Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника. Её выдача, оформление и хранение регулируются Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов. Ниже подробно рассматриваем, где и как сотрудник может получить трудовую книжку, какие особенности существуют при переходе на электронный формат и что делать, если документ потерян.
Традиционный бумажный вариант
До 2021 года оформление и выдача трудовой книжки осуществлялось исключительно в бумажном виде. В этом случае сотрудник получал документ в HR‑отделе организации по окончании процедуры ввода в должность.
Кто выдает бумажную книжку?
- Работодатель (HR‑отдел, отдел кадров). При приёме на работу специалист по персоналу оформляет книгу, заполняет её данные и передаёт сотруднику.
- Управление по персоналу (в крупных компаниях). Иногда выдача осуществляется специализированным отделом, отвечающим за трудовые отношения.
- Управление по делам (в госучреждениях). В некоторых государственных структурах книжка оформляется в отделе делопроизводства.
Какие документы нужны для оформления?
- Копия паспорта (или другого документа, подтверждающего личность).
- Справка о предыдущей работе (при необходимости).
- Трудовая договора (подписанный).
- В некоторых случаях – медицинская книжка (для определённых профессий).
Электронная трудовая книжка
С 2021 года в России вводится система электронных трудовых книжек. Они хранятся в личном кабинете на портале «Труд России» (https://trud.gov.ru) и доступны работодателям, а также самому работнику.
Как оформить электронную книжку?
- При приёме на работу специалист по кадрам вводит данные сотрудника в электронную форму.
- Система автоматически генерирует уникальный номер электронной книжки.
- Сотрудник получает уведомление о том, что его трудовая деятельность фиксируется в электронном виде.
- Все изменения (приёмы, увольнения, переводы) вносятся в систему в режиме реального времени.
С какого года впервые оформляется электронная книжка?
С 2021 года впервые оформляются электронные трудовые книжки для всех новых сотрудников. При этом для работников, уже имеющих бумажную книжку, переход на электронный формат происходит по их желанию или по требованию работодателя.
Особенности для иностранных граждан
Вопрос о выдаче трудовой книжки для граждан других стран регулируется отдельными нормативными актами.
Приём граждан из Узбекистана
Если в организацию планируется приём на работу гражданина Республики Узбекистан, у него может не быть бумажной трудовой книжки. В этом случае:
- Работодатель оформляет разрешение на работу и вносит сведения о трудовой деятельности в электронную форму.
- Электронная трудовая книжка создается автоматически в системе «Труд России».
- Сотруднику предоставляется доступ к личному кабинету, где он может просматривать и подтверждать сведения о своей работе.
Что делать, если трудовую книжку потеряли?
Потеря бумажной трудовой книжки – серьёзная проблема, но её можно быстро решить, если знать необходимые шаги.
Обращение в работодателя
Сотрудник обязан немедленно заявить об утрате в HR‑отделе. В заявлении указываются:
- ФИО работника.
- Номер трудового договора.
- Дата и место последнего ввода данных.
Подтверждение факта потери
Работодатель может потребовать копию паспорта и справку о предыдущей работе. На основании этих документов составляется акт о потере.
Выдача дубликата
После подтверждения потери HR‑отдел оформляет дубликат трудовой книжки. Дубликат вносит те же сведения, что и в оригинале, и подписывается обеими сторонами.
Внесение сведений в электронную форму
Если у сотрудника уже есть электронная трудовая книжка, в ней автоматически обновляются данные. При необходимости вносятся новые записи о текущей работе.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Подтвердить наличие электронной трудовой книжки можно несколькими способами:
- Личный кабинет на портале «Труд России». В разделе «Мои документы» отображается номер и статус книжки.
- Справка от работодателя. HR‑отдел может выдать официальное подтверждение с указанием номера электронной книжки.
- Печать в системе. При необходимости можно распечатать выписку с данными о работе, подписанную уполномоченным представителем компании.
Краткое резюме
- Бумажный вариант – выдаётся в HR‑отделе организации при приёме на работу после подписания трудового договора.
- Электронный вариант – создаётся в системе «Труд России» с 2021 года, доступен через личный кабинет.
- Для иностранных граждан – оформляется автоматически в электронной форме, если у них нет бумажной книжки.
- При потере – необходимо сразу сообщить работодателю, оформить акт, получить дубликат и при необходимости внести данные в электронную форму.
Помните, что правильное оформление и своевременное обновление данных в трудовой книжке – важная часть вашего профессионального профиля и гарантия соблюдения ваших трудовых прав.