Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ Её правильное оформление, хранение и выдача регулируются нормативными актами РФ, а с 2020 года дополнительно регулируется порядок ведения электронных трудовых книжек (ЭТК)․ В данной статье подробно рассмотрены все этапы работы с трудовыми книжками: от заведения и регистрации до выдачи дубликата и перехода на электронный формат․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст․ 66, 66․1 (право на получение сведений о трудовой деятельности)․
• Постановление Правительства РФ от № 225 – «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей»․
• Приказ Минтруда России от № 320н – утверждение формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек (включая инструкцию по заполнению)․
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ – введение электронных трудовых книжек․
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв․ Постановлением Минтруда РФ от № 69)․

Виды трудовых книжек

Papier‑вариант (бумажная трудовая книжка)

Традиционный бланк формата А5, состоящий из ьного листа, разделов сведений о работе, наградах, обучении и т․д․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Сведения хранятся в Пенсионном фонде РФ (ПФР) в электронном виде․ Работодатель формирует и передаёт данные через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через СМЭВ․

Порядок ведения и хранения трудовых книжек

Заведение и регистрация

1. При приёме на работу сотрудник получает новую трудовую книжку (если у него её нет) или предъявляет имеющуюся․
2. Лицо, ответственное за кадровое обеспечение (кадровик, руководитель отдела кадров), проверяет наличие всех requisites: дата рождения, паспортные данные, образование․
3. На ьном листе проставляются:
   • ФИО сотрудника;
   • Дата рождения;
   • Серия и номер паспорта;
   • Дата заполнения трудовой книжки;
   • Подпись ответственного лица и печать организации (или отдела кадров)․
4. После подписи сотрудник ставит свою подпись под записью о правильности внесённых сведений (п․ 5 Инструкции)․
5. Книжка регистрируется в журнале учёта движения трудовых книжек (номер, дата выдачи, ФИО сотрудника)․

Заполнение сведений о работе

Каждая запись о приёме, переводе, увольнении оформляется отдельной строкой:

• Дата – день, месяц, год события․
• Номер записи – последовательный номер в трудовой книжке․
• Наименование организации – полное наименование работодателя․
• Должность, профессия, специальность – как указано в трудовом договоре․
• Основание – приказ, распоряжение, договор и т․п․ (указывается номер и дата)․
• Подпись работника – подтверждает правильность внесения․
• Подпись ответственного лица и печать – заверяет запись․

Исправление и дополнение записей

Если обнаружены ошибки:

1. Ошибочная запись зачёркивается одной тонкой линией так, чтобы осталось читаемым․
2. Сверху пишется исправленная информация․
3. Рядом ставится подпись ответственного лица, дата исправления и печать организации․
4. Все исправления должны быть заверены подписью работника․

Хранение трудовых книжек

• Трудовые книжки хранятся в отделе кадров в металлическом шкафу или сейфе, обеспечивающем защиту от пожара, влаги и несанкционированного доступа․
• Каждая книжка помещается в отдельный конверт с указанием ФИО сотрудника и номера личного дела․
• Журнал учёта движения трудовых книжек ведётся постоянно и хранится не менее 75 лет․

Выдача трудовой книжки

При приёме на работу

Если у сотрудника уже есть трудовая книжка, она принимается на хранение в отдел кадров после проверки подлинности и completeness․ При отсутствии – выдаётся новая бланк;

При увольнении

1. В последний день работы оформляется запись об увольнении (п․ 5 Инструкции)․
2. Сотрудник расписывается под записью о правильности внесённых сведений․
3. Трудовая книжка выдаётся сотруднику под роспись в журнале учёта․
4. Если сотрудник отказывается получить книжку, она хранится в организации с отметкой о невозможности вручения (акт о refusals)․