Трудовая книжка — один из важнейших документов, подтверждающих стаж и трудовую биографию работника. Несмотря на глобальную цифровизацию, многие вопросы, связанные с выдачей этого документа на руки, остаются актуальными. В каких случаях работник имеет право получить трудовую книжку на время? Как правильно оформить эту процедуру? И как изменились правила в связи с полным переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) в России с 1 января 2026 года? Разберемся во всем подробно.
Зачем может понадобиться трудовая книжка на время?
По общему правилу, трудовая книжка хранится у работодателя весь период действия трудового договора. Выдача ее на руки работнику возможна только в двух случаях:
- Увольнение — в этом случае документ выдается окончательно в день увольнения.
- Временная выдача — по заявлению работника для предоставления в другие организации или государственные органы.
Чаще всего необходимость получить оригинал на время возникает в следующих ситуациях:
- Оформление пенсии. Социальные фонды часто требуют предоставить именно оригинал документа для начисления выплат.
- Оформление кредита или ипотеки. Некоторые банки настаивают на предоставлении оригинала для подтверждения занятости и стажа.
- Подтверждение стажа для визы. Посольства могут запросить оригинал при оформлении рабочей или туристической визы.
- Устройство на работу по совместительству. Если внешний совместитель хочет внести запись о дополнительной работе.
Как оформить временную выдачу?
Работодатель не имеет права просто так отдать трудовую книжку на руки без документального оформления. Процедура выглядит следующим образом:
- Написание заявления. Работник должен написать письменное заявление с указанием причины, по которой ему нужен оригинал документа, и срока, на который он его забирает.
- Издание приказа. На основании заявления работодатель издает приказ (распоряжение) о выдаче трудовой книжки на время.
- Внесение записи в книгу учета. Факт выдачи фиксируется в книге учета движения трудовых книжек. Работник ставит свою подпись.
- Получение расписки. С работника обязательно берется расписка о том, что он получил трудовую книжку на время и обязуется вернуть ее в установленный срок.
Ответственность работодателя и работника
Может ли работодатель задержать выдачу трудовой книжки? Как отмечают специалисты Министерства труда и социальной защиты (в т.ч. в разъяснениях для Республики Беларусь, где также актуальны подобные нормы), работодатель обязан выдать документ по требованию работника в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления. Задержка выдачи является нарушением трудового законодательства.
Однако и на работнике лежит серьезная ответственность:
- Своевременный возврат. По закону работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю не позднее трех рабочих дней после ее возвращения из органа, для которого она запрашивалась (например, из Пенсионного фонда или банка).
- Ответственность за сохранность. Пока документ находится на руках у работника, он несет полную ответственность за его сохранность. В случае утери или порчи восстанавливать записи придется самостоятельно через суд или архивы.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и их влияние на выдачу документа
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что трудовой стаж теперь в обязательном порядке формируется в цифровом формате в базе Социального фонда России (СФР).
Что это меняет в процедуре получения документа на время?
Снижение потребности в оригиналах
Теперь большинство работодателей, банков и государственных органов могут проверить стаж и текущую занятость гражданина через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Это значит, что необходимость нести оригинал трудовой книжки для оформления кредита или пособия постепенно отпадает.
Право выбора: бумага или цифра
Несмотря на полный переход на ЭТК в 2026 году, за работниками сохраняется право вести бумажную трудовую книжку параллельно с электронной (если они ранее подали соответствующее заявление). Если работник отказался от бумажного формата, работодатель выдает ее на руки при увольнении, и она перестает обновляться.
Выписки из ЭТК вместо оригинала
Если организации все же требуется подтверждение стажа, работник может не брать оригинал на время, а заказать выписку из электронной трудовой книжки через портал Госуслуг или МФЦ. Такая выписка имеет юридическую силу и заверяется электронной цифровой подписью (ЭЦП).
Что делать, если работодатель отказывает в выдаче?
Если работодатель под разными предлогами (например, боязнь ответственности или потери документа) отказывается выдать трудовую книжку на время по заявлению работника, это является прямым нарушением закона. В таком случае работник имеет право:
- Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
- Обратиться в прокуратуру.
- Подать иск в суд (Шестой кассационный суд общей юрисдикции и другие судебные инстанции регулярно рассматривают подобные споры, вставая на сторону работников).
За нарушение сроков выдачи трудовой книжки работодатель может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа, а также обязан будет возместить работнику материальный ущерб, вызванный невозможностью трудоустроиться или оформить пенсию.
Получение трудовой книжки на время, законное право каждого работника. Главное правило: всегда оформляйте процедуру письменно (заявление, расписка) и соблюдайте сроки возврата документа. С завершением в 2026 году перехода на электронные трудовые книжки необходимость носить оригинал в различные инстанции будет неуклонно снижаться, что сделает процесс взаимодействия между работником, работодателем и государством более безопасным и прозрачным. Однако пока бумажный документ остается в ходу, важно знать свои права и обязанности при его временном изъятии из кадрового отдела.