Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. Вопрос о том, кто обязан её приобретать, часто вызывает недоразумения, особенно у работодателей‑новичков и у соискателей, впервые выходящих на рынок труда.
Правовая база
Обязанность по приобретению бланков трудовых книжек и их вкладышей закреплена в нескольких нормативных актах:
- Постановление Правительства РФ от № 225;
- Приказ Минфина РФ от № 117н;
- Трудовой кодекс РФ, ст. 66 «Трудовая книжка».
Эти документы однозначно указывают, что работодатель (за исключением физических лиц‑предпринимателей, которые могут оформить книжку самостоятельно) обязан приобретать бланки и вкладыши в трудовую книжку у официальных распространителей.
Кто именно покупает трудовую книжку?
2.1 Работодатель
Работодатель обязан:
- Закупить бланк трудовой книжки (или электронный аналог) у уполномоченных организаций‑распространителей;
- Приобрести вкладыши (страницы‑вкладыши) для последующего заполнения;
- Обеспечить каждого нового сотрудника бумажной или электронной трудовой книжкой в момент оформления трудового договора.
Для физических лиц‑предпринимателей (ИП) закон допускает самостоятельное оформление книжки, однако в большинстве случаев они также пользуются услугами типографии‑поставщика, чтобы избежать ошибок в оформлении.
2.2 Сотрудник
Сотрудник не покупает трудовую книжку. Его роль – предоставить работодателю необходимые сведения (паспорт, СНИЛС, страховое свидетельство) и своевременно получать от работодателя заполненные страницы.
Бумажная vs. электронная трудовая книжка
3.1 Бумажная трудовая книжка
До 2021 года большинство работников получали традиционный бумажный документ. При первом трудоустройстве:
- Работодатель приобретает готовый бланк и вкладыши;
- Заполняет первую страницу (данные о работнике, сведения о первом месте работы);
- Передаёт книжку сотруднику.
С 2026 года бумажные книжки всё реже используют, но они остаются законным способом ведения трудовой истории для тех, кто начал работать до 2021 года и не перешёл на электронный вариант.
3.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2021 года все новые сотрудники получают исключительно электронную трудовую книжку. Процесс выглядит так:
- Работодатель оформляет трудовой договор в системе Госуслуги;
- Система автоматически формирует запись в базе данных ПФР (СФР);
- Работник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг.
ЭТК хранится в защищённой базе данных, что исключает риск потери или повреждения документа.
Пошаговая инструкция: как оформить трудовую книжку для нового сотрудника
4.1 Оформление бумажной трудовой книжки
- Приобретение бланка и вкладышей. Работодатель заказывает их у официальных поставщиков (например, у типографии, аккредитованной Минтруда).
- Заполнение первой страницы. Указываются ФИО, дата рождения, СНИЛС, дата начала работы, должность, основание приема.
- Подписание. Сотрудник ставит подпись в графе «Согласен», работодатель – в графе «Работодатель».
- Передача книжки. Работник получает книжку и сохраняет её в надёжном месте.
4.2 Оформление электронной трудовой книжки
- Работодатель регистрирует нового сотрудника в личном кабинете работодателя на портале Госуслуг.
- Вводятся все обязательные сведения (паспортные данные, СНИЛС, дата начала работы, должность).
- Система автоматически формирует запись в базе ПФР; сотруднику отправляется уведомление о создании ЭТК.
- Сотрудник входит в свой личный кабинет на Госуслугах и проверяет корректность внесённых данных.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
- Бумажный вариант. Работник обращается к работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Работодатель заполняет новую книжку, внося сведения о предыдущих местах работы (по справкам из ПФР).
- Электронный вариант. Утеря невозможна, так как запись хранится в базе ПФР. При необходимости работник может запросить выписку из личного кабинета.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Кто покупает трудовую книжку, если человек устраивается на работу впервые?
Обязанность покупки полностью лежит на работодателе. Он приобретает бланк и вкладыши у официальных поставщиков или формирует электронную запись в системе ПФР.
Можно ли купить трудовую книжку самостоятельно?
Только в случае, если работодатель – физическое лицо‑предприниматель, которое оформляет книжку самостоятельно. Для остальных работодателей самостоятельная покупка запрещена законом.
Нужна ли бумажная трудовая книжка в 2026 году?
Если сотрудник начал работать до 2021 года и не отказался от бумажного варианта, она остаётся действительной. Новые сотрудники получают только электронную трудовую книжку.
Где хранится информация о трудовой книжке?
Для бумажных книжек – в самом документе. Для электронных – в защищённой базе данных ПФР (СФР), доступ к которой осуществляется через портал Госуслуг.
Согласно действующему законодательству РФ, трудовую книжку приобретает работодатель. Он обязан обеспечить сотрудника необходимым документом (бумажным или электронным) и вести его в соответствии с установленными правилами. Сотрудник лишь получает готовый документ и обязан своевременно проверять внесённые в него сведения.
Переход к полностью электронному формату упрощает процесс, снижает риск потери документа и делает информацию о трудовой истории доступной в любой момент через личный кабинет на портале Госуслуг.
Для более детального изучения темы рекомендуем ознакомиться с официальными источниками:
- Трудовой кодекс РФ, статья 66;
- Постановление Правительства РФ № 225 от ;
- Приказ Минфина РФ № 117н от ;
- Портал Госуслуги – раздел «Трудовая книжка».