Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность, стаж и все изменения в профессиональной жизни работника. С 2025 года в России функционируют два формата: бумажный и электронный. В статье подробно рассмотрены все нюансы открытия трудовой книжки для нового сотрудника, а также порядок передачи данных в Пенсионный фонд (ПФР).

Краткая справка о трудовой книжке

• Документ, в котором фиксируются даты приема, перевода, повышения, увольнения и другие трудовые события.
• Служит основанием для расчёта пенсионных прав, пособий и подтверждения стажа.
• Регулируется статьёй 66 Трудового кодекса РФ и Приказом Минтруда России от  № РМ‑1/2024 «Об утверждении формы и порядка ведения трудовых книжек».

Какие варианты трудовых книжек существуют в 2026 году?

Что нужно подготовить перед открытием трудовой книжки

1. Трудовой договор (или контракт) – основной документ, на основании которого оформляется запись.
2. Заявление сотрудника о согласии на ведение электронной трудовой книжки (если выбирается электронный вариант).
3. Копия паспорта (страница с личными данными) – для подтверждения личности.
4. ИНН и СНИЛС сотрудника – обязательные реквизиты для передачи в ПФР.
5. Для бумажной книжки – готовый бланк (титульный лист + листы для записей) и печать организации.

Пошаговая инструкция: открытие бумажной трудовой книжки

1. Проверка права на получение бумажного варианта. Если сотрудник ранее не работал официально и был принят после 2020 г., он обязан получить электронную книжку.
2. Заполнение титульного листа. Указываются:
   • ФИО работника;
   • Дата рождения;
   • Серия и номер паспорта;
   • ИНН, СНИЛС;
   • Наименование работодателя, ОКПО, ИНН организации.
3. Внесение первой записи. В разделе «Сведения о работе» указываются:
   • Дата приема (дд.мм.гггг);
   • Должность и структурное подразделение;
   • Трудовой договор № и дата его заключения;
   • Основание (трудовой договор, приказ о приёме).
4. Подписание и печать. Запись подписывается руководителем (или уполномоченным лицом) и ставится печать организации.
5. Передача сотруднику. Книжка вручается работнику под расписку (пример формы расписка можно найти в КонсультантПлюс).

Пошаговая инструкция: открытие электронной трудовой книжки (ЭТК)

1. Получить согласие сотрудника. Сотрудник заполняет форму заявления «О согласии на ведение трудовой книжки в электронном виде» (можно скачать на портале Госуслуги).
2. Регистрация в системе «Электронная трудовая книжка». Работодатель через Госуслуги или специализированную программу (например, «Кадровик‑Практик») вводит данные о сотруднике и создает запись в ПФР.
3. Заполнение формы СЗВ‑ТД. Это «Сведения о занятости и доходах», которую необходимо передать в ПФР в течение 3 рабочих дней после приёма на работу. В форме указываются:
   • Персональные данные (ИНН, СНИЛС, ФИО);
   • Дата начала работы;
   • Должность, код ОКДП (Общероссийский классификатор должностей);
   • Размер заработной платы и условия труда.
4. Отправка формы в ПФР. Делается через Личный кабинет работодателя в ПФР или через интегрированную систему «ЕФС‑1» (Единый формат сведений о трудовой деятельности).
5. Подтверждение создания ЭТК. После обработки ПФР отправляет уведомление о том, что электронная трудовая книжка создана. Сотрудник получает доступ через личный кабинет на портале Госуслуг.
6. Информирование сотрудника. Работодатель отправляет сотруднику инструкцию, как просмотреть и распечатать выписку из ЭТК (выписка доступна в разделе «Трудовая книжка» личного кабинета).

Сроки и ответственность

• Бумажная запись о приёме на работу должна быть внесена в течение 3 рабочих дней после подписания трудового договора (ст. 66 ТК РФ).
• Электронная запись (форма СЗВ‑ТД) – также в течение 3 рабочих дней с момента начала работы.
• За несоблюдение сроков предусмотрена административная ответственность: штраф для работодателя от 5 000 до 30 000 рублей (пункт 2 статьи 5.27 КоАП РФ).

Как оформить дубликат трудовой книжки (при утере)

1. Сотрудник подаёт заявление в отдел кадров о потере книжки.
2. Работодатель заполняет форму СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности – дубликат) и передаёт её в ПФР.
3. ПФР выдаёт дубликат в бумажном виде (по запросу) или обновляет запись в электронной системе.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, но только в случае, если сотрудник явно отказывается от электронного формата. При этом обе записи должны быть синхронными, иначе возникает риск двойного учёта.

Какие документы нужны для перехода с бумажной на электронную книжку?

Только заявление сотрудника о согласии и актуальная запись в бумажной книжке, которая будет перенесена в электронный реестр ПФР.

Можно ли получить выписку из ЭТК без доступа к Госуслугам?

Да. Работодатель может запросить выписку через Личный кабинет работодателя в ПФР и выслать её сотруднику в электронном виде.

Что делать, если сотрудник отказывается от электронного формата?

В этом случае работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку, оформить её в соответствии с инструкциями и вести её в традиционном виде.

Открытие трудовой книжки – один из первых и самых важных шагов при приёме нового сотрудника. В 2026 году большинство работников используют электронный вариант, который упрощает хранение данных и ускоряет обмен информацией с ПФР. Тем не менее, бумажный формат остаётся актуальным для тех, кто по тем или иным причинам не может или не хочет переходить на цифровой сервис.

Следуя приведённым выше инструкциям, вы сможете быстро и без ошибок оформить как бумажную, так и электронную трудовую книжку, соблюсти все законодательные сроки и избежать штрафов.

Дата публикации:  г.