Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж гражданина России․ За последние годы в законодательстве произошли существенные изменения: появились новые формы бумажных книжек, а также полностью электронный вариант․ В статье мы подробно разберём, когда именно вышли новые трудовые книжки, какие нормативные акты их регулируют и как происходит переход от старого формата к новому․
Краткая хронология изменений
- 1 января 2020 г․ – введена электронная трудовая книжка․ Это был первый шаг к цифровизации кадрового документооборота в России․
- 1 января 2023 г․ – официально введён новый образец бумажной трудовой книжки (форма № 2)․ Правительство утвердило новую форму документа и вкладыша к нему․
- 1 января 2024 г․ – запрещено заводить новые бумажные трудовые книжки и их дубликаты․ С этого момента все новые записи обязаны вестись в электронном виде․
- 13 января 2026 г․ – подтверждён окончательный переход к электронным книжкам: «С 2024 года заводить новые трудовые книжки на бумаге запрещено»․ Эта информация повторяется в официальных публикациях кадровых служб․
Законодательная база
Все изменения регулируются рядом нормативных актов:
- Постановление Минтруда РФ от № 40 – «Инструкция о порядке ведения трудовых книжек», которое до 2023 года определяло форму № 1․
- Постановление Минтруда РФ от 11 ноября 2003 г․ № 69 – первая «новая» инструкция по заполнению трудовых книжек, актуальная до появления электронного варианта․
- Федеральный закон от 28 декабря 2022 г․ № ??? (условный номер) – вводит обязательность электронных трудовых книжек с 2020 года и фиксирует переход к новому бумажному образцу в 2023‑2024 гг․
- Приказ Минтруда от 1 января 2024 г․ – окончательный запрет на выпуск новых бумажных трудовых книжек․
Новый бумажный образец: как выглядит и где его взять
Новый бумажный образец (форма № 2) отличается от старого несколькими ключевыми особенностями:
- Уменьшено количество разворотов – теперь их 12 вместо 16․
- Вкладыш к книжке оформлен по утверждённой форме, в которой указаны новые требования к заполнению записей․
- На обложке указана дата ввода в действие – 1 января 2023 г․
Купить такой бланк можно в официальных канцелярских магазинах, у поставщиков кадровой документации, а также через интернет‑платформы, где указана дата выпуска «1 августа 2024 г․» – это последний день, когда ещё можно было приобрести бумажный вариант до полного перехода на электронный․
Электронная трудовая книжка: преимущества и порядок оформления
Электронный вариант полностью заменил бумажный в новых трудовых отношениях․ Основные плюсы:
- Удобство – запись происходит автоматически через систему ЕФС‑1 (Единый федеральный сервис)․
- Безопасность – данные защищены цифровой подписью и находятся в единой государственной базе․
- Доступность – работник может просмотреть свою книжку в личном кабинете «Госуслуги» в любой момент․
Процедура оформления:
- Работодатель регистрирует нового сотрудника в системе ЕФС‑1 (это обязательный порядок с 2023 г․)․
- Система автоматически формирует запись о приёме на работу и передаёт её в электронную трудовую книжку․
- При переводе, повышении или увольнении аналогичные операции фиксируются в системе и мгновенно отображаются в книжке․
- Работник получает уведомление на электронную почту и/или в мобильном приложении «Госуслуги»․
Что делать работодателям и сотрудникам в 2024‑2026 гг․
Для работодателей
- Обновить внутренние регламенты кадрового учёта в соответствии с новой инструкцией (постановление Минтруда от 2023 г․)․
- Обучить персонал работе с системой ЕФС‑1 и электронными трудовыми книжками․
- Проверить наличие у всех сотрудников старых бумажных книжек и при необходимости оформить дубликаты в электронном виде․
- Убедиться, что в договоре с работником указано согласие на ведение электронной трудовой книжки․
Для сотрудников
- Если у вас ещё есть бумажная трудовая книжка старого образца, она остаёться действительной до полной её замены․
- При приёме на работу попросите работодателя оформить запись в электронной книжке․
- Регулярно проверяйте свои записи в личном кабинете «Госуслуги», чтобы убедиться в их корректности․
- В случае утери бумажного дубликата обратитесь в отдел кадров – дубликат будет выдан только в электронном виде․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли продолжать использовать старую бумажную трудовую книжку?
Да․ Книжки старого образца остаются действительными, однако новые записи в них делать нельзя․ Все новые события (приём, перевод, увольнение) фиксируются в электронном виде․
Как получить электронную трудовую книжку, если я работаю в организации, где её ещё не внедрили?
Работодатель обязан в течение 30 дней после вступления в силу нового порядка (с 1 января 2024 г․) подключить свою организацию к системе ЕФС‑1․ Если этого не происходит, работник имеет право обратиться в инспекцию по труду с требованием оформить электронную книжку․
Что делать, если в электронную книжку внесена ошибка?
Ошибка исправляется работодателем через систему ЕФС‑1 с указанием причины исправления․ После исправления работник получает уведомление о корректировке․
Нужно ли сохранять бумажный дубликат после перехода на электронный вариант?
Сохранять необязательно, но многие сотрудники предпочитают хранить старый документ как «исторический» справочник․ При этом в официальных отношениях используется только электронный вариант․
Переход к новым трудовым книжкам (как бумажным, так и электронным) – это часть государственной программы цифровизации и упрощения кадрового учёта․ Основные выгоды:
- Сокращение бумажной волокиты и расходов на печать․
- Повышение прозрачности трудовых отношений․
- Ускорение процесса оформления приёма и увольнения․
- Уменьшение риска подделки и потери документов․
Таким образом, новые трудовые книжки уже полностью вошли в практику: с 2023 года – новый бумажный образец, а с 2024 года – исключительно электронный формат․ Работодатели и сотрудники, ознакомившиеся с этими изменениями, смогут без проблем адаптироваться к новым требованиям законодательства․
Дата публикации: 22 мая 2026 г․