Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих стаж работы, начисление пенсионных баллов и другие социальные права работника. Вопрос о том, кто имеет право её получить, часто возникает как у сотрудников, так и у работодателей. Ниже мы подробно рассмотрим законодательные нормы, практические ситуации и порядок передачи трудовой книжки.

Правовые основы

В России регулирование трудовых книжек содержится в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) и Федеральном законе «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». Основные статьи:

• Статья 64 ТК РФ – порядок ведения трудовой книжки.
• Статья 65 ТК РФ – порядок её выдачи и возврата.
• Статья 71 ТК РФ – ответственность за нарушение требований к ведению трудовой книжки.

Кто имеет право получить трудовую книжку?

Сам работник

Работник имеет право забрать трудовую книжку в следующих случаях:

1. При увольнении (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя).
2. При переводе на работу в другое предприятие, если новое место работы требует наличия книжки.
3. При выходе на пенсию.
4. При смерти работника (книга передаётся наследникам).
5. При переходе на электронный реестр (в Украине, например, с 10 июня 2026 г.) – в этом случае физическая книжка может быть изъята, а данные перенесены в электронный реестр.

Работодатель

Работодатель может удержать трудовую книжку только в строго определённых случаях:

• До момента оформления всех записей о работе, включая окончание трудового договора.
• Если работник находится в отпуске без сохранения места работы и книжка необходима для оформления новых записей (например, при переводе в другой отдел).
• В случае, когда работник отказывается подписать запись о прекращении трудовых отношений – в этом случае книжка может быть удержана до подписания, но не более 3 дней.

Государственные органы

Трудовую книжку могут запросить:

• Пенсионный фонд РФ – для подтверждения страхового стажа.
• Органы соцзащиты – при проверке соблюдения трудового законодательства;
• Суд – в рамках судебного разбирательства, если книжка является доказательством.

Специальные ситуации

Оцифровка трудовых книжек (Украина)

С 10 июня 2026 г. в Украине все бумажные трудовые книжки обязаны быть оцифрованы и внесены в Электронный реестр застрахованных лиц. В этом случае:

• Работник может запросить у работодателя выдачу оригинала только после подтверждения, что данные успешно перенесены в реестр.
• Если работник отказывается от оцифровки, он всё равно обязан предоставить работодателю оригинал для внесения записей, но после завершения процесса книжка может быть возвращена.

Смерть работника

В случае смерти трудовая книжка считается имуществом наследников. Наследники могут получить её, предъявив:

1. Свидетельство о смерти.
2. Документ, подтверждающий право наследования (завещание или решение суда).

При банкротстве работодателя

Если предприятие объявлено банкротом, трудовые книжки находятся в распоряжении арбитражного управляющего. Работники могут потребовать их выдачу в течение 30 дней после официального уведомления о банкротстве.

Порядок передачи трудовой книжки

1. Подготовка записей. Работодатель вносит запись о прекращении трудовых отношений, указывает дату увольнения, причину и подписи сторон.
2. Подпись работника. Работник подписывает запись о завершении договора. Если он отказывается, работодатель фиксирует отказ в отдельном документе.
3. Выдача книжки. После завершения всех записей работодатель обязан передать книжку работнику в течение трёх рабочих дней.
4. Получение подтверждения. Работник подписывает акт приёма‑передачи, где указывается дата и состояние книжки.

Что делать, если книжку не возвращают?

Если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки без законных оснований, работнику следует:

• Сначала обратиться к работодателю с письменным запросом (рекомендовано отправить заказным письмом).
• Если ответ не последует в течение 5‑7 дней, подать жалобу в Государственную инспекцию труда или в Трудовой арбитраж.
• В случае необходимости – обратиться в суд с иском о возврате книжки и возмещении морального вреда.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кому можно доверить хранение трудовой книжки?

Только работодателю в период оформления записей. После этого книжка принадлежит работнику.

Можно ли заменить бумажную книжку на электронную?

В России пока нет полной замены, однако в Украине с 2026 г. процесс оцифровки обязателен, а оригинал может быть изъят после подтверждения переноса данных;

Что делать, если в книжке допущена ошибка?

Работник имеет право потребовать исправления. Ошибку исправляют штампом «Исправление», указывая правильные данные и подпись ответственного лица.

Трудовая книжка – документ, который в большинстве случаев принадлежит работнику, но её передача регулируется чёткими правилами Трудового кодекса. Работодатель может удерживать книжку только до завершения всех записей, а в особых случаях (смерть, банкротство, оцифровка) вмешиваются государственные органы. Знание своих прав помогает избежать конфликтов и обеспечить сохранность важного документа.

Помните: если ваш работодатель отказывается вернуть трудовую книжку без законных оснований, вы имеете право защищать свои интересы через инспекцию труда и суд.