Трудовая книжка — один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Она играет важнейшую роль при оформлении пенсии, при трудоустройстве, при подтверждении стажа и в других юридически значимых ситуациях. В современной России, особенно с введением электронных форм учёта, вопрос о том, чем регулируеться трудовая книжка, приобретает особую актуальность. Ниже мы подробно разберём все нормативные акты, регулирующие ведение, хранение и оформление трудовых книжек — как бумажных, так и электронных.

Основной законодательный акт: Трудовой кодекс Российской Федерации

Главным источником регулирования вопросов, связанных с трудовой книжкой, является Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ). В частности, на это прямо указывает статья 66 ТК РФ:

• Обязанность работодателя: работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него более пяти дней, если эта работа является для работника основной.
• Исключения: трудовая книжка не ведётся в случаях, прямо предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами (например, при работе по совместительству, если основное место работы уже имеет трудовую книжку).
• Право выбора работника: с 1 сентября 2021 года в соответствии с статьёй 66.1 ТК РФ работник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки — бумажную или электронную.

Также в статье 66.1 ТК РФ закреплено, что работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности работника в Единую информационную систему Социального фонда России (СФР) — именно там хранится электронная трудовая книжка.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Порядок заполнения, хранения, выдачи и учёта трудовых книжек подробно регламентирован Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225, «О трудовых книжках». Этот документ, несмотря на свои годы, остаётся основополагающим и неоднократно обновлялся.

Важные положения Постановления № 225:

• Утверждает единый бланк трудовой книжки и порядок его изготовления.
• Определяет, кто отвечает за хранение трудовых книжек — работодатель, до момента увольнения работника.
• Устанавливает правила внесения записей: дата, номер приказа, формулировка основания (например, «уволен по собственному желанию»), подпись ответственного лица и печать.
• Запрещает внесение записей, не соответствующих закону — все формулировки должны точно соответствовать тексту Трудового кодекса РФ или иного федерального закона.

Приказ Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 года

С 1 сентября 2021 года вступили в силу новые правила ведения трудовых книжек, утверждённые Приказом Минтруда России № 320н. Этот документ стал логическим продолжением изменений, внесённых в ТК РФ, и детализировал процедуры для работодателей:

• Определил форматы и порядок передачи сведений в СФР для электронных трудовых книжек.
• Установил сроки и способы уведомления работников о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажная или электронная).
• Закрепил требования к документам, подтверждающим трудовую деятельность — в случае отсутствия бумажной книжки, работодатель обязан запросить сведения из СФР.
• Уточнил, что записи в трудовую книжку (бумажную или электронную) должны точно соответствовать формулировкам ТК РФ — например, при увольнении нельзя писать «уволен по инициативе работодателя», нужно использовать точную формулировку из статьи 77 или 81 ТК РФ.

Постановление Правительства РФ от 24 июля 2021 года № 1250

Это постановление внесло важные изменения в порядок выдачи трудовых книжек при увольнении и регулирует взаимодействие между работодателем, работником и СФР. В частности:

• Установлены сроки выдачи трудовой книжки — в последний день работы.
• При выборе электронной формы работник получает выписку из электронной трудовой книжки на бумажном носителе или в электронном виде (с ЭЦП).
• Работодатель обязан сохранять бумажные трудовые книжки в течение 75 лет после увольнения работника, это требование связано с архивными нормами и возможностью проверки стажа в будущем.

Электронная трудовая книжка: что это и как она регулируется

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Она представляет собой цифровой аналог бумажной книжки, хранящийся в базе данных Социального фонда России (СФР).

Основные особенности ЭТК:

• Сведения в ЭТК формируются автоматически на основании данных, передаваемых работодателем в СФР.
• Работник может запросить выписку из ЭТК через личный кабинет на сайте СФР, портале Госуслуг или через работодателя.
• ЭТК имеет юридическую силу, равную бумажной книжке.
• Работодатель обязан передавать сведения в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме, переводе или увольнении.

Все аспекты функционирования ЭТК регулируются статьёй 66.1 ТК РФ, Приказом Минтруда № 320н и Постановлением Правительства № 1250.

Кто отвечает за соблюдение правил?

Ответственность за ведение и хранение трудовых книжек лежит на работодателе. В случае нарушений (например, задержка выдачи книжки, неправильные записи, утрата документа) работодатель может быть привлечён к:

• Административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ — штрафы от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц, до 50 000 рублей для юридических лиц.
• Гражданской ответственности — возмещение ущерба, если работник понес убытки из-за ошибок в книжке (например, потеря права на пенсию).

Зачем нужна трудовая книжка сегодня?

Несмотря на цифровизацию, трудовая книжка остаётся важным инструментом:

• Подтверждение трудового стажа — для назначения пенсии;
• Документ для трудоустройства — многие работодатели требуют её при приёме на работу;
• Доказательство в спорах, при разбирательствах в суде или трудовой инспекции;
• Подтверждение квалификации и опыта, особенно важно для государственных служащих, педагогов, медработников.

Трудовая книжка регулируется комплексом нормативных актов, в котором ключевую роль играют:

1. Трудовой кодекс РФ — статьи 66 и 66.1 (основные обязанности и права);
2. Постановление Правительства РФ № 225 — правила ведения и хранения;
3. Приказ Минтруда России № 320н — детализация процедур для бумажных и электронных книжек;
4. Постановление Правительства РФ № 1250, порядок выдачи и перехода на электронный формат.

Работодатель обязан строго соблюдать все эти нормы. Работник, в свою очередь, имеет право требовать точности записей, своевременной выдачи документа и выбора формы ведения — бумажной или электронной. Понимание этих правил помогает избежать ошибок, споров и юридических рисков как для работодателей, так и для сотрудников.

Важно помнить: любая запись в трудовой книжке, это не просто формальность, а юридически значимое действие, имеющее последствия на всю жизнь. Поэтому точность, законность и своевременность, главные принципы ведения трудовой книжки в России.