Дата актуализации:  г. 17:51:35

Содержание

1. Правовая база и основные нормативные акты
2. Когда и кому необходимо выдавать трудовую книжку
3. Бумажная vs электронная трудовая книжка
4. Пошаговый порядок оформления новой трудовой книжки
5. Документы, необходимые от сотрудника
6. Образцы записей в трудовую книжку (2026 г.)
7. Ответственность работодателя за ошибки
8. Часто задаваемые вопросы

Правовая база и основные нормативные акты

Оформление и ведение трудовых книжек регулируется следующими документами:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66‑71).
• Приказ Минтруда России № 320н от  г. «Об утверждении Порядка оформления и учёта трудовых книжек и вкладышей к ним». Действует и в 2025‑2026 гг.
• Постановление Правительства РФ № 1019 от  г. «Об электронных трудовых книжках».
• Методические рекомендации Фонда социального страхования (ФСС) -024‑2025 гг.

Все перечисленные акты обязательны для применения как в государственных, так и в частных организациях.

Когда и кому необходимо выдавать трудовую книжку

Согласно пункту 2 Порядка 320н, работодатель обязан выдать трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение шести календарных дней со дня начала работы сотрудника. При этом учитываются следующие нюансы:

Важно: если трудовая книжка не была оформлена в установленный срок, её выдача «задним числом» невозможна, так как каждый бланк регистрируется в журнале учёта движения и хранения.

Бумажная vs электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Ведётся в единой государственной информационной системе «Электронная трудовая книжка».
• Записи вносятся в режиме реального времени, что исключает задержки и ошибки при переносе.
• Сотрудник получает доступ через портал Госуслуги или мобильное приложение.
• С 1 ноября 2024 г. новые бумажные трудовые книжки более не печатаются в массовом порядке – их выпуск ограничен только случаями, когда работник явно отказывается от ЭТК.

Бумажная трудовая книжка

• Продолжает использоваться, если работник отказывается от ЭТК (письменное заявление).
• Требует ведения журнала учёта бланков, штамповки и подписи ответственного лица.
• Необходимо хранить в надёжном месте, обеспечить защиту от порчи и утраты.

Рекомендация: по возможности переводите всех новых сотрудников на электронную форму – это экономит время, упрощает контроль и соответствует текущим требованиям законодательства.

Пошаговый порядок оформления новой трудовой книжки

1. Подготовка документов от сотрудника (см. раздел 5).
2. Проверка наличия свободного бланка в журнале учёта движения и хранения (для бумажных книжек).
3. Оформление заявления сотрудника о выборе формы трудовой книжки:
   • Для ЭТК – письменное согласие с указанием ФИО, ИНН, СНИЛС.
   • Для бумажной – заявление «Отказ от ЭТК».
4. Заполнение ьного листа (для бумажной книжки):
   • ФИО работника, дата рождения, пол, гражданство.
   • Серия и номер паспорта, ИНН, СНИЛС.
   • Дата заполнения ьного листа (дата выдачи).
5. Внесение первой записи – приём на работу (см. образцы в разделе 6):
   • Дата приёма, название организации, должность, основание (трудовой договор, контракт).
   • Подпись работодателя и печать.
6. Регистрация бланка в журнале (для бумажных книжек) – указывается номер, дата выдачи, ФИО сотрудника.
7. Передача книжки сотруднику:
   • Лично в руки – подпись получателя в журнале.
   • По почте – только при наличии письменного согласия на отправку.
8. Внесение записи в электронную систему (если используется ЭТК) – через портал ФСС/Госуслуги.

Все действия должны быть документально подтверждены (сканы заявлений, подписи, печати).

Документы, необходимые от сотрудника

Согласно Трудовому кодексу и Приказу Минтруда № 320н, от нового сотрудника требуется предоставить только те документы, которые указаны в нормативных актах:

• Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта).
• ИНН (при наличии).
• Трудовой договор (или иной документ, подтверждающий основание приёма).
• Заявление о выборе формы трудовой книжки (электронной или бумажной).

Дополнительные справки (медицинская, санитарная, водительское удостоверение и т.п.) могут потребоваться только в случае, если они явно указаны в должностных инструкциях или отраслевых нормативных актах. Работодатель не обязан требовать документы, не предусмотренные законодательством.

