Трудовая книжка — это официальный документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты приёма, перевода, увольнения, изменения должности, начисления заработной платы, а также сведения о стаже и наградах. С 2020 г. в России ведутся как бумажные, так и электронные трудовые книжки (ЭТК). Ниже приведена подробная инструкция по оформлению, заполнению и получению трудовой книжки в обоих форматах.

Правовые основы оформления трудовой книжки

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66 устанавливает требования к оформлению трудовой книжки.
• Федеральный закон «О государственной системе электронных сервисов» (с 2020 г.) регламентирует порядок ведения ЭТК.
• Постановление Правительства РФ № 1225 (2020 г.) об утверждении правил оформления ЭТК.

Ключевые требования

1. Запись должна быть выполнена в письменной форме на языке союзной, автономной республики, автономной области, автономного округа, где расположено предприятие.
2. Трудовая книжка должна содержать сведения о приёме, переводе, увольнении, а также о стаже и наградах.
3. В случае перехода на ЭТК, все сведения, относящиеся к периоду с  г. и позже, фиксируются в электронном виде.

Как получить первую трудовую книжку

При приёме на работу работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку. Если работник только начинает карьеру, то в 2021 г. ему выдаётся исключительно электронная трудовая книжка (ЭТК).

1. Работодатель оформляет запись о приёме в бумажной трудовой книжке (если это первый приём) и одновременно передаёт данные в Пенсионный фонд России (ПФР) для создания ЭТК.
2. Сотрудник получает электронный доступ к ЭТК через портал Госуслуги или через личный кабинет ПФР.
3. Для получения бумажной копии (если требуется) сотрудник может обратиться в МФЦ, ПФР или к работодателю.

Заполнение трудовой книжки (бумажной и электронной)

Заполнение бумажной трудовой книжки

В таблице ниже приведён образец типичной записи о приёме на работу.

Если в дальнейшем режим работы меняется (например, с вахты на стандартную пятидневку), запись оформляется следующим образом:

• Дата изменения:
• Сведения о работе: Перевод на стандартную пятидневку.

Заполнение электронной трудовой книжки (ЭТК)

1. Перейдите в раздел «Выписка из электронной трудовой книжки» на портале Госуслуг.
2. Нажмите кнопку «Получить выписку».
3. В течение нескольких минут (обычно до 3 рабочих дней) вы получите электронный документ.
4. Для внесения новых записей работодатель использует форму «Заполнение ЭТК» в личном кабинете ПФР.

Важно: сведения, внесённые в бумажную трудовую книжку до  г., не автоматически попадают в ЭТК. Работодатель обязан передать только данные за период с  г. и позже.

Как получить выписку из трудовой книжки

Выписка может быть получена в нескольких местах:

• Через портал Госуслуги – раздел «Выписка из трудовой книжки».
• В МФЦ (Многофункциональный центр) – запрос через кассу.
• В ПФР – через личный кабинет или по почте.

Срок оформления выписки обычно не более 3 рабочих дней, но в большинстве случаев готова в течение нескольких минут.

Восстановление трудовой книжки (трудового стажа) через суд

Если трудовая книжка утрачена или была уничтожена, работник может обратиться в суд с заявлением о восстановлении трудового стажа. Важно предоставить:

• Свидетельство о приёме на работу (если есть).
• Сведения о переводе и увольнении (если известны).
• Письменные подтверждения от работодателя (например, письма о переводе).

Суд может восстановить стаж на основании доказательств и выдаст справку о трудовом стаже.

Особые случаи: награждения и перевод внутреннего совместителя

Запись о награждении

Образец записи о благодарности:

• Сведения о работе: Награждён за выдающиеся достижения в области автоматизации производства.

Перевод внутреннего совместителя в основных работников

При переводе внутреннего совместителя в штатную позицию в ЭТК необходимо внести запись:

• Сведения о работе: Перевод в штатную позицию – инженер по проектированию.

Как оформить дубликат трудовой книжки

Если оригинальная трудовая книжка потеряна, работодатель обязан выдать дубликат. Процедура:

1. Подготовка ьного листа дубликата (с указанием причины выдачи).
2. Заполнение всех записей, которые были в оригинале (если они известны).
3. Передача дубликата в ПФР для регистрации.
4. Выдача дубликата работнику.

Практические советы

• Всегда проверяйте, что запись в трудовой книжке соответствует действительности (даты, должности, режим работы).
• При переходе на ЭТК убедитесь, что данные за период с  г. и позже корректно перенесены.
• Сохраняйте копии выписок и справок в личном кабинете (Госуслуги, ПФР).
• Если возникнут вопросы, обратитесь в отдел кадров вашего работодателя или в ПФР.

Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. С переходом на электронные трудовые книжки процедура оформления стала более удобной, но при этом сохраняется необходимость точного и своевременного внесения записей. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете избежать ошибок и быстро получить все необходимые документы.