Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности) — ключевой документ, подтверждающий стаж и опыт работы. Ситуации, когда сотрудник отказывается либо предоставить её при приёме на работу, либо забрать при увольнении, регулярно возникают на практике и чреваты серьёзными рисками для обеих сторон. Данная статья разбирает эти случаи с точки зрения действующего законодательства РФ.
Отказ предоставить трудовую книжку при приёме на работу
Важно: С 1 января 2020 года в России параллельно существуют бумажная трудовая книжка и электронная (сведения в форме СЗВ-ТД, хранящиеся в Социальном фонде). Работник вправе выбрать любой вариант, если ранее не отказывался от бумажного носителя.
Позиция законодательства
Трудовой кодекс РФ (ст. 65) прямо запрещает отказывать в приёме на работу из-за отсутствия трудовой книжки. Предоставление этого документа не является обязательным условием для заключения трудового договора.
Работодатель обязан принять на работу человека, даже если он:
- Не имеет бумажной трудовой книжки (например, впервые устраивается на работу).
- Предоставляет только электронные сведения о трудовой деятельности (выписку из СЗВ-ТД).
- По объективным причинам не может представить документ (утрата, кража и т.д.).
Правильные действия работодателя
Если кандидат отказывается принести трудовую книжку:
- Не требовать её предоставления как обязательного условия.
- Не отказывать в трудоустройстве.
- Оформить приём на работу на общих основаниях, указав в трудовом договоре и приказе о приёме, что работник не предоставил трудовую книжку по собственному желанию/не имел её.
- Рекомендуется получить от работника письменное заявление об отказе от предоставления трудовой книжки (с указанием причины, если она есть). Это защитит работодателя при возможных проверках.
- Если у работника есть электронная трудовая книжка, попросить предоставить выписку из неё (форму СЗВ-ТД) для ознакомления.
Отказ забрать трудовую книжку при увольнении
Эта ситуация регулируется ст. 84.1 ТК РФ. Работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) в день увольнения.
Алгоритм действий работодателя
Если уволенный сотрудник не явился за документом или отказался его получить:
- Направить письменное уведомление. Работодатель должен направить сотруднику заказным письмом с уведомлением о вручении (или иным способом, подтверждающим факт и дату отправки) с требованием явиться за трудовой книжкой в установленный срок (например, 3-5 рабочих дней).
- В уведомлении указать:
- Что документ готов к выдаче.
- Дату и место, где его можно получить.
- О последствиях отказа от получения (трудовая книжка будет хранится у работодателя).
- О возможности дать согласие на отправку по почте за счёт работника.
- Сохранить копию уведомления и почтовую квитанцию. Это ключевое доказательство, что работодатель выполнил обязанность.
- После получения уведомления (или истечения срока) хранить трудовую книжку у себя. С этого момента ответственность за задержку выдачи снимается с работодателя (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
Что выдать вместо трудовой книжки?
Если работник отказывается получать и бумажную книжку, и сведения в электронном виде, работодатель обязан выдать ему справку по форме СТД-Р (сведения о трудовой деятельности) и справку о заработной плате для расчёта пособий. Это не заменяет трудовую книжку, но является обязательным документом.
Последствия невыдачи трудовой книжки (вина работодателя)
Если задержка выдачи произошла по вине работодателя (например, он не направил уведомление), наступают серьёзные последствия:
- Административная ответственность: По ст. 5.27 КоАП РФ штраф для должностных лиц и юридических лиц.
- Материальная ответственность: Работник вправе обратиться в суд с иском о взыскании неполученного заработка за весь период с момента увольнения до фактической выдачи документа. Это основано на том, что без трудовой книжки человек не может трудоустроиться и теряет доход.
- Возмещение морального вреда: Суд может взыскать компенсацию за переживания и неудобства.
- Обязание выдать документ: Суд обяжет работодателя немедленно выдать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности.
Что делать работнику, если работодатель не отдаёт книжку?
Если работодатель удерживает документ без законных оснований, работник должен:
- Направить письменное заявление с требованием выдать трудовую книжку (сохранить копию).
- В случае бездействия, обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или прокуратуру.
- Подать исковое заявление в суд о взыскании неполученного заработка, компенсации морального вреда и обязании выдать документ.
Краткая сравнительная таблица
| Ситуация | Действия работодателя | Действия работника | Ключевой риск для работодателя |
|---|---|---|---|
| При приёме на работу Работник не приносит трудовую книжку | Принять на работу. Зафиксировать отказ в заявлении. Не требовать документ. | Предоставить заявление об отказе (по желанию). | Отказ в приёме — прямое нарушение ст. 65 ТК РФ. |
| При увольнении Работник не забирает трудовую книжку | Направить письменное уведомление с требованием забрать документ или дать согласие на отправку. Хранить книжку после уведомления. | Явиться за документом в указанный срок или дать согласие на почтовую отправку. | Невыдача по своей вине — взыскание неполученного заработка, штрафы. |
Главный принцип: трудовая книжка, это документ работника, а не работодателя. Работодатель не может удерживать её и обязан предпринять все разумные шаги для её выдачи. При отказе сотрудника при приёме — не требовать. При отказе при увольнении — надлежащим образом уведомить и зафиксировать свои действия. Игнорирование этих правил ведёт к судебным искам, финансовым потерям и проверкам со стороны ГИТ.