Трудовая книжка – один из важнейших документов‚ подтверждающих трудовой стаж работника. Вопрос о том‚ в каких случаях работодатель обязан передать оригинал трудовой книжки сотруднику‚ а когда он может удерживать её у себя‚ часто возникает как у работодателей‚ так и у работников. Ниже подробно рассмотрены законодательные нормы‚ практические рекомендации и типовые формы заявлений.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 62‚ часть 1‚ 84.1‚ 84.2.
- Постановление Правительства РФ № 99‑н от г. «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек».
- Пункт 11 Правил обращения за пенсией (утверждённые приказом Пенсионного фонда РФ от г.).
- Приказы Минтруда России и разъяснения Роструда (2023‑2025 гг.) о выдаче оригиналов и заверенных копий.
Согласно ч. 1 ст. 62 ТК РФ работодатель обязан вести трудовую книжку работника и передавать её сотруднику в оригинале в следующих случаях:
- При приёме на работу (если у работника ещё нет книжки).
- При увольнении – оригинал передаётся работнику в течение трёх рабочих дней.
- По письменному заявлению работника‚ если оригинал необходим для предъявления в органы обязательного социального страхования (ПФР‚ ФСС).
Когда оригинал обязателен к выдаче?
Для оформления пенсии и социальных выплат
Пенсионный фонд в рамках пункта 11 Правил обращения за пенсией требует оригинал трудовой книжки. В этом случае работодатель обязан направить оригинал в ПФР‚ а не выдавать его работнику. После получения подтверждения от фонда оригинал может быть возвращён работнику.
При увольнении
Работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки в течение трёх рабочих дней со дня увольнения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Если работник не получает книжку в срок‚ он имеет право подать письменную претензию.
По письменному заявлению работника
Если сотрудник нуждается в оригинале для представления в органы социального страхования‚ он может направить работодателю письменное заявление. После получения заявления работодатель обязан выдать оригинал в течение трёх рабочих дней (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).
Когда работодатель может удерживать оригинал?
- Если трудовая книжка не ведётся в соответствии с ТК РФ (например‚ в случае применения электронной трудовой книжки).
- Если оригинал нужен для выполнения обязательных государственных требований (например‚ передача в ПФР по пункту 11 Правил).
- Если работник отказывается возвращать оригинал после выполнения цели (работодатель может потребовать расписку о получении).
Как правильно оформить запрос работника
Для избежания конфликтов рекомендуется использовать стандартную форму заявления. Ниже приведён образец.
Образец заявления работника о выдаче оригинала трудовой книжки
Заявление «___» __________ 2026 г. Я‚ _______________________________ (ФИО)‚ дата рождения ____________‚ паспорт: серия ___ № ________‚ выдан ____________‚ трудовой договор № ________‚ прошу выдать мне оригинал трудовой книжки (№ __________) для представления в ______________________ (указать конкретный орган‚ например‚ Пенсионный фонд РФ). Основание: ст. 62 ТК РФ‚ пункт 11 Правил обращения за пенсией. С уважением‚ ____________________ (подпись)
После получения заявления работодатель:
- Проверяет наличие оригинала в архиве.
- Подготавливает документ к выдаче (при необходимости – делает копию и заверяет её).
- Составляет расписку о выдаче оригинала‚ где фиксируются дата‚ цель выдачи и обязательство вернуть документ.
- Выдаёт оригинал в течение трёх рабочих дней.
Что делать‚ если оригинал не требуется?
Во многих случаях (например‚ при предоставлении справки о стаже в банк) достаточно выдать заверенную копию трудовой книжки. В этом случае работодатель:
- Сделает копию нужных страниц.
- Заверит её своей подписью и печатью (или подписью уполномоченного лица).
- Укажет в заверении цель выдачи копии.
Законодательство не запрещает выдачу копии‚ однако оригинал может потребоваться только в случаях‚ указанных в пункте 2.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2023 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). При её наличии:
- Работодатель не обязан хранить бумажный оригинал.
- Работник может получить доступ к своей ЭТК через портал Госуслуги.
- Для целей‚ требующих бумажный документ (например‚ в ПФР)‚ работник может запросить распечатку и её заверение;
Практические рекомендации для работодателей
- Вести журнал выдачи трудовых книжек; В нём фиксируются ФИО сотрудника‚ дата выдачи‚ цель и подпись получателя.
- Требовать расписку. При выдаче оригинала работник подписывает расписку о получении и обязательстве вернуть документ после завершения цели.
- Хранить копии страниц. Делайте скан-копию каждой страницы перед выдачей оригинала – это поможет быстро восстановить запись в случае утери.
- Обучать персонал HR. Убедитесь‚ что сотрудники отдела кадров знают нормативные сроки (3 рабочих дня) и порядок оформления заявлений.
- Следить за изменениями законодательства. Регулярно проверяйте новые приказы Минтруда и разъяснения Роструда.
Что делать‚ если работодатель отказывается выдать оригинал?
Работнику следует:
- Подать письменную претензию в адрес работодателя с указанием ссылки на ст. 62 ТК РФ.
- Если в течение 10 дней претензия не удовлетворена – обратиться в инспекцию труда или в суд.
- При необходимости можно направить запрос в ПФР с копией заявления‚ чтобы подтвердить необходимость оригинала.
- Оригинал трудовой книжки выдаётся сотруднику в обязательном порядке при приёме на работу‚ увольнении и по письменному заявлению‚ если он нужен для органов социального страхования.
- В остальных случаях работодатель может удерживать оригинал и выдавать лишь заверенную копию.
- Соблюдение сроков (три рабочих дня) и оформление письменных заявлений/расписок – ключ к безконфликтному взаимодействию.
- Переход на электронную трудовую книжку упрощает процесс‚ но в случае необходимости бумажного документа следует использовать официальные распечатки и заверения.
Надеемся‚ что данная статья поможет как работодателям‚ так и работникам разобраться в вопросе выдачи оригинала трудовой книжки и избежать недоразумений.