Важно! Данное руководство основано на актуальных требованиях Приказа Минтруда России № 320н (действует с 1 сентября 2025 года) и Трудового кодекса РФ. С 2020 года параллельно с бумажными существует система электронных трудовых книжек (ЭТК).

Общие принципы и нормативная база

Трудовая книжка (ТК), основной документ о трудовом стаже и деятельности работника. Её ведение регламентировано:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 66-69).
• Приказом Минтруда № 320н «Об утверждении формы трудовой книжки…» (с ).
• Федеральным законом № 125-ФЗ (об обязательном социальном страховании).

Ключевое изменение с 2025 года: Утверждена единая форма бумажной трудовой книжки. Работодатель обязан вести её строго по новому образцу.

ьный лист: как заполнить

Заполняется при первом оформлении (принятии на работу) или при замене утерянной/пришедшей в негодность книжки.

Обязательные реквизиты ьного листа:

• ФИО (полностью, как в паспорте).
• Дата рождения.
• Сведения о документе, удостоверяющем личность (паспорт): серия, номер, кем и когда выдан.
• СНИЛС (страховое свидетельство).
• ИНН (при наличии).
• Дата заполнения ьного листа.
• Подпись работника.
• Подпись и расшифровка (ФИО) лица, ответственного за ведение ТК (например, кадровика).
• Печать организации (юридического лица) или оттиск индивидуального предпринимателя.

Важно: Все записи делаются разборчиво, чернилами (синим или черным), без исправлений, помарок и сокращений. Исправления недопустимы — в случае ошибки лист переклеивается (с соблюдением всех реквизитов) или оформляется новый.

Раздел «Сведения о работе»: правила заполнения

Это основная часть книжки. Записи вносятся на основании кадровых документов (приказов, распоряжений, трудовых договоров).

Структура записи (4 графы):

1. Дата и номер приказа (распоряжения), основание для записи.
2. Дата и номер трудового договора (если он оформлялся отдельно от приказа).
3. Содержание записи — суть изменения (приём, перевод, увольнение и т.д.).
4. Номер и дата документа, на основании которого вносится запись (если это не тот же приказ, что в графе 1).

Примеры корректных записей:

• Приём на работу:
  «Принят на работу по срочному трудовому договору № 123 от на должность инженера. Условия труда: нормальная, 40-часовая рабочая неделя».
• Перевод на другую работу (постоянный):
  «Переведён на постоянную работу по приказу № 456 от на должность старшего инженера. Условия труда: нормальная, 40-часовая рабочая неделя».
• Увольнение:
  «Уволен с работы по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) приказом № 789 от . Трудовая книжка на руки выдана».
• Изменение ФИО (в связи с заключением брака):
  «Фамилия изменена на «Иванова» (копия свидетельства о браке № 456 от )».

Особые случаи:

• Совместительство: В графе 3 указывается «Принят на работу по совместительству в должность…».
• Временный перевод: Записывается с указанием срока. Если перевод становится постоянным — делается новая запись.
• Запись об отпуске без содержания, болезни, профсоюзной деятельности — не вносится. Эти периоды включаются в стаж автоматически, если они признаны засчитываемыми.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2020 года работодатель вправе вести ЭТК вместо бумажной. С 2025 года система активно развивается.

Ключевые особенности ЭТК:

• Все сведения о работе (приёмы, увольнения, переводы) формируются работодателем в электронном виде.
• Данные автоматически передаются в Пенсионный фонд России (ПФР) для учёта стажа.
• Работник может получить выписку из ЭТК в бумажном виде по запросу (по форме, утверждённой Минтрудом).
• При увольнении работнику выдается электронный документ (уведомление), а не бумажная книжка.

Переход на ЭТК:

Если работник уже имеет бумажную ТК, при переходе на ЭТК работодатель обязан:

1. Сделать в бумажной книжке последнюю запись (об увольнении с предыдущего места или о переходе на ЭТК).
2. Выдать работнику бумажную книжку (если он не отказался от неё).
3. Создать в системе ПФР электронную версию на основании всех имеющихся записей из бумажной книжки.

Важно: Работник вправе отказаться от ЭТК и получать бумажную книжку. Об этом делается соответствующая запись в приказе.

Порядок учёта и хранения

Учёт:

Работодатель (или уполномоченное лицо) ведёт журнал учёта выдачи трудовых книжек. В нём фиксируются:

• ФИО работника.
• Серия и номер книжки.
• Дата выдачи.
• Подпись работника о получении.
• Дата возврата (при увольнении или замене).

Хранение:

• Бумажные ТК хранятся в отдельном сейфе или шкафу с ограниченным доступом (у кадровика, главного бухгалтера, руководителя).
• Хранение должно обеспечивать защиту от пожара, влаги, несанкционированного доступа.
• ЭТК хранятся в защищённой информационной системе (в базе данных ПФР и у работодателя). Работодатель обязан обеспечить резервное копирование.
• Срок хранения после увольнения работника — 75 лет (согласно правилам организации хранения документов).

Выдача трудовой книжки при увольнении

В день увольнения (последний рабочий день) работнику обязательно выдают его трудовую книжку:

• С внесённой последней записью об увольнении.
• С подписью ответственного лица и печатью организации.
• В актуальном состоянии (без описок, с правильными формулировками).

Если работник отказывается получать книжку, работодатель составляет акт о refusal, на котором работник ставит свою подпись. Книжка хранится у работодателя.

Типичные ошибки и как их избежать

• Неточное указание основания (номера и даты приказа). Решение: Всегда сверяться с оригиналом приказа.
• Неправильная формулировка причины увольнения (например, «уволен по инициативе работодателя» без ссылки на пункт ст. 81 ТК РФ). Решение: Указывать точный пункт и часть статьи ТК РФ.
• Исправления и помарки. Решение: Заполнять аккуратно, с черновика. При грубой ошибке — переклеивать лист.
• Отсутствие подписи ответственного лица или печати. Решение: Ввести контрольный лист перед выдачей.
• Задержка выдачи книжки при увольнении. Решение: Закрепить процедуру в локальных актах (ПВТР).

Чек-лист для кадровика/бухгалтера

1. Используется ли форма ТК, утверждённая Приказом № 320н (с )?
2. Заполнены ли все обязательные реквизиты ьного листа (ФИО, паспорт, СНИЛС, подписи, печать)?
3. Все ли записи сделаны на основании кадровых документов (приказов)?
4. Указаны ли в записях точные даты и номера оснований?
5. Использованы ли правильные формулировки (с ссылками на пункты ТК РФ при увольнении)?
6. Нет ли исправлений, помарок, неразборчивых мест?
7. Поставлены ли подписи ответственного лица и печать на каждой записи?
8. Ведётся ли журнал учёта выдачи?
9. Обеспечено ли безопасное хранение (бумажных — в сейфе, электронных — в защищённой системе)?
10. Выдана ли ТК работнику в день увольнения?

Правильное заполнение и хранение трудовых книжек — это не только требование закона, но и защита прав работника и работодателя. С 2025 года ключевое внимание уделяется:

• Строгому следованию новой форме № 320н.
• Точности в указании оснований (номеров и дат приказов, пунктов ТК РФ).
• Развитию системы электронных трудовых книжек как более надёжного и удобного инструмента учёта стажа.

Рекомендация: Перед заполнением всегда сверяйтесь с актуальными редакциями Трудового кодекса РФ и Приказом Минтруда № 320н. При сложных ситуациях (переводы, увольнения по соглашению сторон и т.д.) консультируйтесь с юристом по трудовому праву.

Материал подготовлен на основе анализа нормативных актов и практики. Дата актуализации: май 2026 года.