Образцы записей в трудовую книжку (2026 г.)

Приём на работу

Дата приёма: 
Организация: ООО «ТехИнновации», ИНН 7701234567
Должность: Инженер‑программист
Основание: Трудовой договор № 123 от 
Срок: бессрочный
Подпись работодателя: ___________ (Иванов И.И.) Печать

Перевод внутри организации

Дата перевода: 
Организация: ООО «ТехИнновации», ИНН 7701234567
Новая должность: Руководитель проекта
Основание: Приказ № 45 от 
Подпись работодателя: ___________ (Петров П.П.) Печать

Увольнение по собственному желанию

Дата увольнения: 
Организация: ООО «ТехИнновации», ИНН 7701234567
Основание: Заявление работника от 
Последний рабочий день: 
Подпись работодателя: ___________ (Сидоров С.С.) Печать

Внесение сведений о предшествующем стаже

Стаж до приёма в ООО «ТехИнновации»: 5 лет 3 месяца
Организация: ОАО «СтартТех», ИНН 7709876543
Должность: Системный администратор
Период: – 
Документ: Трудовая книжка № 4567

Все записи должны быть выполнены чернильным шрифтом, без исправлений. При необходимости исправления – перечёркивание и подпись ответственного лица.

Ответственность работодателя за ошибки

• Согласно ст. 237 ТК РФ, за нарушение порядка ведения трудовых книжек предусмотрена штрафная ответственность:
  • Для юридических лиц – от 10 000 до 50 000 рублей.
  • Для должностных лиц – от 5 000 до 30 000 рублей.
• Если запись в книжке сделана с ошибкой, её необходимо внести исправление в виде перечёркивания, указания правильных данных и подписи ответственного лица. Повторные ошибки могут привести к более тяжким санкциям.
• Отсутствие записи о приёме в течение установленного срока (6 дней) считается административным правонарушением и влечёт штраф в размере до 30 000 рублей.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли брать заявление о выборе трудовой книжки у нового сотрудника?

Да. Сотрудник обязан оформить письменное заявление, в котором указывает, выбирает ли он электронную или бумажную форму. Без такого заявления работодатель не имеет права вести электронную запись;

Можно ли выдать трудовую книжку задним числом?

Нет. Бланки трудовых книжек фиксируются в журнале учёта с указанием даты их выдачи. Выдача «задним числом» нарушает порядок учёта и влечёт штраф.

Как оформить дубликат трудовой книжки?

Дубликат оформляется только в случае утраты, порчи или уничтожения оригинала. Требуется заявление сотрудника, решение руководства и запись в журнале о выдаче дубликата. На ьном листе указывается «Дубликат», дата оформления и ссылка на оригинал.

Что делать, если сотрудник отказывается от бумажной книжки, но не подписал заявление?

Работодатель обязан потребовать подписанное заявление. До получения согласия запись в электронную систему невозможна, а выдача бумажного бланка будет нарушением приказа № 320н.

Как получить новую трудовую книжку через портал Госуслуги?

Сотрудник заходит в личный кабинет, выбирает услугу «Получить трудовую книжку», загружает скан паспорта и СНИЛС, подписывает электронную форму согласия. После обработки в течение 5‑7 рабочих дней книжка будет отправлена по почте (при наличии согласия) или доступна в электронном виде.

Оформление трудовой книжки нового сотрудника – один из ключевых процессов в кадровой работе любой организации. С 2024 года приоритет отдан электронным трудовым книжкам, однако бумажный вариант остаётся обязательным при отказе работника от ЭТК. Соблюдение сроков (не позднее 6‑го дня), правильное ведение журнала учёта бланков и точность записей – залог избежания штрафов и сохранения прав работника.

Следуя изложенному в статье пошаговому алгоритму и используя предоставленные образцы записей, вы сможете быстро и безошибочно оформить трудовую книжку любого нового сотрудника, будь то в бумажной или электронной форме.

Автор статьи: юридический консультант по трудовому праву, подготовлено на основе актуальных нормативных актов и практики 2025‑2026 гг.