Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. В неё традиционно вносятся сведения о приёме, переводе, увольнении, а также о повышении квалификации и поощрениях. Вопрос о возможности фиксировать в трудовой книжке информацию о награждениях (почётных грамотах, благодарностях, медалях и т.д.) актуален как для работодателей, так и для сотрудников.
Нормативная база
Основные положения, регулирующие ведение трудовых книжек, содержатся в:
- Трудовом кодексе РФ (ст. 66 – ведение трудовой книжки);
- Постановлении Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
- Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69).
В указанных нормативных актах прямо не запрещается вносить сведения о наградах, однако и прямо не предписывается это делать. Поэтому порядок записи определяется внутренними локальными актами организации и практикой кадровой службы.
Какие награды можно отразить?
На практике в трудовую книжку обычно вносят информацию о:
- Почётных грамотах и благодарностях, объявленных работодателем или отраслевыми объединениями;
- Государственных и ведомственных наградах (ордена, медали, знаки отличия), если они связаны с трудовыми достижениями;
- Премиях и поощрениях, объявленных в рамках корпоративных программ (например, «Лучший сотрудник года»).
Важно, чтобы награда имела трудовой характер, то есть была связана с выполнением трудовых функций, профессиональными успехами или вкладом в развитие организации.
Как правильно оформить запись?
Запись о награде оформляется в разделе «Сведения о работе» (или в отдельном подразделе «Поощрения») трудовой книжки следующим образом:
- Дата награждения – указывается день, месяц и год.
- Наименование награды – полное официальное название (например, «Почётная грамота Министерства труда и социальной защиты РФ»).
- Основание награждения – кратко описывается причина (например, «за высокие показатели в выполнении производственного плана за 2025 год»).
- Кем объявлено – название организации или органа, который наградил работника (например, «ООО «ТехноПром»» или «Федеральная служба по труду и занятости»).
- Подпись и печать – ставится подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации.
Пример записи:
– Почётная грамота Министерства труда и социальной защиты РФ за значительный вклад в развитие системы охраны труда. Объявлено: Министерство труда и социальной защиты РФ. Подпись: ___________________ Печать организации
Что следует учитывать работодателю?
- Локальные нормативные акты – рекомендуется закрепить порядок внесения записей о наградах в Положении о ведении трудовых книжек или в ином внутреннем документе.
- Согласие работника – хотя закон не требует отдельного согласия для внесения поощрения, хорошей практикой является ознакомление сотрудника с записью и получение его подписи в качестве подтверждения.
- Конфиденциальность – сведения о наградах не являються конфиденциальными, однако их внесение должно соответствовать принципу достоверности и не вводить в заблуждение.
- Архивное хранение – трудовая книжка хранится в личном деле сотрудника; записи о наградах сохраняются на весь срок хранения документа (50 лет после увольнения).
Что делать, если работодатель отказывается вносить запись?
Если сотрудник считает, что его достижение заслуживает отражения в трудовой книжке, а работодатель отказывается, можно:
- Обратиться к руководителю отдела кадров с письменным запросом, приложив копию документа о награде (грамоту, приказ и т.д.).
- В случае отказа – подать жалобу в государственную инспекцию труда (ГИТ) или в профсоюзную организацию, если таковая присутствует на предприятии.
- Как крайняя мера – обратиться в суд с требованием внесения записи, ссылаясь на нарушение права на достоверное отражение трудовой деятельности (ст. 66 ТК РФ).
Внесение записей о наградах в трудовую книжку не запрещено законодательством, а наоборот, способствует более полному и объективному отражению трудового пути работника. Для корректного оформления необходимо:
- руководствоваться внутренними нормативными актами организации;
- указывать дату, наименование награды, основание и источник награждения;
- обеспечить подпись уполномоченного лица и печать организации;
- при необходимости добиваться внесения записи через диалог с кадровой службой или официальные инстанции.
Соблюдение этих правил позволит избежать споров и обеспечит прозрачность ведения трудовых книжек в вашей организации.