Трудовая книжка – один из главных документов, подтверждающихтрудовой стаж и историю занятости сотрудника. Ее выдача работнику на руки регулируется ТК РФ, а также специальными нормативными актами (приказ Минтруда России от № 320н). В этой статье подробно разберём, когда и как работодатель обязан выдавать трудовую книжку на руки, какие есть особенности и какие ошибки часто допускаютemployers.
Нормативная база
Основным источником является Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 84.1, а также Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда России от № 320н.
- Работодатель (кроме ИП‑физических лиц) ведёт трудовые книжки всем сотрудникам, проработавшим у него более пяти дней.
- Трудовая книжка может вестись в бумажном виде или в электронной форме (с 2020 года).
- Записи в книжке подтверждаются подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации.
Когда выдаётся трудовая книжка на руки?
Согласно ТК РФ, трудовая книжка выдаётся работнику в следующих случаях:
- При приёме на работу – впервые оформляется первой трудовой книжкой, если сотрудник проработает более пяти дней у данного работодателя.
- При увольнении – в последний рабочий день (день прекращения трудового договора).
- По письменному запросу работника, который не получил книжку после увольнения.
В каждом из этих случаев выдача должна происходить не позднее трёх рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления или со дня увольнения.
При приёме на работу
Первая трудовая книжка оформляется первым работодателем, когда сотрудник проработает более пяти дней. При этом в книжке фиксируются сведения о трудовой деятельности, начиная с 2020 года (в электронной версии – только с 2020 года).
При увольнении
В день увольнения работодатель обязан выдать трудовую книжку с отметкой об увольнении. Эта отметка вносится в соответствии с п. 36 Порядка.
Если сотрудник в последний день работы отсутствует или отказывается принимать книжку, её можно отправить по почте, но только с его письменного согласия (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Сроки выдачи
Согласно ст. 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку:
- в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления работника;
- в последний рабочий день при увольнении;
- по письменному запросу – не позже трёх рабочих дней с момента обращения.
В случае задержки работодатель обязан выплатить компенсацию, а отказ в выдаче должен быть мотивирован письменным уведомлением.
Бумажная vs электронная форма
С 2020 года возможна электронная трудовая книжка. Она используеться, если:
- сотрудник начал работу после 31 декабря 2020 года;
- работодатель решил вести учёт в электронном виде;
- работник отказался от бумажной формы.
Электронная книжка отражает весь стаж, но в бумажном виде сохраняются записи до 2020 года. При необходимости сотрудник может получить выписку по форме СТД‑Р.
Как оформить выдачу в бухгалтерии и кадровом деле
Для корректного оформления используют несколько служебных документов:
- Приходно‑расходная книга – отражает получение и выдачу бланков трудовой книжки.
- Книга учёта движения трудовых книжек – фиксирует принятие и выдачу книжек.
- При выдаче в последний день работы делается отметка в книге учёта (подпись работника и работодателя).
После выдачи в последний рабочий день бухгалтер оформляет расчётный документ, в котором указывается, что трудовая книжка передана работнику.
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если работник не получил книжку в последний день работы?
Работодатель обязан выслать её по почте, предварительно уведомив работника о необходимости явиться лично. Если работник дал согласие, отправка допускается; иначе работодатель должен выдать её в течение трёх рабочих дней после обращения.
Можно ли выдавать копию вместо оригинала?
Нет. По закону в последний день работы необходимо выдать оригинал (или его дубликат, если оригинал потерян). Копии выдаются только по запросу и с согласия работника.
Как оформить выдачу при увольнении по соглашению сторон?
Процедура идентична увольнению по инициативе работодателя: в последний рабочий день выдаётся книжка с отметкой об увольнении, подпись работодателя и печать ставятся в ней.
Что делать, если трудовая книжка потеряна?
Работодатель должен выдать дубликат, оформив соответствующую запись в книге учёта. Дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал.
Таким образом, трудовая книжка выдается работнику на руки в трёх основных ситуациях: при приёме на работу, при увольнении и по письменному запросу после увольнения. Выдача должна происходить не позже трёх рабочих дней, а в последний рабочий день при увольнении – обязательно с отметкой об увольнении. Нарушение сроков влечёт выплату компенсации и может привести к административной ответственности работодателя.
Помните, что правильное оформление и своевременная выдача трудовой книжки – важная часть соблюдения трудового законодательства и поддержания прозрачных трудовых отношений.