Трудовая книжка – это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника и его права в системе социального страхования. С 2021 года в России действует переходный период: при первом официальном трудоустройстве работник получает только электронную трудовую книжку (ЭТК). Бумажную книгу можно оформить только в особых случаях; Ниже приведена подробная инструкция по оформлению трудовой книжки как бумажной‚ так и электронной‚ а также сведения о том‚ какие документы нужны‚ как их подать и как вести книгу.
Что такое трудовая книжка?
- Письменный документ‚ в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника.
- Содержит сведения о месте работы‚ должности‚ стаже‚ причинах увольнения и т.д.
- Обязателен для всех работников‚ кроме тех‚ кто впервые устроился после 2021 года и никогда ранее не вел трудовую книжку.
Типы трудовых книжек
2.1 Бумажная трудовая книжка
Классический вариант‚ который используется для работников‚ которые уже имели трудовую книжку до 2021 года‚ либо для тех‚ кто впервые устроился до 2021 года.
2.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Новый формат‚ который заменяет бумажную книгу. Работодатель передает сведения в Федеральную службу по труду и занятости (ФСТЗ) через форму ЕФС‑1‚ а работник может получить выписку по формам СТД‑Р или СТД‑СФР.
Кто оформляет трудовую книжку?
Оформление выполняет работодатель в присутствии работника. Работник может подать письменное заявление‚ но работодатель обязан выдать книгу не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
Как оформить трудовую книжку впервые
4.1 Подготовка документов
- Паспорт гражданина РФ (копия)
- СНИЛС (копия)
- ИНН (если есть)
- Сертификат об образовании (если требуется)
- Трудовой договор (первый экземпляр)
- Приказ о приёме на работу
- Приказ о назначении на должность (если применимо)
4.2 Процесс оформления (бумажная книга)
- Работодатель заполняет титульный лист книги: ФИО‚ дата рождения‚ место работы‚ должность‚ дата начала работы.
- В присутствии работника работодатель делает запись о приёме на работу в первой строке книги.
- Работник подписывает запись и сохраняет копию книги.
- Книга хранится в архиве предприятия до 2026 года‚ после чего она может быть передана в ФСТЗ.
4.4 Процесс оформления (электронная книга)
- Работодатель заполняет форму ЕФС‑1 и отправляет её в ФСТЗ.
- Система автоматически формирует ЭТК‚ которую работник может открыть в личном кабинете ФСТЗ.
- Для получения выписки работник обращается в Госуслуги или в МФЦ и запрашивает выписку по формам СТД‑Р или СТД‑СФР.
Как вести трудовую книжку
5.1 Заполнение записей
Записи в трудовой книжке делаются в порядке возрастания дат. В каждой записи указываются:
- Дата начала работы
- Место работы (наименование организации‚ адрес)
- Должность
- Стаж (в месяцах и днях)
- Причина увольнения (если применимо)
5.2 Ведение в электронном виде
Все сведения автоматически попадают в ЭТК. Работник может просматривать их в личном кабинете ФСТЗ. При необходимости можно запросить выписку в формате PDF.
Особенности перехода на электронную трудовую книжку
- С 2021 года при первичном трудоустройстве оформляется только ЭТК.
- Бумажная книга в этом случае уже не оформляется.
- Электронная книга используется для всех работников‚ которые впервые устроились после 2021 года и никогда ранее не вели трудовую книжку.
- Если работник ранее имел бумажную книгу‚ он может попросить внести сведения о работе до 2020 года в ЭТК‚ обратившись в ФСТЗ.
Как получить выписку из трудовой книжки
- Через Госуслуги: в личном кабинете можно заказать выписку по форме СТД‑Р.
- Через МФЦ: подать заявление в отдел кадров.
- Через ПФР: запросить выписку по форме СТД‑СФР.
- Через ФСТЗ: в личном кабинете можно скачать PDF‑выписку.
Что делать‚ если работник не получил трудовую книжку?
Если работник не получил книгу в течение трёх рабочих дней после подачи заявления‚ он может обратиться в отдел кадров с письменным запросом. В случае отказа работодателя работник имеет право подать жалобу в ФСТЗ.
Практические советы
- Сохраняйте копию бумажной книги‚ если она есть‚ – в случае потери можно восстановить данные.
- Проверяйте данные в ЭТК регулярно‚ чтобы убедиться‚ что все сведения верны.
- Если вы сменили место работы‚ обязательно обновите сведения в книге.
- При увольнении обязательно получите выписку‚ чтобы подтвердить свой стаж.
Оформление трудовой книжки – важный этап в официальном трудоустройстве. С переходом на электронный формат многие процессы упрощаются‚ но при этом сохраняется юридическая сила документа. Работодатель обязан вести книгу в соответствии с законодательством‚ а работник – контролировать правильность внесенных сведений. Следуя приведенной инструкции‚ вы сможете без проблем оформить и вести трудовую книжку‚ будь то бумажная или электронная.