Трудовая книжка – один из главных документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданы. Её выдача, учёт и выдача в случае увольнения регулируются рядом нормативных актов. В статье подробно рассматривается процесс получения трудовой книжки, порядок её оформления, а также особенности расчёта при прекращении трудового договора.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о:

• местах и датах работы;
• заработной плате;
• социальных отчислениях;
• других кадровых мероприятиях.

Эти данные необходимы для:

1. Обеспечения социального страхования;
2. Получения пенсии и иных выплат;
3. Подтверждения трудового стажа при трудоустройстве в новых организациях.

Электронная vs бумажная форма

С 1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК). Она хранится в личном кабинете на портале Госуслуги и доступна работодателю, а также самому работнику.

При этом:

• Для лиц, трудоустроенных до , бумажный вариант остаётся обязательным, если сотрудник не желает переходить на электронный формат.
• Электронная форма оформляется автоматически на основании данных, передаваемых работодателем в СФР (Страховой фонд России) в виде формы ЕФС‑1.

Как получить электронную трудовую книжку через Госуслуги?

Пошаговый алгоритм получения ЭТК:

1. Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги.
2. Перейдите в раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
3. Запросите выписку из ЭТК или оформите её выдачу.
4. Подтвердите запрос через СМС‑код или Электронную подпись.
5. Получите PDF‑документ с полным перечнем сведений о трудовой деятельности.

Для справки: выписка может быть получена также в МФЦ, в ПФР или напрямую у работодателя.

Алгоритм выдачи бумажной трудовой книжки

Хотя электронный формат набирает популярность, в ряде случаев всё ещё требуется бумажный экземпляр. Ниже описан стандартный порядок:

Подготовка необходимых документов

• Заявление работника о выдаче (или оформить в электронном виде через Госуслуги).
• Копия трудового договора.
• Копия паспорта (для подтверждения личности).
• Документы, подтверждающие окончательный расчёт с работником (например, приказ об увольнении).

Учёт и выдача

Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225 (ред. от ) о трудовых книжках, работодатель обязан:

• Внести записи в трудовую книжку в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
• Выдать готовый документ работнику не позже трёх рабочих дней после подачи заявления.
• Обеспечить учёт бланков трудовой книжки, т.к. они являются документами строгой отчётности.

Для физических лиц, получающих книжку при увольнении, необходимо произвести окончательный расчёт и одновременно передать документ.

Расчёт при увольнении: что включает в себя?

При прекращении трудового договора работодатель обязан выполнить несколько обязательных действий:

1. Окончательный расчёт заработной платы (включая премии, доплаты, компенсации).
2. Выплата компенсации за неиспользованный отпуск (если он есть).
3. Оплата материальной части (например, выплата за выслуженные годы).
4. Перечисление социальных отчислений (пенсионные, медицинские, страховые взносы) за последний расчётный период.
5. Выдача трудовой книжки (или её электронного эквивалента).

Все выплаты должны быть выполнены в срок, установленный Трудовым кодексом РФ – не позднее чем в день увольнения (или в течение трёх рабочих дней, если увольнение происходит по соглашению сторон).

Пример расчёта

Допустим, работник уходит с работы 15 мая 2026 года. Расчёт включает:

• Заработную плату за отработанное время (по тарифу 50 000 ₽/мес, отработано 14 дней → 23 333 ₽).
• Премию за 2025 год (5 000 ₽).
• Компенсацию за 5 неиспользованных дней отпуска (по 200 ₽/день → 1 000 ₽).

После выдачи денежных средств работодатель оформляет акт приёма‑передачи трудовой книжки и передаёт её в руки работника.

Как оформить заявление на выдачу копии трудовой книжки?

Если оригинал утерян или требуется копия, необходимо подготовить письменное заявление. Пример его содержания:

Я, ______________________ (ФИО), прошу выдать мне копию моей трудовой книжки (или вкладыша) за период работы в организации _______________ (наименование). 
Дата увольнения: __.__.____.
Подпись: ______________________

Заявление подаётся в отдел кадров или в отдел по работе с персоналом. После подачи документа выдаётся копия с подписью и печатью организации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Можно ли получить электронную трудовую книжку, если я был нанят до 2021 года?
  Ответ: Да. При желании сотрудник может перейти на электронный формат, подав запрос через Госуслуги; При этом прежние записи в бумажной книжке сохраняются.
• Вопрос: Сколько времени занимает выдача бумажной трудовой книжки?
  Ответ: Не более трёх рабочих дней с момента подачи заявления.
• Вопрос: Что делать, если работодатель отказывается выдавать трудовую книжку?
  Ответ: В этом случае можно обратиться в ПФР, в отдел труда и соцзащиты или в суд с требованием о выдаче документа.

Получение и выдача трудовой книжки – обязательный процесс при любом изменении трудовых отношений. Современные требования предъявляют к оформлению документа, однако независимо от формы (бумажной или электронной) работодатель обязан:

1. Внести все необходимые сведения в трудовую книжку;
2. Выдать её работнику в установленный срок;
3. Сделать это одновременно с окончательным расчётом.

Соблюдение этих требований гарантирует защиту прав работников и корректное функционирование системы социального страхования.