Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий весь трудовой путь сотрудника. Её правильное оформление – обязательный пункт при приёме на работу‚ а также при оформлении отпуска‚ повышения квалификации и‚ конечно же‚ при оформлении выплаты компенсаций при увольнении. Ниже представлена полная информация о том‚ как оформить трудовую книжку в вашей организации.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – это официальный документ‚ в котором фиксируются сведения о:
- месте и периоде работы;
- должности и подразделении;
- разряде/звёзде;
- выплатах и премировании;
- социальных гарантиях и отпусках;
- причинах прекращения трудовых отношений.
Без такого документа работник не может подтвердить свой стаж‚ а работодатель – вести бухгалтерский и налоговый учёт.
Требования к оформлению трудовой книжки
Согласно действующему Т труда‚ в 2021 году все новые организации обязаны использовать электронные трудовые книжки. Однако в ряде случаев (например‚ при утрате оригинала или при необходимости оформить дубликат) допускается ведение бумажной формы.
Электронные трудовые книжки
Электронный документ хранится в информационной системе работодателя и доступен сотрудникам через личный кабинет. При этом:
- Все записи вносятся в электронный формат сразу после их возникновения.
- Система автоматически генерирует уникальный номер каждой записи.
- Доступ к книжке имеет только уполномоченный HR‑персонал.
Бумажные трудовые книжки
Если организация использует бумажный вариант‚ то:
- Книжка должна иметь официальный бланк‚ утверждённого Министерством труда.
- В каждой записи обязательны подпись работодателя и печать организации.
- Записи вносятся в хронологическом порядке.
Пошаговая инструкция по оформлению
Ниже – подробный алгоритм заполнения трудовой книжки.
- Приём на работу – в течение 3 (трёх) дней после подписания трудового договора в книжку вносится сведения о приёме: ФИО‚ паспортные данные‚ дата рождения‚ место рождения‚ сведения о месте и периоде работы.
- Заполнение раздела «Должность и подразделение» – указываются наименование должности‚ подразделение‚ разряд/звезда‚ дата начала работы.
- Указание условий труда – сведения о рабочем времени‚ заработной плате‚ надбавках‚ соц. гарантиях.
- Регистрация обучения и повышения квалификации – вносятся сведения о прохождении курсов‚ полученных сертификатах.
- Оформление отпусков и больничных – даты начала и окончания отпуска‚ больничного листа‚ отпускных выплат.
- Учёт премий и надбавок – фиксируются даты и размеры премий‚ надбавок‚ премий за особые заслуги.
- Запись о прекращении отношений – при увольнении в книжку вносится дата увольнения‚ причина (по соглашению сторон‚ по инициативе работника‚ по сокращению и т.д.).
Как оформить дубликат трудовой книжки?
В случае утраты‚ порчи или необходимости замены оригинала‚ работодатель обязан оформить дубликат в соответствии с инструкцией Министерства труда.
- Письменное заявление сотрудника о выдаче дубликата.
- Подтверждение факта утраты/повреждения со стороны работодателя.
- Заполнение нового бланка с отметкой «дубликат».
- Внесение в него всех сведений‚ ранее записанных в оригинальном документе.
- Подпись и печать организации.
Согласно новому порядку‚ действующему с 1 января 2024 года‚ подтверждение факта утраты или повреждения оформляется в письменной форме‚ а выдача дубликата производится в течение 10 (десяти) рабочих дней.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Как правильно оформить электронную трудовую книжку?
Ответ: Электронную книжку заполняют в системе HR‑Модуль‚ где каждый раздел имеет обязательные поля. После ввода данных система генерирует подтверждающий код‚ который сохраняется в личном кабинете сотрудника.
Вопрос: Когда нужно обновить данные в книжке после повышения квалификации?
Ответ: Сведения о прохождении повышающей квалификации вносятся в течение 5 (пяти) рабочих дней после получения сертификата.
Вопрос: Как оформить увольнение сотрудника‚ если он ушёл на новую работу?
Ответ: При увольнении в книжку вносится дата прекращения трудовых отношений‚ причина увольнения и подпись сотрудника. При устройстве на новую работу новый работодатель получает копию страницы с записью об увольнении.
Правильное оформление трудовой книжки – гарантия юридической чистоты отношений между работодателем и сотрудником. Соблюдение установленных требований позволяет избежать спорных ситуаций‚ упростить работу HR‑отдела и обеспечить сотрудникам полную информацию о своём трудовом стаже.
Если у вашей организации возникнут вопросы по заполнению или оформлению трудовой книжки‚ рекомендуется обратиться в отдел кадров или в консультационный отдел Министерства труда.