Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. С 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), однако бумажный вариант не отменен и по-прежнему требует строгого соблюдения правил ведения, учета и хранения. Нарушение этих правил чревато для работодателя серьезными последствиями: от материальной и дисциплинарной ответственности до административной, а в некоторых случаях и уголовной.

Электронная трудовая книжка: новые реалии

В соответствии с Федеральным законом от No 439-ФЗ, с 1 января 2020 года все работодатели обязаны формировать основную информацию о трудовой деятельности и стаже каждого сотрудника в электронном виде. Эти сведения передаются в порядке, установленном законодательством об индивидуальном (персонифицированном) учете, для хранения в информационных ресурсах Социального фонда России (ранее — ПФР).

Переход на ЭТК произошел по выбору работника:

• Сохранение бумажной книжки: работодатель продолжает вести оба формата — и бумажный, и электронный.
• Переход на электронный формат: работник подает соответствующее заявление, после чего бумажная трудовая выдается ему на руки, а работодатель продолжает передавать данные только в электронном виде.

При выдаче бумажной трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Эта запись заверяется подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение ТК) и печатью работодателя или кадровой службы (при наличии печатей).

Нормативная база: Приказ Минтруда No 320н

С 1 сентября 2021 года вступил в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда РФ от No 320н. Этот документ актуален и на сегодняшний день. Он устанавливает:

• Порядок ведения и хранения трудовых книжек;
• Правила выдачи дубликата трудовой книжки;
• Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении или при подаче работником заявления о переходе на ЭТК (в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ).

Нововведения коснулись всех работодателей: сегодня в каждой организации есть как сотрудники, перешедшие на ЭТК, так и те, кто решил сохранить бумажный формат документа.

Правила учета трудовых книжек

Для контроля за движением трудовых книжек и чистых бланков работодатель обязан вести специальные регистрационные журналы. Учету подлежат:

1. Бланки трудовых книжек и вкладышей в них (пустые бланки, которые будут оформлены на новых сотрудников).
2. Заполненные трудовые книжки (документы действующих сотрудников, хранящиеся у работодателя).

Книга учета движения трудовых книжек

Основной документ учета — Книга учета движения трудовых книжек. В ней отражается информация как по заполненным трудовым книжкам, так и по пустым бланкам.

При ведении книги в условиях параллельного существования бумажных и электронных ТК целесообразно указывать:

• Дату, с которой трудовая книжка будет вестись в электронном виде;
• Дату передачи бумажного документа сотруднику на хранение;
• В графе 13 — подпись работника при получении трудовой книжки на руки.

Требования к оформлению Книги учета

Требования к учетным журналам остаются неизменными и строгими. Книгу учета необходимо:

• Пронумеровать;
• Прошнуровать;
• Заверить подписью руководителя организации;
• Скрепить печатью работодателя (при наличии).

Если в компании используются старые книги учета, в которых еще осталось свободное место, и их форма устраивает работодателя, не обязательно срочно разрабатывать и утверждать новые формы. Можно продолжать вести старые журналы до их окончания.

Правила хранения трудовых книжек

Бумажные трудовые книжки работников, не перешедших на ЭТК, остаются на хранении у работодателя. Для обеспечения их сохранности необходимо соблюдать следующие правила:

• Надежная защита: трудовые книжки и чистые бланки должны храниться в несгораемых сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, исключающих доступ посторонних лиц и риск порчи документов (от кражи, пожара, затопления).
• Назначение ответственного: приказом руководителя назначается лицо, ответственное за ведение, учет и хранение трудовых книжек. Как правило, это сотрудник кадровой службы.
• Архивирование: при увольнении сотрудника, его трудовая книжка выдается ему на руки в последний день работы. Если за книжкой не явились, она подлежит хранению в архиве организации до востребования.

Преимущества электронной трудовой книжки

Внедрение ЭТК имеет ряд неоспоримых преимуществ, которые постепенно снижают нагрузку на кадровый документооборот:

• Безопасность: электронные данные невозможно потерять, испортить или подделать.
• Доступность: работник может в любой момент посмотреть сведения о своей трудовой деятельности через портал Госуслуг или личный кабинет фонда.
• Удобство: при устройстве на новую работу нет необходимости нести бумажный документ, достаточно предоставить выписку из ЭТК.

Несмотря на активную цифровизацию и развитие электронных трудовых книжек, бумажный формат остается актуальным. Работодателям необходимо строго соблюдать баланс: своевременно передавать данные в фонд для ЭТК и неукоснительно следовать правилам учета и хранения бумажных трудовых книжек, опираясь на актуальные требования Приказа Минтруда No 320н. Грамотное ведение Книги учета движения, обеспечение сохранности документов в сейфах и назначение ответственных лиц — залог того, что проверяющие органы не найдут нарушений, а работники будут уверены в сохранности своего стажа.