В соответствии с российским законодательством трудовая книжка – это основной документ‚ фиксирующий трудовую деятельность гражданина. Однако её ведение не является обязательным для всех сотрудников без исключения. Ниже подробно рассмотрим‚ кто именно обязан иметь трудовую книжку‚ какие сроки работы имеют значение и какие исключения предусмотрены законом.
Нормативная база
Основные положения о ведении трудовых книжек содержатся в:
- Трудовом кодексе РФ (ст. 65 – обязанность работодателя вести трудовую книжку);
- Постановлении Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек»;
- Федеральном законе № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» (для учёта страхового стажа).
Кто обязан иметь трудовую книжку?
Согласно ст. 65 ТК РФ‚ трудовая книжка ведётся для всех работников‚ принятых на работу по трудовому договору‚ если срок их работы превышает пять дней. Это означает‚ что:
- Если сотрудник принимается на работу на срок до 5 дней включительно‚ трудовая книжка не ведёться (в этом случае достаточно оформить приказ о приёме и сделать запись в личную карточку сотрудника).
- При продолжительности работы более 5 дней работодатель обязан завести трудовую книжку и внести в неё запись о приёме на работу.
Таким образом‚ фраза «Трудовые книжки ведутся на всех работников проработавших свыше» следует понимать как «свыше пяти дней работы».
Исключения из общего правила
Несмотря на общее правило‚ существуют категории работников‚ для которых трудовая книжка может не вестись‚ даже если они проработали более пяти дней:
- Работники‚ занятые по гражданско-правовым договорам (подряд‚ авторский заказ и т.п.).
- Сотрудники‚ работающие по срочным трудовым договорам на срок до двух месяцев‚ если иное не предусмотрено коллективным договором.
- Иностранные граждане‚ работающие в России по патенту или разрешению на работу‚ если их трудовая деятельность не подлежит учёту в ПФР (например‚ краткосрочные сезонные работы).
Процедура ведения трудовой книжки
Оформление при приёме на работу
При приёме сотрудника‚ чей срок работы превышает пять дней‚ в трудовую книжку делается запись:
- Дата приёма;
- Наименование организации и её структурного подразделения;
- Должность‚ профессия или специальность;
- Номер и дата приказа о приёме.
Внесение изменений во время работы
Все последующие изменения (перевод на другую должность‚ награждение‚ увольнение и т.д.) также фиксируются в трудовой книжке соответствующими записями и ссылками на внутренние документы организации.
Оформление при увольнении
При расторжении трудового договора в трудовой книжке делается запись об увольнении с указанием:
- Дата увольнения;
- Основание (по соглашению сторон‚ по инициативе работника‚ по инициативе работодателя и т.д.);
- Номер и дата приказа об увольнении;
- Ссылка на соответствующую статью ТК РФ.
Хранение и выдача трудовой книжки
Трудовая книжка хранится у работника. Работодатель обязан:
- Выдать трудовую книжку сотруднику в день увольнения (или в следующий рабочий день‚ если день увольнения приходится на выходной);
- При утере или порче документа выдать дубликат на основании заявления сотрудника и внутреннего приказа организации;
- Обеспечить конфиденциальность сведений‚ содержащихся в трудовой книжке.
Ведение трудовой книжки – важная часть кадрового документооборота‚ которая напрямую влияет на учёт страхового стажа и последующее назначение пенсии. Основное правило простое: если работник проработал более пяти дней по трудовому договору‚ его трудовая книжка должна быть заведена и вестись на протяжении всего периода работы. Исключения касаются лишь специфических форм занятий (гражданско-правовые договоры‚ краткосрочные срочные контракты и некоторые категории иностранных работников). Соблюдение этих требований помогает избежать штрафов со стороны государственных инспекций труда и обеспечивает защиту прав работников.