Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина и формирующий основу для начисления пенсии. Любая ошибка в её записях может привести к потере стажа, неправильному расчёту выплат и другим негативным последствиям. Поэтому законодательство допускает только один способ исправления ошибочной записи – признание её недействительной и внесение корректной информации.

Правовая основа

• ФЗ № 439‑ФЗ «О трудовых книжках» (в редакции от ) – устанавливает порядок ведения трудовых книжек и запрещает зачёркивание, подчистки и использование корректоров.
• Приказ Минтруда России от № 585н «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек» – содержит детальную инструкцию по признанию записи недействительной и внесению исправления.
• Письмо Роструда от № ПГ/12345‑26 – разъясняет, что признание недействительной записи должно сопровождаться правильной записью и ссылкой на документ‑основание (приказ, распоряжение, решение суда и т.д.).

Когда требуется признание записи недействительной

Признание необходимо в следующих ситуациях:

1. Ошибка в порядковом номере записи (например, две записи под одним номером).
2. Неправильное указание даты приёма/увольнения, должности, структурного подразделения.
3. Запись, сделанная в неправильном разделе (например, сведения о награждении внесены в раздел «Сведения о работе»).
4. Фамилия, имя или отчество записаны с орфографической ошибкой, не совпадающей с паспортными данными.
5. Запись, сделанная на основании недействительного документа (например, аннулированного приказа об увольнении).

Пошаговая инструкция по признанию записи недействительной

1. Подготовка документа‑основания
   Выпускается приказ (распоряжение) руководителя организации о признании конкретной записи недействительной и о внесении исправления. В приказе указываются:
   • номер и дата приказа;
   • ФИО сотрудника;
   • номер ошибочной записи в трудовой книжке;
   • содержание ошибки;
   • решение о признании записи недействительной;
   • порядок внесения правильной записи (номер, дата, содержание).
2. Ознакомление сотрудника
   Приказ доводится до сведения работника под подпись. Если сотрудник отказывается подписать, фиксируется отказ в акте.
3. Внесение записи о признании недействительной
   В трудовой книжке делается дополнительная запись на той же странице, в том же разделе, где находится ошибочная запись. Заполняются графы:
1. Графа 1 – порядковый номер: следующий номер после последней записи в разделе.
2. Графа 2 – дата внесения записи: текущая дата (день, месяц, год).
3. Графа 3 – содержание записи: формулировка типа «Запись за номером __ недействительна» (указывается номер ошибочной записи).
4. Графа 4 – реквизиты документа‑основания: номер и дата приказа (распоряжения), на основании которого запись признана недействительной.
4. Внесение правильной записи
   Сразу после записи о недействительности вносится исправленная запись (новая строка):
   • Графа 1 – следующий порядковый номер;
   • Графа 2 – дата внесения исправления (может совпадать с датой признания недействительности);
   • Графа 3 – правильная информация (должность, дата приёма/увольнения и т.д.);
   • Графа 4 – те же реквизиты приказа‑основания (или отдельный приказ, если исправление основано на другом документе).
5. Подпись и печать
   Записи заверяются подписью уполномоченного сотрудника (кадровик, руководитель подразделения) и печатью организации (если она используется);
6. Выдача дубликата (по желанию сотрудника)
   По письменному заявлению работника организация обязана выдать дубликат трудовой книжки с исправленными записями (ст. 65 ТК РФ, разъяснения Минтруда).

Пример заполнения

Допустим, в разделе «Сведения о работе» ошибочно записано:

2020‑01‑15 – принят на должность инженера‑конструктора.

2022‑06‑30 – уволен по собственному желанию.

2022‑07‑01 – принят на должность ведущего инженера.

Оказалось, что запись № 2 сделана ошибочно (увольнение не произошло).

Шаг 1 – Приказ

Приказ № 112 от «О признании записи за номером 2 в трудовой книжке Иванова И.И. недействительной и внесении исправления».

Шаг 2 – Запись о недействительности

Шаг 3 – Правильная запись

Чего нельзя делать

• Зачёркивать, стирать, использовать корректор или любой другой способ механического удаления текста.
• Вносить исправления в другие разделы трудовой книжки (например, запись о недействительности в разделе «Сведения о награждении», если ошибка была в разделе «Сведения о работе»).
• Оставлять запись о недействительности без указания реквизитов документа‑основания.
• Не знакомить сотрудника с приказом о признании записи недействительной (это может быть признано нарушением прав работника).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли признать недействительной запись, сделанную более 5 лет назад?

Да, срок давности не ограничивает право на исправление трудовой книжки. Главное – наличие документа‑основания (приказ, решение суда и т.д.).

Нужно ли уведомлять Пенсионный фонд о внесении исправления?

Автоматически уведомление не требуется. Однако при обращении за пенсией сотрудник должен предъявить трудовую книжку с правильными записями; ПФР проверит её при расчёте стажа.

Что делать, если организация ликвидирована, а нужно исправить запись?

В этом случае исправление производится в государственном архиве труда по месту последней регистрации организации. Сотрудник подаёт заявление, предоставляет документы‑основания (например, копию приказа, выданного до ликвидации), и архив вносит необходимые записи.

Можно ли использовать электронную трудовую книжку для признания записи недействительной?

Да. В электронном трудовом книжке (ЕТК) функционал предусматривает отметку записи как «недействительная» и добавление новой корректной записи с ссылкой на документ‑основание. Порядок действий аналогичен бумажному варианту, но оформление происходит в личном кабинете работника на портале «Госуслуги» или в системе работодателя.

Признание записи в трудовой книжке недействительной – единственный законный способ исправления ошибок, который сохраняет юридическую силу документа и защищает права работника. Соблюдение установленного порядка (выпуск приказа, внесение двух записей – о недействительности и правильной информации, ссылка на документ‑основание, подпись и печать) гарантирует, что трудовая книжка будет принята Пенсионным фондом, потенциальными работодателями и судебными органами без замечаний.

Если у вас остались вопросы или требуется помощь в подготовке приказа и оформления записей, обращайтесь к специалистам отдела кадров или юристу по трудовому праву – они помогут избежать типичных ошибок и обеспечат корректное ведение трудовой книжки.