Трудовая книжка (или трудовая книжка в электронном виде) – официальный документ, в котором фиксируется трудовая деятельность работника․ Она обязательна для большинства категориев работников, а её правильное оформление влияет на расчёт пенсии, пособий и иных выплат․ Ниже – полное руководство, основанное на актуальной информации (на )․
Виды трудовых книжек
Существует два формата:
- Бумажная – традиционная записная книжка, в которую вносятся данные вручную․
- Электронная – цифровой документ, хранящийся в информационных ресурсах ПФР и подтверждённый усиленной квалифицированной электронной подписью․
Переход на электронный формат завершился в 2022 году, и с 2025 года все работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде (ст․ 66․1 ТК РФ)․
Где получить сведения
Для получения данных о трудовых книжках можно обратится в:
- Портал Госуслуг;
- Многофункциональный центр (МФЦ);
- Отдел СФР;
- Сам работодатель (при наличии доступа к его ИТ‑системе)․
Получить запись можно как в бумажном виде, так и в электронном виде с усиленной квалифицированной подписью․
Порядок заполнения трудовых книжек
Заполнение происходит в несколько этапов, каждый из которых регулируется конкретными правилами․
Основные разделы
В структуру трудовой книжки входят:
- Сведения о работе – место и период занятости, должность, условия труда․
- Сведения о награждении – присвоение званий, премий, орденов․
- Сведения о стаже – общий и страховой․
- Сведения о воспитании и обучении (при необходимости)․
Как правильно внести запись
Для корректного внесения данных следует соблюдать следующие правила:
- Записывать данные в хронологическом порядке․
- Указывать полное наименование организации, ИНН и адрес․
- ФИО работника – в полном виде (фамилия, имя, отчество)․
- Сведения о расторжении договора фиксируются в виде: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию» (по разъяснениям Роструда)․
- При внесении исправлений – ставить черту, подпись и дату исправления․
Образцы и примеры заполнения доступны в инструкциях СФР и на портале КонсультантПлюс․
Электронная vs․ Бумажная трудовая книжка
Сравнение форматов показывает, что электронный вариант имеет ряд преимуществ:
- Удобство доступа – данные можно проверить в любое время через портал Госуслуг․
- Безопасность – запись защищена усиленной квалифицированной подписью․
- Автоматизация – система ПФР автоматически обновляет сведения о стаже и выплатах․
- Экономия времени – не требуется передача бумажных документов по почте․
Тем не менее, некоторые организации всё ещё используют бумажный вариант, особенно в малых предприятиях или при работе с иностранными гражданами, где требуется оригинальная печать․
Как убедиться в подлинности электронной трудовой книжки
Для проверки подлинности электронного документа необходимо:
- Открыть файл в системе ПФР․
- Посмотреть статус подписи – должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись․
- Сравнить данные с информацией на портале Госуслуг․
Если подпись не прошла проверку, работодатель обязан предоставить уточнённый документ․
Часто задаваемые вопросы
Как оформить запись при совместительстве?
Сведения о работе по совместительству вносятся основным работодателем․ При этом в книжке указываются оба места работы, если это предусмотрено договором․
Можно ли вести трудовые книжки в разных форматах одновременно?
Нет․ С 2025 года все записи должны вестись исключительно в электронном виде․ Бумажный вариант допускается только в качестве копии для личного пользования․
Что делать, если в книжке допущена ошибка?
Ошибку можно исправить, сделав отметку черной чертой, подписав её и указав дату исправления․ При электронном формате исправление вносится через систему ПФР с указанием причины изменения․
Трудовая книжка – важный документ, отражающий весь трудовой путь работника․ В 2025‑2026 годах электронный формат стал обязательным, что упрощает процесс учёта, повышает безопасность данных и ускоряет расчёт соцвыплат․ Правильное заполнение и своевременное обновление записей позволяют избежать ошибок при расчёте пенсии, пособий и иных выплат․
Если у вас возникнут сомнения по оформлению или проверке трудовой книжки, рекомендуется обратиться в СФР, в МФЦ или воспользоваться сервисом Госуслуг․
Автор: информационный материал, собранный на основе данных интернета (актуально на )․