Ситуация, когда у соискателя или работника отсутствует бумажная трудовая книжка, но при этом он работает по трудовому договору, встречается на практике довольно часто. Это может быть связано с первичным трудоустройством, утратой документа или иными обстоятельствами. Главный вопрос: является ли сам факт отсутствия записи в трудовой книжке нарушением трудового законодательства? Давайте разберемся детально.
Общее правило: запись в трудовую книжку обязательна
Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности в электронном виде). За исключением случаев, когда договор заключается впервые.
После приема на работу работодатель обязан внести соответствующую запись о приеме (и об увольнении) в трудовую книжку работника. Это основное доказательство трудового стажа и прав на социальные гарантии.
Когда можно работать без записи в трудовой книжке? Законные случаи
Трудовое законодательство предусматривает несколько ситуаций, когда запись в трудовую книжку не оформляется, но трудовые отношения при этом существуют и защищены:
Первичное трудоустройство (работа впервые)
Если человек никогда ранее не работал официально и у него нет трудовой книжки (как бумажной, так и электронной), работодатель не имеет права требовать этот документ. Трудовой договор заключается, но запись в книжку не делается, так как ее физически нет. Вместо этого с 2021 года работодатель обязан передать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд для формирования электронной трудовой книжки (ЭТК).
Работа по гражданско-правовому договору (ГПХ)
Это не трудовые, а гражданско-правовые отношения (договоры подряда, оказания услуг и т.д.). По таким договорам не ведется трудовая книжка, не начисляются страховые взносы в ПФР (если договор не признан трудовым), и у работника нет прав на отпуск, больничный и другие гарантии ТК РФ. Важно: если фактически отношения похожи на трудовые (подчинение, личный труд, регулярная оплата), суд может переквалифицировать ГПХ в трудовой договор.
Работа по совместительству
При совместительстве (работа по основному месту и еще на одной должности у того же или другого работодателя) основная запись делается только по основному месту работы. По совместительству запись в ту же книжку не вносится. Однако трудовой договор на совместительство заключается в письменной форме.
Утеря, порча или отсутствие бумажной книжки на момент приема
Если работник сообщает, что его трудовая книжка утрачена, испорчена или украдена, работодатель может принять его на работу по трудовому договору. В этом случае работник обязан в кратчайшие сроки восстановить документ (через архив или МФЦ по месту последнего места работы). Пока документ не восстановлен, запись не вносится. Но работодатель должен передать сведения о трудовой деятельности в ПФР для ЭТК.
Дистанционная работа (удаленная)
Для дистанционных работников (если это предусмотрено локальным нормативным актом) допускается ведение электронной трудовой книжки без оформления бумажного экземпляра.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — современная норма
С 1 января 2021 года работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности всех вновь принимаемых работников (а со временем — и об увольнениях) в Пенсионный фонд России для формирования электронной трудовой книжки.
Ключевые моменты:
- Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, работодатель делает в нее запись и одновременно передает сведения в ПФР.
- Если бумажной книжки нет (первичное трудоустройство), работодатель только передает сведения в ПФР. Запись в бумажный документ не вносится, так как его нет.
- Работник в любой момент может запросить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг или в МФЦ.
- Бумажная трудовая книжка не отменена. Если у гражданина она есть, он может пользоваться ею параллельно с электронной.
Права работника без записи в трудовой книжке
Даже если запись в бумажную книжку не внесена, трудовые права работника защищены, если есть трудовой договор и факт работы. Однако для подтверждения некоторых прав нужны дополнительные действия:
Подтверждение трудового стажа
Стаж для назначения пенсии ПФР учитывает на основании сведений из ЭТК или документов, переданных работодателем. Если запись в бумажную книжку отсутствует, но есть трудовой договор и платежные ведомости (или выписка из ЭТК), стаж будет учтен. Для восстановления утерянной книжки или подтверждения стажа можно использовать:
- Трудовой договор.
- Приказы о приеме/увольнении (копии).
- Выписки из отчетных документов (ведомости на выдачу зарплаты, лицевые счета).
- Справки с места работы с указанием периода работы и должности.
- Свидетельские показания (в судебном порядке).
Оплачиваемый отпуск, больничные, пособия
Право на оплачиваемый ежегодный отпуск, пособие по временной нетрудоспособности, декретные выплаты и другие гарантии возникают с момента начала работы по трудовому договору, а не с момента внесения записи в книжку. Отсутствие записи не лишает этих прав, но может усложнить их документальное подтверждение. Поэтому важно, чтобы работодатель правильно передавал сведения в ПФР и ФСС.
Что делать работодателю? Алгоритм действий
Если к вам на работу пришел человек без трудовой книжки, действуйте по следующему плану:
- Уточните причину отсутствия. Это первичное трудоустройство, утеря, работа по ГПХ?
- Заключите письменный трудовой договор. Это обязательное условие. В договоре не нужно делать отдельную пометку об отсутствии книжки.
- Если это первичное трудоустройство или утеря:
- Примите работника на работу.
- Передайте сведения о трудовой деятельности (прием, данные работника) в ПФР для формирования ЭТК.
- Если работник обещал восстановить книжку, дождитесь ее и внесите запись.
- Если отношения по сути являются трудовыми, а договор оформлен как ГПХ, пересмотрите форму договора. Риск переквалификации высок.
- Не требуйте от работника внесения записи в книжку самостоятельно. Это обязанность работодателя.
Что делать работнику? Ваши шаги
- Предоставьте работодателю все имеющиеся документы (паспорт, СНИЛС, дипломы, приказы с предыдущего места работы, если есть).
- Убедитесь, что с вами оформлен именно трудовой договор, а не договор ГПХ. Внимательно изучите его текст.
- Контролируйте передачу сведений в ПФР. Через 1-2 месяца после приема проверьте выписку из своей электронной трудовой книжки на портале Госуслуг. Если сведений нет — напомните работодателю о его обязанности;
- Если книжка утеряна — начните процедуру ее восстановления через архив или МФЦ. Для этого потребуются данные о предыдущих местах работы.
- Храните копии трудового договора и приказов (особенно об увольнении) у себя. Это ваша основная защита.
Риски и последствия для работодателя
Оформление трудовых отношений без трудового договора и без внесения сведений в ЭТК — грубое нарушение (ст. 5.27 КоАП РФ), влекущее крупные штрафы. Однако само по себе отсутствие записи в бумажную книжку при наличии трудового договора и переданных сведений в ПФР не является нарушением.
Главный риск для работодателя — если он не передает сведения в ПФР. Тогда у работника не будет подтвержденного стажа, и он может обратиться в трудовую инспекцию или суд с требованием восстановить права и взыскать компенсации.
- Трудовой договор без записи в бумажную трудовую книжку, законно, если есть одно из законных оснований (первичное трудоустройство, утеря, совместительство) и при этом сведения переданы в ПФР для ЭТК.
- Работа по гражданско-правовому договору (ГПХ) — это иной вид отношений, не дающий прав по ТК РФ. Не путайте с трудовым договором без записи в книжку.
- Электронная трудовая книжка — приоритет. С 2021 года именно она является основным документом, подтверждающим стаж.
- Работник должен следить за наличием своих данных в ЭТК и хранить копии ключевых документов.
- Работодатель обязан передавать сведения в ПФР в обязательном порядке, независимо от наличия бумажной книжки.
Важно! Данная статья носит информационный характер. В спорных ситуациях рекомендуется обращаться к юристу по трудовому праву или в Государственную инспекцию труда (ГИТ).