Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий стаж работы‚ квалификацию и права работника․ Оформление записи о приёме на работу является обязательным для всех работодателей‚ если данное место считается основным․ В статье мы подробно разберём‚ когда и как вносить эту запись‚ какие нормативные акты регулируют процесс‚ а также рассмотрим типовые формулировки и типичные ошибки․

Содержание статьи

1. Нормативно‑правовая база
2. Когда запись обязательна
3. Порядок внесения записи
4. Образцы формулировок
5. Особые случаи (совместительство‚ перевод‚ полставки)
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

Оформление записей в трудовой книжке регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66‚ пункты 1‑3․
• Приказ Минтруда России № 320н от  г․ «Об образце формы трудовой книжки»․
• Приказ Минтруда России № 108н от  г․ «Об утверждении порядка ведения записей о совместительстве»․
• Федеральный закон «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (для указания страховых тарифов)․

Согласно статье 66 ТК РФ‚ работодатель обязан вести трудовую книжку у каждого работника‚ который отработал у него более 5 календарных дней‚ если данная работа является основным местом работы․ Запись в книжку вносится в течение 5 дней со дня приёма․

Когда запись обязательна

Запись о приёме на работу делается в следующих случаях:

• Работник устраиваеться на первое место работы (первая запись в книжке)․
• Работник переходит в другую организацию‚ где новое место считается основным (трудовая книжка передаётся от старого работодателя)․
• Внутреннее совместительство переходит в полную ставку – запись вносится основным работодателем․
• Работник‚ ранее работавший по совместительству‚ получает основное место работы в той же организации․

Если работа является совместительством‚ запись в трудовую книжку вносится только по заявлению работника и исключительно основным работодателем (см․ Приказ Минтруда № 108н)․

Порядок внесения записи

Для корректного оформления записи необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. Подготовка документов:
   • Трудовой договор (или приказ о приёме на работу)․
   • Паспорт и СНИЛС работника․
   • Трудовая книжка (если она уже есть)․
2. Проверка наличия свободного места в трудовой книжке․ Если в основной части записей нет‚ используют вкладыш (страница 2‑й формы)․
3. Заполнение полей записи (см․ образец ниже)․ Пишется чернильной ручкой‚ разборчиво‚ без исправлений․
4. Подпись работодателя (директора‚ главного бухгалтера) и печать организации․
5. Подпись работника (в подтверждение получения записи)․
6. Внести запись в течение 5 календарных дней со дня начала работы․

Если запись делается после 5‑дневного срока‚ в документе указывается причина задержки (например‚ «запись внесена по причине отсутствия свободного места в основной части книжки»)․

Образцы формулировок

Первая запись (первое место работы)

Запись делается в разделе «Сведения о работе» (страница 2‑й формы)․

Дата приёма: 
Наименование организации: ООО «ТехИнвест»‚ ИНН 7701234567
Должность‚ разряд: инженер‑технолог‚ разряд 2
Ссылка на приказ: Приказ № 45 от г․
Ставка: 100%
Подпись работодателя: ___________ /Иванов И․И․/
Подпись работника: ___________ /Петров П․П․/

Приём на работу после совместительства (перевод в основное место)

Дата перевода: 
Наименование организации: ОАО «СтройТех»‚ ИНН 7709876543
Должность: старший прораб
Ссылка на приказ о переводе: Приказ № 12 от г․
Ставка: 100%
Подпись работодателя: ___________ /Сидоров С․С․/
Подпись работника: ___________ /Кузнецова К․К․/

Приём на работу на полставки (основное место)

Дата приёма: 
Наименование организации: ЗАО «МедиаПлюс»‚ ИНН 7701122334
Должность: редактор‑корректор (полставка)
Ставка: 50%
Ссылка на приказ: Приказ № 78 от г․
Подпись работодателя: ___________ /Лебедева Л․Л․/
Подпись работника: ___________ /Морозов М․М․/

Особые случаи

Внешний совместитель‚ ставший основным работником

Если внешний совместитель уволился с предыдущего места и нанят как основной сотрудник‚ запись вносится в его трудовую книжку по новому работодателю․ При этом в графе «Ссылка на приказ» указывается приказ о приёме‚ а в графе «Ставка» – 100 %․

Перевод внутри организации (внутреннее совместительство → основное место)

Запись вносится в новую страницу трудовой книжки‚ а в графе 4 указывается ссылка на приказ о переводе․ При этом прежняя запись о совместительстве остаётся без изменений․

Приём на работу в бюджетную организацию

Для государственных и муниципальных учреждений дополнительно требуется:

• Справка о наличии судимости (если требуется по должности)․
• Согласие профсоюза (для некоторых категорий работников)․

Отсутствие места в основной части книжки

В случае‚ когда в основной части книжки нет свободных строк‚ используется вкладыш (страница 2‑й формы)․ На вкладыше указываются те же реквизиты‚ что и в основной части‚ но дополнительно проставляется номер вкладыша в графе «Номер записи»․

Типичные ошибки и как их избежать

• Запись делается черновиком или карандашом․ Требуется чернильная ручка‚ чёрный цвет․
• Неправильный порядок полей․ Следуйте шаблону: дата‚ наименование организации‚ должность‚ ставка‚ ссылка на приказ‚ подписи․
• Отсутствие подписи работника․ Без подписи запись считается недействительной․
• Запись в трудовую книжку до начала работы․ Записывать можно не ранее чем за 5 дней до начала‚ но только если работник уже официально принят (приказ подписан)․
• Указание неверного ИНН или ОКПО организации․ Проверяйте реквизиты в приказе․
• Не учитывается совместительство․ Запись о совместительстве вносится только по заявлению работника и только основным работодателем․

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Нужно ли вносить запись‚ если работник отработал менее 5 дней?

Ответ: Нет․ По статье 66 ТК РФ запись обязательна‚ если работа считается основным местом и продолжительность работы превысила 5 календарных дней․

Вопрос: Как оформить запись‚ если в основной части книжки нет места?

Ответ: Используется вкладыш (страница 2‑й формы)․ На вкладыше указываются все реквизиты‚ а в графе «Номер записи» проставляется номер‚ следующий за последней записью в основной части․

Вопрос: Можно ли записать совместительство без заявления работника?

Ответ: Нет․ По Приказу Минтруда № 108н запись о совместительстве вносится только по заявлению работника и только основным работодателем․

Вопрос: Что делать‚ если работник переходит в другую организацию‚ но сохраняет ту же трудовую книжку?

Ответ: Новая организация вносит запись о приёме в свободную строку (или вкладыш) и указывает ссылку на приказ о приёме․ При этом в графе «Наименование организации» указывается название нового работодателя․

Вопрос: Нужно ли указывать ставку 100 % при работе на полставки?

Ответ: Да․ Ставка указывается в процентах от полной нормы (например‚ 50 % для полставки)․

Запись в трудовой книжке о приёме на работу – один из ключевых элементов трудовых отношений․ Правильное оформление гарантирует законность трудового стажа‚ упрощает расчёт пенсии и защищает интересы как работника‚ так и работодателя․ Следуйте нормативным требованиям‚ используйте проверенные образцы формулировок и не забывайте о сроках – тогда процесс будет прозрачным и безупречным․

Если у вас остались вопросы‚ рекомендуется обратиться к трудовому юристу или в службу кадров вашей организации․

Дата публикации: