В 2026 году форма и порядок заполнения трудовой книжки прошли значительные изменения. Настоящий материал поможет вам понять‚ как правильно оформить бланк‚ какие графы заполнять‚ как оформить дубликат и как заверить копию.
Текущий образец трудовой книжки (2026 год)
С введена новая форма Приложения N 1 к приказу Министерства труда и социальной защиты РФ. Бланк состоит из нескольких разделов:
- Графа 1. Фамилия‚ имя‚ отчество сотрудника.
- Графа 2. Дата рождения.
- Графа 3. Сведения о приёме на работу (номер записи‚ дата‚ должность‚ место работы).
- Графа 4. Сведения об увольнении (при необходимости).
- Графа 5. Сведения о смене организации (если менялась).
- Графа 6. Сведения о образовании и профессиональной подготовке.
- Графа 7. Сведения о воинском учёте (при наличии).
- Графа 8. Сведения о страховом стаже и др.
В 2026 году новый бланк может быть оформлен не только Гознаком‚ но и любым предприятием‚ соответствующим требованиям качества печати.
Как выглядит новый бланк
Ниже – упрощённый образец (неполный‚ только типовые элементы):
+--------------------------------------------------------------+ | ТРУДОВАЯ КНИЖКА | | (форма № 1‚ Приложение N 1 к приказу от № 320н) | +--------------------------------------------------------------+ Графа 1: _______________________ (Ф.И;О.) Графа 2: _______________________ (Дата рождения) Графа 3: _______________________ (Запись № ___ от __.__.____) Графа 4: _______________________ (Приказ об увольнении) Графа 5: _______________________ (Смена организации) Графа 6: _______________________ (Образование) Графа 7: _______________________ (Воинский учёт) Графа 8: _______________________ (Прочие сведения) +--------------------------------------------------------------+
Как правильно заполнять новые графы
Ниже перечислены основные правила‚ которые обязательны к соблюдению.
- Графа 3 – запись о приёме на работу. Указывается номер записи‚ дата‚ должность‚ место работы. При обнаружении ошибки в предыдущей записи делается отметка «запись недействительна» и вносится правильный вариант.
- Графа 4 – повтор реквизитов приказа. После записи о приёме необходимо повторить данные приказа о приёме (номер‚ дата‚ подпись).
- Графа 5 – исправление ошибок в наименовании организации. Если в предыдущих записях указано неверное название организации‚ после последней записи делается отметка «ошибка в наименовании организации».
- Графа 6 – сведения об образовании. Указываються степень‚ степень магистра‚ специальность‚ вуз‚ год окончания.
- Графа 8 – сведения о страховом стаже. Вносятся данные о стаже страховых взносов‚ если они известны.
Пример заполнения графа 3
Исходные данные:
- Номер записи: 12
- Дата приёма:
- Должность: Специалист по кадрам
- Место работы: Отдел кадров
Записываем в графу 3:
Запись № 12 от ; Принят в отдел кадров на должность специалиста по кадрам ;
Если в графе 3 была допущена ошибка‚ её нужно зачеркнуть надписью «запись недействительна» и вписать правильный вариант.
Оформление дубликата трудовой книжки
В 2026 году существует два способа получения дубликата:
- Старый чистый бланк – приобретённый до 2024 года‚ может использоваться только для оформления дубликата‚ если он не содержит записей.
- Новый образец – бланк‚ выпущенный после ‚ оформляется полностью на новом листе.
Оба варианта оформляются бесплатно‚ если работник подаёт заявление о выдаче дубликата.
Пошаговая инструкция
- Сотрудник подаёт заявление в отдел кадров.
- Кадровый специалист проверяет наличие записи в журнале учёта трудовых книжек.
- Определяется тип бланка (старый или новый).
- Заполняются новые графы согласно правилам‚ изложенным в пункте 2.
- Копию нового бланка заверяет руководитель организации (подпись и дата).
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Заверение копии необходимо‚ когда сотрудник требует её для подачи в другую организацию или для получения выплач.
Образец заверения
Ниже – типовый шаблон:
Копия трудовой книжки Заверено Подпись: ________________________ ФИО руководителя: ________________________ Должность: ________________________ М.П. (место постановки печати)
Для электронных копий используется электронная подпись‚ а для бумажных – печать организации.
Журнал учёта трудовых книжек – образец 2024 года
Для контроля над выдачей и заменой книжек используется журнал учёта. Пример его оформления:
- Номер записи.
- ФИО сотрудника.
- Дата выдачи оригинального бланка.
- Дата выдачи дубликата.
- Примечание (потеря‚ кража‚ повреждение и т.п.).
Скачать готовый шаблон можно на официальных ресурсах или в системе КонсультантПлюс.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли использовать старый бланк‚ если он уже содержит записи?
Ответ: Нет. При замене необходимо использовать новый образец‚ в который вносятся все актуальные сведения. - Вопрос: Как оформить запись об ошибке в наименовании организации?
Ответ: После последней записи в разделе «Сведения о работе» делается отметка «ошибка в наименовании организации»‚ после чего вносится правильное название. - Вопрос: Какие документы требуются для выдачи дубликата?
Ответ: Заявление сотрудника‚ копия паспорта‚ выписка из журнала учёта‚ а также (при необходимости) справка о потерянном оригинале.
С 2026 года трудовая книжка оформляется по новому образцу‚ который регламентирует заполнение всех граф‚ порядок исправления ошибок и выдачу дубликатов. Соблюдение указанных правил позволяет избежать юридических неточностей и гарантирует корректность кадровых документов.
Для удобства работы рекомендуется:
- Сохранять образцы заполнения в электронном виде.
- Регулярно обновлять журнал учёта трудовых книжек.
- Обучать сотрудников отделов кадров новым требованиям.
При необходимости всегда можно воспользоваться готовыми образцами‚ которые доступны в открытом доступе на официальных порталах и в системе КонсультантПлюс.
Автор: кадровый специалист‚ 2026 год