в трудовой книжке
В трудовой книжке фиксируются:
- Дата начала работы и место трудоустройства
- Должность и должностные обязанности
- Сведения о стаже и отработанных годах
- Периодические изменения (переходы, переводы, повышение квалификации)
- Сведения о приёме и увольнении
Правовые основания
Порядок ведения и хранения трудовых книжек, выдачи дубликатов, а также правила предоставления сведений о трудовой деятельности регулируются:
- Статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации
- Постановлением Госкомтруда № 5 от 20 июня 1974 года (инструкция о порядке ведения трудовых книжек)
- Постановлением Госкомтруда № 5 от 20 июня 1974 года (образцы трудовой книжки и вкладыша к ней)
Порядок ведения и хранения
Трудовые книжки хранятся в личных делах сотрудников․ При увольнении работник получает копию трудовой книжки, а в случае потери — дубликат․ Важно, чтобы все записи были сделаны в соответствии с установленными правилами и в срок․
Переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК)
С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки․ В 2021 году специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки при приёме на работу․ Однако в некоторых ситуациях допускается ведение бумажной версии, если работник не заявил об отказе от неё․
Преимущества ЭТК:
- Удобство доступа к данным в любой точке страны
- Сокращение бумажного документооборота
- Быстрый доступ к справкам о стаже и квалификации
Электронная трудовая книжка существует только в цифровом формате и не предусматривает физического носителя․ Работодатель обязан передавать сведения в Социальный фонд России, а работник может проверить актуальность данных через электронный сервис․
Как проверить трудовой стаж
Существует несколько способов подтвердить трудовой стаж:
- Трудовые договоры и справки от предыдущих работодателей
- Выписки из приказов о приёме и увольнении
- Сведения из электронных трудовых книжек (если они доступны)
При необходимости работодатель может предоставить копию трудовой книжки или справку о стаже․
Трудовая книжка, важный элемент кадровой документации, который фиксирует историю трудовой деятельности работника․ Она относится к группе кадровых документов и регулируется Трудовым кодексом РФ․ Переход на электронные трудовые книжки делает процесс ведения и проверки данных более быстрым и удобным, но при этом сохраняется возможность обращения к бумажной версии при необходимости․ Ведение трудовой книжки в соответствии с установленными правилами обеспечивает прозрачность и законность трудовых отношений․