Трудовая книжка – один из ключевых документов в трудовых отношениях. С 2020 года в России активно внедряется электронный формат‚ но бумажная версия остаётся актуальной. Ниже собраны ответы на самые частые вопросы‚ которые задавали Роструд и другие государственные органы.
Кто может подписывать уведомление о переходе на электронную трудовую книжку?
Руководитель организации вправе передать полномочия на оформление кадровых документов другому сотруднику. Нужен документ‚ подтверждающий это: трудовой договор с указанным работником и должностная инструкция. Таким образом‚ любой сотрудник‚ уполномоченный руководителем‚ может подписать уведомление о переходе на ЭТК.
Содержание трудовой книжки
В трудовую книжку вносятся сведения о:
- работнике;
- выполняемой им работе;
- переводах на другую постоянную работу;
- увольнении работника;
- основаниях прекращения трудового договора;
- награждениях за успехи на работе;
- работе по совместительству (по желанию работника).
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Переход к ЭТК добровольный. Работник может сохранить бумажную книжку столько‚ сколько необходимо. При выборе электронного формата:
- Работник получает бумажную копию с записью о выбранном формате.
- Бумажная книжка остаётся действительной и используется параллельно с электронной.
Согласно пункту 4 «Руководители обязаны до 30 июня 2020 г. включительно уведомить каждого работника о необходимости выбрать форму ведения трудовой книжки (электронную или бумажную)».
Временная выдача трудовой книжки для назначения пенсии
Для оформления пенсионного права работодатель может временно выдать трудовую книжку. В книге движения трудовых книжек и вкладышей фиксируется запись‚ например:
«Направлена с …»
Печатные штампы и электронные подписи
Роструд считает‚ что в трудовой книжке можно ставить печать отдела кадров. Если в книжке уже есть печать кадровой службы‚ можно добавить печать работодателя.
Трудовые книжки для работников‚ принятых на срок менее 2 месяцев
Вопрос: «следует ли регистрировать трудовые книжки работников‚ принятых на срок менее 2 месяцев?» – ответ: да‚ если работник впервые или вновь заводит книжку у данного работодателя. Это требуется для соблюдения требований законодательства о труде.
Трудовые книжки украинского образца
Трудовые книжки‚ оформленные в Украине‚ не соответствуют российской форме. Российский работодатель должен оформить новую книжку. Роструд разъяснил порядок оформления трудоустройства работника с украинской трудовой книжкой.
Запрос сведений о трудовой деятельности в электронном виде
Вопрос: «может ли работодатель запрашивать у кандидата сведения о его трудовой деятельности в электронном виде с портала госуслуг?» – Роструд не запрещает такой запрос‚ но работодатель должен соблюдать требования конфиденциальности и законов о персональных данных.
Переход на электронные трудовые книжки: обязательность и сроки
Переход на ЭТК не является обязательным. Однако заявление об учёте трудовой биографии в цифре следует подать руководству до конца года. Это позволит работодателю начать работу с электронным форматом.
Нормативно‑правовые акты и формы
Для работы с трудовыми книжками важно знать:
- Пункт 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек;
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 2607‑6‑1;
- Формы: ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ‚ СТД‑Р‚ ЕФС‑1‚ СЗВ‑ТД.
Практические рекомендации
- Убедитесь‚ что у сотрудника‚ подписывающего уведомление‚ есть соответствующее полномочие.
- При переходе на ЭТК обязательно сохраните бумажную копию с отметкой о выборе формата.
- В случае временной выдачи книжки фиксируйте это в книге движения трудовых книжек.
- Не забывайте о печатных штампах и электронных подписях – они могут понадобиться при проверках.
- Обновляйте данные о работниках‚ принятых на короткие сроки‚ в соответствии с законодательством.
- Если работник имеет украинскую трудовую книжку‚ оформите новую российскую.
- Запрашивайте сведения о трудовой деятельности только в рамках закона и с согласия работника.
Таким образом‚ соблюдение указанных требований поможет избежать конфликтов с контролирующими органами и обеспечит корректное ведение кадровой документации.