Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника. С  г. действует новый порядок её ведения, хранения и печати, утверждённый Приказом Минтруда России от  № 320н. В этой статье подробно рассмотрены все аспекты, связанные с изготовлением бланков трудовых книжек, а также правила их использования, учёта и хранения.

Нормативные акты, регламентирующие порядок

• Приказ Минтруда России от  № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
• Правила ведения и хранения трудовых книжек (п. 42‑44) – основной документ, содержащий требования к оформлению, заполнению и хранению.
• Постановление Правительства РФ от  № 225 – общие положения о форме трудовых книжек.
• Собрание законодательства РФ, статья 66.1 ТК РФ – основания для выдачи дубликата.

Ключевые положения Приказа № 320н

1. С  г. вступают в силу новые формы и требования к заполнению.
2. Организация обязана обеспечить необходимое количество бланков и вкладышей.
3. Запрещено уничтожать испорченные бланки – они должны быть заменены на новые.
4. Возможность оформления дубликата в случае потери, кражи или ошибок в записи.

Форма и структура бланка трудовой книжки

Согласно Приказу № 320н, трудовая книжка состоит из нескольких разделов (страниц). Ниже перечислены основные элементы:

• Обложка – указывает organization, название, ИНН, адрес.
• Первая страница – данные работника (ФИО, дата рождения, паспортные данные).
• Раздел «Трудовая деятельность» – сведения о местах работы, должностях, датах начала и окончания.
• Вкладыш – дополнительный лист для сведений, не помещающихся в основной блок.
• Печать организации – обязательна для подтверждения записи.

Требования к оформлению бланка

При изготовлении бланка необходимо соблюдать:

1. Точную печать формы (размер, шрифт, расположение полей).
2. Использование только официальных форм, утверждённых Минтрудом.
3. Наличие всех необходимых реквизитов (номер, серия, дата выдачи).
4. Указание внизу строки «Организация имеет право выдавать данную книжку».

Порядок изготовления и распределения бланков

Организация должна обеспечить:

• Необходимое количество бланков, исходя из численности работников.
• Хранение бланков в защищённом от доступа посторонних места.
• Контроль за сроком годности бланков (не менее 5 лет с даты изготовления).

Этапы изготовления

1. Подготовка макетов в соответствии с Приказом № 320н.
2. Печать на официальном бланке (бумага, типография, или электронный вариант).
3. Контроль качества: проверка соответствия реквизитов, отсутствие ошибок.
4. Упаковка и передача в отдел кадров/бухгалтерии.

Ведение трудовых книжек: основные правила

Заполнение и хранение трудовых книжек регулируется п. 42‑44 Правил ведения и хранения.

Заполнение записей

• Записи вносятся в порядке их получения.
• Каждая запись должна быть подписана работником и заверена печатью организации.
• При внесении исправлений используется чернила другого цвета, с указанием причины.

Корректировка и исправление

Согласно пункту 42, уничтожение испорченного бланка не применяется. Вместо этого:

1. Бланк заменяется на новый.
2. Внесенные ошибки фиксируются в дополнительном листе (вкладыше).
3. Все изменения подписываются уполномоченным лицом.

Выдача и хранение

• Трудовую книжку выдают новому работнику в день начала работы.
• При увольнении выдается копия (при необходимости – дубликат).
• Хранение оригинала осуществляется в архиве организации (доступ только для уполномоченных).
• Электронные копии могут храниться в защищённой информационной системе.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется в следующих случаях:

• Потеря оригинала.
• Кража или повреждение.
• Несоответствие данных (ошибки в записи).

Процедура оформления дубликата регулируется пунктом IV Правил:

1. Работник подаёт заявление о выдаче дубликата.
2. Организация проверяет основания и оформляет новый бланк.
3. Вместе с дубликатом вносится отметка о выдаче в журнале учёта.
4. Оригинал (если найден) передаётся в архив, а дубликат считается основным документом.

Вкладыш в трудовые книжки

Вкладыш используется для:

• Дополнительных сведений, не помещающихся в основной блок.
• Записей о профобучении, дополнительных квалификациях.
• Сведениях о работе в нескольких организациях одновременно.

Вкладка оформляется в виде отдельного листа, привязывается к книжке и оформляется подписью руководителя.

Хранение и учёт трудовых книжек

Организация обязана вести учёт следующих документов:

1. Журнал выдачи и возврата книжек.
2. Реестр уничтоженных (или заменённых) бланков.
3. Архивный фонд с ограничением доступа.
4. Электронный архив (при использовании электронных форм);

Согласно п. 44, организация должна иметь в наличии необходимое количество бланков и вкладышей, иначе нарушается требование законодательства.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Можно ли использовать старую форму трудовых книжек, выпущенную до ?
  Ответ: Нет. С обязательно перейти на форму, утверждённую Приказом № 320н.
• Вопрос: Что делать, если в книжке допущена ошибка в дате начала работы?
  Ответ: Ошибку фиксируют в дополнительном листе (вкладыше), подписывают уполномоченное лицо и отмечают в журнале.
• Вопрос: Сколько времени можно хранить оригинал трудовой книжки в архиве?
  Ответ: До 75 лет с даты увольнения, после чего документ передаётся в государственный архив.
• Вопрос: Нужно ли хранить дубликат в отдельном месте?
  Ответ: Дубликат хранится совместно с оригиналом, но может быть оформлен в отдельном конверте для удобства доступа.

Соблюдение правил ведения и хранения трудовых книжек – обязательный пункт для любой организации. Правильное изготовление бланков, их учёт и своевременное оформление дубликатов позволяют избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность кадровых процессов. При следовании рекомендациям Приказа № 320н и пунктов 42‑44 Правил ведения и хранения, работодатель гарантирует соответствие требованиям Трудового кодекса РФ и законодательства о кадровом учёте.

Автор статьи: кадровый консультант, 2026 год.