Трудовая книжка — ключевой документ для любого работника. Запись об увольнении, внесенная в нее, должна быть абсолютно точной и соответствовать требованиям законодательства. Ошибки в этой записи могут привести к сложностям при трудоустройстве, проблемам с расчетом стажа или даже судебным спорам. В 2026 году правила заполнения регулируются Приказом Минтруда России № 320н и Трудовым кодексом РФ.

Общий порядок внесения записи об увольнении

Процесс состоит из нескольких обязательных шагов:

1. Издание приказа (распоряжения) об увольнении. На основании заявления работника (если увольнение по собственному желанию) или иного основания составляется и подписывается приказ. Копия приказа должна быть вручена работнику под роспись.
2. Внесение записи в трудовую книжку. Запись делается на последней свободной странице раздела «Сведения о работе». Если страница закончилась, начинается новый раздел.
3. Выдача трудовой книжки. В день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику его трудовую книжку с внесенной записью. Если сотрудник не явился, работодатель должен направить ему книжку заказным письмом с уведомлением о вручении.
4. Сдача формы ЕФС-1. Работодатель обязан сдать в ПФР форму ЕФС-1 (подразделы 1 и 1.1 раздела 1) с указанием даты получения заявления об увольнении от сотрудника.

Образцы записей при увольнении по разным основаниям (2026)

Ниже приведены корректные формулировки для наиболее распространенных случаев. Важно: используйте только те статьи ТК РФ, которые действительно соответствуют причине увольнения.

Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)

Это самое распространенное основание. Запись должна быть нейтральной и точно отражать волю работника.

Примечание: Для сотрудников, работающих менее 15 дней, срок предупреждения не требуется. В записи можно указать: «Уволен(а) по собственному желанию, предупредив работодателя в письменной форме за 1 (один) рабочий день до даты увольнения».

Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)

Основание применяется, если работник и работодатель договорились об расторжении договора по взаимному согласию.

Увольнение в связи с истечением срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ)

Применяется для срочных договоров, которые не были продлены.

Увольнение за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (ст. 81 ТК РФ)

Требует соблюдения строгой процедуры: дисциплинарного взыскания, объяснительной, приказа. В записи указывается конкретная статья.

Увольнение в связи с ликвидацией организации (ст. 81 ТК РФ)

Особенности заполнения в 2026 году

• Электронная трудовая книжка (ЭТК): Если работник выбрал ЭТК, запись об увольнении вносится в электронный документ. Бумажная книжка не выдается. Однако по письменному заявлению работника ему может быть выдана бумажная трудовая книжка (или выписка из ЭТК).
• Сокращенная запись: В ЭТК допускается сокращенная запись без указания полного текста статьи ТК РФ, но с указанием номера пункта части 1 статьи 77 ТК РФ, даты и номера приказа.
• Исправления: Любые исправления в записях (даже одна буква) запрещены. При ошибке запись полностью зачеркивается (одной жирной чертой, чтобы было видно прежний текст) и делается новая. Обе записи (зачеркнутая и новая) заверяются подписью и печатью. Лучше всего — ошибочную запись заверить как недействительную и сделать новую на чистом месте.

Что делать, если запись внесена неправильно?

Если вы обнаружили ошибку в своей трудовой книжке после увольнения:

1. Обратитесь с письменным заявлением к бывшему работодателю с просьбой внести корректировку.
2. Работодатель обязан рассмотреть заявление и, если ошибка подтвердится, вынести приказ об исправлении записи и внести правильную запись.
3. Если работодатель отказывается, вы можете обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для принудительного исправления записи.
4. На время рассмотрения спора у вас должен быть документ, подтверждающий факт работы и увольнения (приказ, трудовая книжка с ошибочной записью, заявление).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

В: Можно ли написать «Уволен по инициативе работника»?

Ответ: Нет. Это неверная формулировка. Правильно — «Уволен по собственному желанию». Фраза «по инициативе работника» не является юридическим термином и может быть истолкована двояко.

В: Что писать, если сотрудник не отработал весь месяц?

Ответ: В записи указывается только дата увольнения (последний день работы). Не нужно писать «до окончания месяца» или «с 15 числа». Пример: «Уволен(а) по собственному желанию… «.

В: Обязательно ли указывать в записи причину увольнения подробно?

Ответ: Нет. Достаточно точного названия основания, предусмотренного ТК РФ (например, «по соглашению сторон», «в связи с истечением срока трудового договора»). Детали (например, «в связи с уходом за ребенком») указывать не нужно, если это не отдельное основание по ТК РФ.

В: Как правильно оформить запись, если увольнение происходит 31 декабря?

Ответ: Дата увольнения, 31 декабря. Запись вносится в этот день. Формулировка основания зависит от причины увольнения (собственное желание, истечение срока договора и т.д.).

Правильное заполнение записи об увольнении в трудовой книжке — это защита ваших прав и интересов как работника. Всегда проверяйте, чтобы в записи были: точная дата увольнения, номер и дата приказа, корректное основание, подпись и печать. При малейших сомнениях — уточняйте формулировку у кадровика или юриста. Помните, что с 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек, но принципы корректности записи остаются прежними.

Статья подготовлена на основе актуальных норм трудового законодательства РФ и разъяснений Роструда на 2026 год. Для получения персональной консультации по вашему случаю рекомендуется обратиться к специалисту.