Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости гражданина. Её правильное ведение — обязанность работодателя, а точность записей напрямую влияет на будущие пенсионные выплаты, получение пособий и кредитов сотрудника. С 1 сентября 2025 года вступил в силу новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320н), который внес существенные изменения. Данная статья объединяет все актуальные правила и нюансы заполнения.

Базовые принципы заполнения: что помнить всегда

Независимо от формы ведения (бумажная или электронная) действуют универсальные требования:

• Чёткость и разборчивость: Все записи вносятся только синими или чёрными чернилами (шариковая ручка). Использование карандаша, красного или зелёного цвета недопустимо.
• Даты: Указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
• Нумерация: Каждая запись в книжке имеет порядковый номер.
• Отсутствие исправлений, помарок и зачёркиваний: Ошибки исправляются только перечёркиванием (одной жирной линией) с последующей подписью ответственного лица и проставлением даты исправления. Заполнение «с ошибками» и последующее заклеивание запрещено.
• Подписи и печать: Запись завершается подписью руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью организации (с круглой печатью, содержащей наименование организации и её ОГРН). Подпись и печать ставятся после текста записи.

Типы записей и их особенности

Запись при первичном приёме на работу (ьный лист)

Это самая важная запись. Она вносится на ьном листе (первой странице) трудовой книжки.

• Графа 1 (Фамилия, имя, отчество): Заполняется полностью, без сокращений, согласно паспорту.
• Графа 2 (Дата рождения): ДД.ММ.ГГГГ.
• Графа 3 (Образование): Указывается уровень (среднее, высшее) и специальность. При наличии нескольких документов об образовании — последнее.
• Графа 4 (Специальность, должность): Название должности в соответствии со штатным расписанием.
• Графа 5 (Дата приёма): ДД.ММ.ГГГГ.
• Графа 6 (Номер и дата трудового договора): Указывается номер и дата заключения трудового договора.
• Графа 7 (Подпись работника): Работник ставит свою подпись при получении книжки.
• Графа 8 (Подпись и печать работодателя): Подпись руководителя и печать организации.

Запись об увольнении

Вносится в основную часть книжки. Формулировка должна точно соответствовать статье 77 или 78 Трудового кодекса РФ.

• Графа 1 (Дата увольнения): ДД.ММ.ГГГГ (последний рабочий день).
• Графа 2 (Основание увольнения): Точная формулировка, например: «Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)», «Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)», «Увольнение в связи с ликвидацией организации (п. 2 ст. 81 ТК РФ)».
• Графа 3 (Номер и дата приказа): Указывается номер и дата приказа (распоряжения) об увольнении.
• Графа 4 (Подпись работника): Работник ставит подпись при получении книжки с записью об увольнении. Если не получил — делается отметка: «С работником ознакомлен» с подписью и датой.

Записи о совместительстве и вахтовом методе

Эти записи не вносятся в трудовую книжку с 1 сентября 2025 года, если работа ведётся по основному месту работы. Информация о совместительстве отражаеться только в электронной трудовой книжке (ЭТК) в разделе «Сведения о трудовой деятельности».

Для вахтового метода запись вносится, если работник не имеет основного места работы и весь его стаж формируется в рамках вахты. В записи указывается: «Принят(а) на работу вахтовым методом».

Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые правила

С 2025 года работодатель обязан вести ЭТК для всех вновь принимаемых сотрудников (если они не отказались от неё в письменной форме);

• Все записи (приём, перевод, увольнение) вносятся в Единую государственную информационную систему (ЕГИС) «Трудовая деятельность».
• Работник имеет право получить на руки выписку из ЭТК (на бумажном носителе) по письменному заявлению. Эта выписка имеет ту же юридическую силу, что и запись в бумажной книжке.
• При увольнении в ЭТК вносится запись, а работнику выдается сведения о трудовой деятельности (форма СТД-1) или выписка из ЭТК.

Критические ошибки, которых нельзя допускать

1. Неправильное указание основания: «Уволен за прогул» вместо «Увольнение за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (ст. 81 ТК РФ)». Формулировка должна быть дословной из ТК РФ.
2. Отсутствие даты или подписи: Запись без даты или подписи руководителя/печати не имеет юридической силы.
3. Исправление «шариковой ручкой поверх»: Любое исправление должно быть перечёркнуто, подписано и датировано.
4. Заполнение «по памяти» после увольнения: Все записи вносятся строго на основании трудового договора и приказа (распоряжения), изданного в день приёма/увольнения.
5. Неправильный порядок записей: Записи вносятся строго последовательно, без пропусков и пустых строк.

Порядок действий при утере или повреждении книжки

• Дубликат: Выдаётся по заявлению работника. На первом листе дубликата делается запись: «Дубликат трудовой книжки серии … № … выдан взамен утерянной (повреждённой) трудовой книжки серии … № .;.».
• Вкладыш: Выдаётся при заполнении всех страниц в существующей книжке. Вкладыш вклеивается и нумеруется как продолжение основной книжки.
• Все действия фиксируются в журнале учёта выдачи трудовых книжек, вкладышей и дубликатов;

Правильное ведение трудовой книжки — это не бюрократия, а защита прав работника. Ключевые изменения 2025-2026 годов касаются отказа от указания номеров приказов в записях, полного перехода на электронную форму для новых сотрудников и чёткого разделения информации о совместительстве. Кадровым службам рекомендуется:

1. Использовать только утверждённые бланки (с 2025 года — нового образца).
2. Внедрить электронную систему учёта (ЕГИС «Трудовая деятельность»).
3. Проводить регулярный внутренний аудит записей.
4. Обязательно знакомить работника с каждой внесённой записью под роспись.

Соблюдение этих правил минимизирует риски споров с работниками и проблем при подтверждении стажа в будущем.